Comment Programmer Des Quarts de Travail Pour S’Adapter Aux Demandes Changeantes de la Main-D’œUvre
De plus en plus d’entreprises choisissent de rester ouvertes 24 heures sur 24. Par conséquent, beaucoup mettent en place un travail posté. Certains secteurs sont plus enclins au travail posté, comme les secteurs des services et de la fabrication. Les rôles qui travaillent généralement par roulement comprennent les représentants de centre d’appels, les serveurs, les barmans, les cuisiniers, les femmes de chambre, les pompiers, les policiers, les agents de sécurité, les infirmières, les médecins, les chauffeurs de bus et les travailleurs d’entrepôt. Cependant, les entreprises de tous les secteurs peuvent fonctionner par roulement. Planifier les quarts de travail pour votre équipe sur une période de 24 heures est un défi, mais cet article vous montrera comment programmer des quarts de travail.
Qu’Est-Ce Qu’Un Planning de Horaire de Travail Posté?
Un planning de travail définit les heures auxquelles chaque employé est programmé pour travailler. Certaines entreprises choisissent de créer elles-mêmes des plannings de travail, tandis que d’autres utilisent des logiciels de planification des quarts de travail. Le planning inclut les heures de début et de fin des quarts de travail ainsi que les pauses. Créer des plannings de quarts de travail qui conviennent à tous les membres de l’équipe est une tâche difficile. En conséquence, de nombreuses organisations utilisent des logiciels pour rendre la planification des quarts de travail plus facile et améliorer l’expérience des employés.
❓ Qu’est-ce qui est inclus dans un planning de travail en équipe?
Durée du quart de travail
La durée du quart de travail est la période pendant laquelle un membre de l’équipe travaille pendant un quart de travail. Les durées des quarts de travail varient généralement selon l’industrie et le niveau d’expérience. Certains travailleurs de quarts préfèrent travailler des quarts plus longs plutôt que plus courts, car cela favorise un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle. Les horaires des travailleurs de quarts devraient refléter autant que possible leurs besoins.
Les employés recherchant un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle peuvent opter pour des quarts de travail de 12 heures, ce qui est également une excellente option pour les entreprises ouvertes 24 heures sur 24. Cependant, un quart de travail de 12 heures peut ne convenir que dans certains environnements, car vous devez tenir compte des implications des horaires de travail en équipe sur la santé et la sécurité, la motivation des employés et les niveaux de productivité.
Le format de l’horaire
Le format de l’horaire désigne la manière dont les quarts de travail sont combinés dans un horaire. Les deux formats les plus courants sont les quarts de travail fixes et les quarts de travail tournants. Les quarts de travail fixes sont ceux où les employés travaillent le même schéma de quarts chaque jour ouvrable. Ils tournants sont ceux où l’horaire de travail tourne à travers différents schémas de quarts sur une période donnée. Les quarts de travail fixes sont généralement privilégiés dans les secteurs où il y a un travail fixe à terminer chaque jour.
En revanche, les quarts de travail tournants sont couramment utilisés dans les industries où le volume de travail à accomplir change régulièrement. Les quarts de travail tournants sont également utiles en matière de planification des quarts de nuit, car les employés peuvent partager les quarts de nuit entre l’ensemble de l’équipe, plutôt que d’avoir un groupe d’employés toujours en service de nuit.
Les heures supplémentaires (overtime)
Ils correspondent au temps de travail effectué par un employé au-delà de ses heures normales de travail. Elles peuvent être volontaires ou obligatoires, selon les besoins de l’entreprise concernée. Les heures supplémentaires volontaires sont celles qu’un membre de l’équipe choisit de travailler, et il est payé davantage pour prendre des quarts de travail supplémentaires. En revanche, les heures supplémentaires obligatoires sont celles qu’un membre de l’équipe travaillant à temps plein est tenu de travailler au-delà de ses heures habituelles, généralement lorsqu’il y a un volume de travail plus important que d’habitude.
Modèle de travail alterné
Qu’est-ce qu’un horaire changeant? Un modèle de travail alterné et changeant désigne le nombre de jours pendant lesquels les membres de l’équipe sont programmés pour travailler, suivis du nombre de jours de congé. Il existe plusieurs types différents de modèles de travail alterné, notamment les jours de congé consécutifs, les week-ends de congé et les jours de travail consécutifs.
