Gestion Des Priorités: Conseils Pour Équilibrer Charge de Travail & Stress

Tout travail peut être stressant parfois. Mais si chaque lundi vous vous sentez paniqué face à la pile croissante de tâches dans votre boîte de réception, il est temps de gérer vos priorités. Cette technique puissante peut vous aider à combattre le sentiment d’anxiété permanente et à atteindre vos objectifs sans stress.

Dans cet article, nous avons rassemblé les méthodes, techniques et outils les plus pratiques (y compris le meilleur logiciel de suivi du temps) pour vous aider à prioriser vos tâches efficacement et devenir le maître de votre temps.

Qu’Est-Ce Que la Gestion Des Priorités, ou la Priorisation?

Tout chef de projet a repéré la définition suivante de la “priorisation” dans presque tous les livres sur la gestion du temps qu’il a lus:

La gestion des priorités consiste à classer les tâches ou le travail dans un ordre particulier afin que vous et votre équipe soyez plus efficaces.

…Et c’est bien de l’apprendre en théorie. Mais quand il s’agit de la mettre en pratique? Eh bien, c’est la partie la plus difficile. Pour y parvenir, il faut revenir aux bases et distinguer la gestion du temps de la priorisation. Les deux semblent similaires mais reposent sur des idées distinctes. Alors, quelle est la différence entre gestion du temps et priorisation?

La gestion du temps vise à planifier les tâches et contrôler le temps. La priorisation consiste à classer les tâches de la plus importante à la moins importante. Lors de l’établissement des priorités, les chefs de projet s’appuient généralement sur deux facteurs principaux — l’urgence et l’importance. Ces deux éléments constituent la base de toute technique ou stratégie de priorisation.

Découvrons maintenant les méthodes les plus efficaces pour vous permettre de prioriser avec succès vos tâches quotidiennes et vos objectifs ambitieux pour l’avenir!

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Pourquoi NE Pouvez-Vous Pas Vous Passer de la Gestion Des Priorités?

Alors, pourquoi avez-vous besoin de la gestion des priorités dans votre travail? Que vous soyez chef de projet, dirigeant d’une startup ou simplement employé dans une entreprise, il est essentiel de développer vos compétences en priorisation. Prioriser vous permet de:

• Éviter l’anxiété et l’épuisement en définissant un nombre limité et réalisable de tâches à accomplir au cours d’une journée de travail.
• Améliorer votre capacité de travail en alignant toutes vos tâches sur les besoins actuels de l’entreprise.
• Mieux gérer votre équilibre travail-temps libre et trouver du temps pour le travail et le repos dans votre emploi du temps. Atteignez cet équilibre vie professionnelle-vie privée.
• Apprendre ce qui est le mieux pour votre entreprise en définissant les tâches les plus importantes et en les accomplissant en priorité.
• Améliorer le travail de vos employés en les formant à devenir les meilleurs gestionnaires de leurs propres priorités au travail.

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7 Techniques Efficaces de Gestion Des Priorités

Avant de vous plonger pleinement dans la gestion des priorités, prenons un moment pour examiner votre routine quotidienne actuelle. Comment priorisez-vous votre travail? Comprendre ce que vous faites actuellement de votre temps est la première étape pour mieux l’optimiser.

Fait? Parfait. Maintenant, apprenons à prioriser vos projets et activités. Commencez avec ces 7 techniques de gestion des priorités.

1. Trier les tâches avec la Liste Maîtresse

Si votre liste de tâches est toujours pleine, vous connaissez déjà les avantages d’une Liste Maîtresse. Elle vous aide à systématiser votre emploi du temps pour un mois à l’avance et à l’ajuster si nécessaire.

Pour cette activité, prenez 4 feuilles de papier et un stylo. Chaque feuille représente les tâches à accomplir à différents intervalles—mensuel, hebdomadaire, quotidien—et une Liste Maîtresse pour toutes les tâches.

Procédure de la Liste Maîtresse:

• Étape 1. Installez-vous confortablement avec une tasse de thé et faites la liste de toutes les tâches que vous devez accomplir dans votre Liste Maîtresse. Ces activités peuvent inclure les choses les plus importantes ainsi que les moins significatives, en gros, toutes les tâches que vous gardez en tête.
• Étape 2. Dès que vous avez formé votre Liste Maîtresse, revérifiez-la. Vous remarquerez que ces tâches ont des priorités et urgences différentes. Certaines doivent être effectuées cette semaine, d’autres peuvent être reportées d’un mois.
• Étape 3. Classez les tâches importantes pour votre entreprise dans les objectifs mensuels, hebdomadaires et quotidiens. Pour vous assurer que vos objectifs à long terme s’alignent sur les objectifs à court terme, vous devez extraire votre liste mensuelle de votre Liste Maîtresse, votre liste hebdomadaire de votre liste mensuelle, et votre liste quotidienne de votre liste hebdomadaire.