Les jours de congé consécutifs signifient que le membre de l’équipe a des jours de congé pendant la semaine, les week-ends libres signifient que le membre de l’équipe travaille du lundi au vendredi et a les week-ends libres, et les jours travaillés consécutifs signifient que le membre de l’équipe a un jour de congé après avoir travaillé plusieurs jours d’affilée, mais cela peut tomber en semaine ou le week-end.
Les politiques de planification de l’entreprise
Chaque entreprise a ses propres politiques de planification, qui dictent les horaires des équipes et travailleurs posté et la manière dont les changements sont apportés à l’horaire. Les politiques de planification courantes incluent les politiques de rémunération, les procédures d’appel en cas d’absences non planifiées, les limites de temps supplémentaire, les heures de travail consécutives maximales, et bien plus encore.
Pour garantir le respect de votre politique de planification, vous devriez disposer d’une documentation à laquelle les membres de l’équipe peuvent accéder en tout temps. Cela contribuera à réduire les conflits entre les membres de l’équipe et les gestionnaires, car les politiques de planification sont plus susceptibles d’être suivies si tout le monde dans l’entreprise a accès à des documents détaillant clairement les lignes directrices.
❓ Comment fonctionnent les quarts de travail ?
Lorsqu’il s’agit de planifier les quarts de travail, il existe de nombreux types parmi lesquels choisir, notamment les quarts de jour, les quarts du soir, les quarts du matin tôt, les quarts de nuit, les quarts fractionnés et les quarts rotatifs. Alors, comment fonctionnent ces quarts de travail ?
Quarts de travail tôt le matin
Les quarts de travail tôt le matin tombent généralement entre 4 heures du matin et 8 heures du matin. Ils sont généralement courants dans des industries telles que l’agriculture, la fabrication et la logistique.
Quarts de jour
Un quart et horaire de jour se déroule généralement entre 9 heures du matin et 17 heures. Les quarts de jour sont courants dans tous les secteurs, surtout dans le commerce de détail, où certains magasins sont ouverts pendant les heures de travail “normales”.
Les quarts de soirée
Ils commencent généralement après 17 heures et sont courants dans l’industrie de l’hospitalité, où les bars et les restaurants sont généralement ouverts jusqu’à minuit.
Les quarts de nuit
Ils se déroulent généralement entre 23 heures et 6 heures du matin. Ils sont courants dans les industries qui doivent être opérationnelles 24 heures sur 24, notamment les services d’urgence, la sécurité, le transport, l’hôtellerie, etc.
Les quarts fractionnés
Un quart fractionné implique de diviser la journée d’un employé en deux (ou plusieurs) parties. Cela leur permet de se reposer, d’assister à des rendez-vous ou de s’occuper des enfants entre les quarts. Les quarts fractionnés sont les plus courants dans le commerce de détail, l’hôtellerie, la construction et les transports en commun.
❓ Quel est l’horaire de travail en équipe le plus sain ?
Le meilleur horaire de travail en équipe pour un employé dépend de ses besoins et préférences personnels. En général, il est essentiel que les travailleurs en équipe bénéficient d’un sommeil suffisant, suivent une alimentation saine et maintiennent une routine d’exercice régulière. De plus, il est bénéfique que les employés aient un horaire régulier, ce qui signifie que vous devriez essayer de minimiser le nombre de fois où ils changent de shift.
Enfin, il est important que les travailleurs en équipe se sentent en mesure de communiquer avec leur responsable et leurs collègues pour s’assurer que l’horaire de travail leur convient. De nombreux responsables constatent qu’utiliser un outil de planification des horaires de travail par équipe les aide à créer un horaire de travail qui prend en compte les désirs et les besoins de tous les travailleurs. Vous devriez tenir compte de tout cela si vous voulez maîtriser l’art de programmer des horaires de travail en 2024 et créer une équipe saine et prospère.
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Comment Programmer Des Quarts de Travail en 2024
Maintenant que vous connaissez les tenants et aboutissants des plannings de travail, vous vous demandez probablement comment planifier les quarts de travail en 2024.