👉 Cette technique intelligente de priorisation peut aider votre entreprise à atteindre de grands objectifs à long terme. Pour cela, vous devez décomposer ce grand objectif en plus petits et les intégrer dans vos listes mensuelles, hebdomadaires et quotidiennes.

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2. La méthode de priorisation Ivy Lee

Lorsque chacune de vos tâches est prioritaire, il faut aller plus loin pour savoir laquelle doit venir en premier, en second, et ainsi de suite dans votre liste. Pour cela, vous pouvez utiliser la sagesse d’un homme d’affaires prospère, Ivy Lee. Il a inventé cette méthode de priorisation dans les années 1920. Depuis, elle reste populaire comme l’une des techniques les plus efficaces pour améliorer la productivité.

Étapes de la méthode de priorisation Ivy Lee:

• Étape 1. Avant de vous coucher, notez les 6 tâches les plus importantes que vous souhaitez accomplir demain (limitez-vous à seulement 6 tâches).
• Étape 2. Classez ces 6 éléments par ordre d’importance.
• Étape 3. Le lendemain, au travail, concentrez-vous sur la première tâche et terminez-la. Ne commencez pas la deuxième tâche avant d’avoir terminé la première.
• Étape 4. Parcourez votre liste et accomplissez vos tâches séquentiellement. Si à la fin de la journée il vous reste plusieurs tâches, transférez-les simplement dans votre nouvelle liste des 6 tâches pour le jour suivant. Répétez ce processus quotidiennement.

👉 Ne sélectionner que 6 tâches par jour vous aide à rester concentré sur l’essentiel. Cela réduit également la pression psychologique lorsque vous devez accomplir trop de choses. Si vous sentez qu’il faut inclure plus de 6 tâches dans votre liste quotidienne, réfléchissez à comment en déléguer certaines.

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3. La stratégie des 2 listes de Warren Buffett

Que faire si vous ne pouvez pas définir clairement vos objectifs à long terme? Warren Buffett peut vous aider avec sa technique simple mais efficace!

Warren Buffett est l’un des investisseurs les plus prospères au monde et l’une des personnes les plus riches à 90 ans. Pour l’aider à réussir, il a inventé une stratégie spéciale qui lui a permis de se concentrer sur les objectifs les plus précieux de sa carrière.

Étapes de la stratégie des 2 listes de Warren Buffett:

• Étape 1. Notez vos 25 priorités les plus importantes de votre vie. Ces priorités peuvent inclure la vie personnelle, l’éducation ou les objectifs de carrière.
• Étape 2. Parmi ces 25 éléments, entourez les 5 plus importants.
• Étape 3. Concentrez-vous maintenant sur vos 5 objectifs essentiels et évitez les autres à tout prix jusqu’à ce que vous réussissiez ces 5 objectifs.

👉 Le meilleur dans cette technique est que vous pouvez l’appliquer à tous les aspects de votre vie, en commençant par votre carrière et en terminant par les choses que vous souhaitez étudier à l’université. Et qui ne voudrait pas obtenir un peu du succès de Buffett?

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4. La matrice d’Eisenhower

Des objectifs à long terme à la routine quotidienne. Vous savez déjà comment classer vos tâches par importance, mais que faire si vous devez aussi les prioriser par urgence? La matrice d’Eisenhower vous aide à trier les tâches les plus importantes par urgence afin de savoir par quoi commencer.

Dwight Eisenhower a inventé cette méthode en se basant sur son expérience à la tête de l’armée américaine pendant la Seconde Guerre mondiale et en tant que 34e président des États-Unis. La matrice d’Eisenhower l’a aidé à prendre les décisions les plus difficiles.

Étapes de la matrice d’Eisenhower:

• Étape 1. Prenez une feuille de papier et dessinez un grand carré. Ajoutez 2 lignes supplémentaires et divisez le grand carré en 4 plus petits carrés.
• Étape 2. Du carré inférieur gauche au carré supérieur gauche, placez vos tâches par importance.
• Étape 3. Du carré inférieur gauche au carré inférieur droit, placez vos tâches par urgence.

Une fois toutes vos tâches placées dans les carrés, regardez votre matrice d’Eisenhower. Elle vous indiquera quoi faire ensuite. La matrice inclut les carrés suivants:

• Urgent et important: les tâches à accomplir en premier.
• Non urgent mais important: les tâches à accomplir plus tard.
• Urgent mais pas important: les tâches à déléguer.
• Ni urgent ni important: les tâches à éviter.

👉 La matrice d’Eisenhower vous apprend à prioriser vos tâches et à en déléguer une partie à vos employés. La délégation peut être la partie la plus difficile de cette matrice, car il faut apprendre à le faire efficacement!