❗ Établir des tâches: La première étape pour créer un planning de travail consiste à définir ce que vous devez faire. Par exemple, que devrait accomplir chaque employé en un certain nombre d’heures? Ensuite, spécifiez les tâches pour chaque employé afin qu’il y ait des objectifs clairs à atteindre dans ces heures.
📅 Tenir compte des niveaux d’activité actuels: La prochaine étape consiste à examiner quand votre entreprise est la plus occupée. Cela vous permettra d’allouer le nombre correct de membres du personnel pour garantir que tout se déroule bien. Cela réduira également les coûts de main-d’œuvre inutiles en ayant trop de personnes qui travaillent pendant les périodes calmes.
☔ Prévoir les niveaux d’activité futurs: Ensuite, vous devrez essayer de prévoir les niveaux d’activité futurs pour avoir une meilleure idée du nombre de membres du personnel qui devraient travailler et de qui est mieux adapté à différents niveaux d’activité en fonction de leurs compétences, de leur expérience et de leur situation personnelle.
💁♀️ Tenir compte des circonstances personnelles: Optimiser votre planning de travail nécessite de tenir compte des besoins de votre personnel. Par exemple, vous devez assortir les quarts de travail aux bons membres du personnel en fonction de leur niveau d’expérience et de leurs compétences, allouer une quantité équitable de quarts de travail à chaque membre du personnel et définir clairement les rôles et les tâches pour éviter toute confusion inutile.
En outre, vous devriez donner aux employés la possibilité de changer de quart facilement car parfois, les circonstances changent et un membre du personnel pourrait ne pas être en mesure de prendre un quart après avoir précédemment accepté d’en prendre un. Enfin, vous devriez permettre aux employés de gérer eux-mêmes leurs demandes de congé.
🤔 Choisissez une méthode de programmation du travail posté: Une fois que vous avez effectué les étapes décrites ci-dessus, vous devrez créer votre planning de quarts. Certains choisissent de créer des plannings de quarts sur Microsoft Excel ou Google Sheets, et d’autres préfèrent le faire à l’ancienne en écrivant les quarts à la main avec un stylo et du papier, mais cela peut entraîner une confusion inutile, donc nous ne le recommandons pas. Au lieu de cela, de plus en plus d’entreprises choisissent d’utiliser des logiciels de planification des quarts. Heureusement, il existe plusieurs excellents outils logiciels pour faciliter la planification du travail par quarts.
Shifts by Everhour
Un excellent planificateur de travail par quarts à considérer est Everhour. Cet outil de suivi du temps des employés a lancé Shifts by Everhour, un logiciel de gestion des quarts pour les équipes travaillant par quarts et les employés non-sédentaires.
Comment la planification des employés peut-elle aider mon entreprise?
Shifts by Everhour vous permettent d’accéder aux changements d’équipe n’importe où et à tout moment. Tant que vous avez accès à Internet, vous pouvez consulter les plannings pour créer de nouveaux horaires des travailleurs postés et apporter des modifications aux existants. De plus, vous pouvez créer l’horaire idéal en quelques minutes, au lieu de passer de nombreuses heures qui auraient pu être mieux utilisées ailleurs. Utilisez le temps ainsi économisé pour vous concentrer sur des tâches plus importantes nécessitant votre attention.
Shifts vous alertent également en cas d’erreur concernant les congés, les heures travaillées ou d’autres variables de la planification des équipes. Si vous programmez quelque chose incorrectement par inadvertance, le logiciel de planification des quarts de travail vous informera qu’il y a une erreur. Enfin, travailler selon des horaires en dehors de 9 heures à 17 heures peut être mieux adapté à certains membres de votre équipe. Par conséquent, un planificateur de quarts de travail fiable peut aider les employés à travailler à un moment qui leur convient le mieux, ce qui se traduit par une plus grande satisfaction au travail pour votre équipe.
Comment utiliser Shifts
Shifts vous permet de mettre en place de plan de travail par équipe en quelques minutes. Voici les principales fonctionnalités qui rendent cela possible:
Lieux de travail: Configurez plusieurs espaces de travail si votre entreprise opère dans différents lieux et régions ou si vous devez créer des plannings distincts pour différentes équipes et départements.