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5. Le rythme circadien

Le rythme circadien, aussi appelé horloge biologique, est le processus naturel de sommeil-éveil de notre corps. L’horloge biologique nous indique quand être actif, avoir faim ou être fatigué. Bien que ce soit génétique, nous pouvons modifier notre rythme circadien avec l’âge ou l’adapter à notre mode de vie. Il existe deux grandes catégories de rythmes circadiens:

🐦 Les lève-tôt, ou alouettes, sont actifs dès les premières heures du matin. Ils se lèvent avec le soleil et se couchent avant minuit.
🦉 Les couche-tard sont très énergétiques la nuit et aiment dormir pendant la journée.

En suivant votre rythme circadien, vous pouvez identifier vos heures les plus et les moins productives de la journée.

👉 Cela vous aidera à aligner vos moments de plus grande énergie avec la quantité de travail à accomplir. Il vous suffit de suivre votre temps de travail et de mesurer à quels moments de la journée vous êtes le plus efficace.

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6. La méthode ABCDE

Si vous travaillez sur plusieurs projets et avez beaucoup de tâches importantes, il peut être difficile de tout suivre. Alors pourquoi ne pas essayer la méthode ABCDE? De nombreux chefs de projet l’utilisent pour organiser les projets qu’ils reçoivent chaque jour au travail. Même si ces projets ont des niveaux de complexité variés, la méthode ABCDE est simple et extrêmement utile. Voici comment elle fonctionne.

Étapes de la méthode ABCDE:

• Étape 1. Prenez une feuille de papier et divisez-la en 5 colonnes. Chaque colonne correspond à une lettre: A – très important, B – important, C – agréable à faire, D – déléguer, E – éviter si possible.
• Étape 2. Répartissez toutes vos tâches entre les colonnes. Évaluez l’importance de chaque tâche selon les conséquences négatives en cas de non-exécution.
• Étape 3. Classez maintenant vos tâches dans chaque colonne. Cela signifie que vous devez attribuer à chaque tâche un numéro indiquant l’ordre dans lequel vous allez la réaliser.

👉 La méthode ABCDE permet de définir la position de chaque tâche selon son importance. Par exemple, lorsqu’elles sont toutes mélangées dans un tas, il est difficile de savoir si B1 est plus important que A3. Mais une fois les tâches placées dans un tableau logiquement ordonné, vos priorités deviennent claires.

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7. La technique “Manger le crapaud”

“Manger le crapaud” est une technique post-priorisation visant à vous faire gagner du temps et à vous permettre d’accomplir davantage. Elle ne comporte pas d’étapes particulières. Elle suit plutôt une règle simple: effectuez la tâche la plus désagréable le plus tôt possible.

Alors, pourquoi ce nom “manger votre crapaud”? Eh bien, à cause de Mark Twain. Il a écrit célèbrement: “Si vous devez manger un crapaud vivant, il ne sert à rien de rester assis à le regarder très longtemps!”

En gros, cela signifi: “ne souffrez pas de votre procrastination, allez simplement accomplir la tâche la plus désagréable rapidement et tôt afin de profiter du reste de votre journée”.

👉 Si vous mangez votre crapaud avec enthousiasme au début de votre journée de travail, cela vous aidera à terminer les autres tâches de bonne humeur. Ainsi, en mettant un crapaud par jour en tête de votre liste, vous pourrez réaliser toutes vos tâches en un rien de temps. Des plus importantes à celles qui peuvent attendre un peu.

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Enfin, si vous souhaitez vous faire gagner encore plus d’heures, découvrez d’autres techniques efficaces de gestion du temps.

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Conclusion

Savoir gérer vos priorités au travail est la clé d’une gestion de projet efficace. Cela vous permet de définir vos tâches, de les classer selon leur urgence et leur importance, et vous donne une vision claire de vos objectifs à long terme. Ce faisant, vous constaterez non seulement que vous accomplissez davantage, mais vous serez également moins stressé. Bien que cela demande un peu de temps pour bien faire les choses, après un certain temps, la gestion des priorités devient une seconde nature.

Nous, chez Everhour, espérons que cet article vous a été utile et vous aide à mieux gérer votre emploi du temps. N’oubliez pas qu’Everhour propose d’excellents logiciels de suivi du temps pour suivre votre temps et vous aider à prioriser vos tâches en fonction du temps, du budget et d’autres facteurs en jeu!

Si vous gérez une équipe de 5 personnes ou plus et souhaitez améliorer l’efficacité, Everhour est l’outil parfait pour garder votre équipe sur la bonne voie. Avec un suivi du temps fluide, vous pouvez facilement estimer la durée des tâches, définir des budgets clairs et générer des rapports détaillés dans Asana, Trello, Jira ou tout autre outil de gestion de projet.

• Crédit de l’image à la une: MPOWR