Employés: Ajoutez autant d’employés au planning que nécessaire. De plus, vous pouvez ajouter des personnes au planning avant de les inviter à accéder au compte, ce qui vous donne le temps de vous assurer que tout est en ordre.
Groupes: Organisez les équipes en groupes et donnez un nom à chaque groupe (tel qu’un type de travail ou un emplacement spécifique) pour que tout soit aussi organisé et clair que possible.
Quarts de travail: Créez, modifiez et gérez les quarts de travail des employés facilement. Vous pouvez créer des quarts à partir de zéro ou copier les entrées de quarts précédents pour gagner du temps. De plus, vous pouvez éviter les conflits d’horaires grâce aux disponibilités des employés et aux demandes de congé mises à jour. Si les quarts se chevauchent, le logiciel vous notifiera afin que vous puissiez modifier l’horaire de travail posté.
Notes quotidiennes: Le contexte est important. Avec la fonction de notes quotidiennes, vous pouvez inclure des notes essentielles sur l’horaire des quarts pour chaque jour de la semaine.
Avec Shifts by Everhour, la planification des quarts de travail n’a jamais été aussi simple. Mieux encore, vous pouvez essayer Shifts gratuitement pour voir s’il convient à votre entreprise! La plateforme propose de nombreuses fonctionnalités utiles qui permettent aux entreprises d’augmenter considérablement leur efficacité et leur productivité.
Quels Sont Les Défis Associés à la Planification Des Quarts de Travail ?
La planification des quarts de travail peut être une tâche difficile.
1️⃣ Tout d’abord, le travail posté peut affecter la santé et le bien-être des employés, il est donc important de prendre en compte attentivement les besoins spécifiques de vos employés lors de la création d’un horaire de travail posté.
2️⃣ Deuxièmement, le travail posté peut perturber le cycle naturel veille-sommeil. Cela peut causer de l’insomnie, une somnolence excessive et des pertes de sommeil récurrentes au fil du temps, ce qui est extrêmement préjudiciable à la santé.
3️⃣ Troisièmement, le travail posté peut également avoir un impact significatif sur la vie sociale des employés. Par exemple, planifier régulièrement un employé pour travailler de nuit peut signifier qu’il n’est pas en mesure de passer du temps à socialiser avec ses amis et ses proches. Cela a un effet domino qui impacte leur relation avec leur entourage et, par extension, leur santé mentale. Par conséquent, vous devez vous assurer que les employés ne travaillent pas uniquement de nuit.
4️⃣ Finally, you must consider the operational needs of the business when creating a shift schedule. This can be complex and challenging because you must weigh up employee well-being with the needs of the company. However, using a shift scheduler will allow you to make informed decisions on who to assign to specific shifts.
4️⃣ Enfin, vous devez tenir compte des besoins opérationnels de l’entreprise lors de la création d’un calendrier de travail posté. Cela peut être complexe et difficile car vous devez concilier le bien-être des employés avec les besoins de l’entreprise. Cependant, l’utilisation d’un planificateur de travail posté vous permettra de prendre des décisions éclairées sur qui assigner à des quarts de travail spécifiques.
Comment Programmer Des Quarts de Travail en 2024: Dernières Réflexions
La planification des quarts de travail n’est pas une tâche simple. Elle nécessite de trouver un bon équilibre entre les besoins de votre personnel et ceux de votre entreprise, car privilégier l’un entraînera des problèmes personnels pour les employés ou des problèmes opérationnels pour l’entreprise. C’est pourquoi comprendre la signification d’un horaire de travail posté est essentiel pour une planification efficace.
Cependant, la programmation des quarts de travail en 2024 est infiniment plus facile grâce à des logiciels de planification comme Shifts. Avec un outil de planification des quarts de travail, vous pouvez améliorer l’efficacité en créant facilement des horaires, ce qui réduit le temps et les efforts. Les logiciels de planification des quarts de travail facilitent également la communication entre les gestionnaires et les employés, réduisant les malentendus et les changements de dernière minute dans les horaires. De plus, ces outils améliorent la conformité, rendant la conformité aux lois et réglementations locales beaucoup plus facile. Enfin, les logiciels de planification des quarts de travail vous permettent de créer des horaires qui optimisent les coûts de main-d’œuvre, ce qui améliore votre résultat net.
