Los Mejores Creadores de Horarios Laborales: Simplifica la Gestión Del Personal

No basta con sentarse, reunir toda la información y saber cómo programar turnos. Si juraras no volver a hacerlo, sería comprensible. Pero con las aplicaciones gratuitas de programación de turnos, las mejores apps de horarios y un creador de horarios, puedes hacerlo bien desde el principio. Un programador de turnos permite a los gerentes controlar horas asignadas y vacaciones de cada empleado.

Si buscas una herramienta eficaz para crear horarios, este artículo te ayudará a encontrar las mejores opciones para mejorar tu gestión de turnos.

Funciones que los usuarios buscan en los creadores de horarios de trabajo

📆 Planificación y programación de turnos

Un creador de horarios tiene muchas funciones, pero ninguna más importante que la planificación y programación de turnos. La app o herramienta que elijas debe ofrecer estas capacidades de manera equilibrada.

👩‍💼👨‍💼 Gestión de disponibilidad de empleados

El creador de horarios debe poder mostrar cuándo tus empleados están disponibles para trabajar y cuándo no. Con esta información, es fácil planificar y establecer los horarios de manera adecuada.

🔧 Asignación automática de turnos y cambios de turno

Un creador de horarios puede facilitar los cambios de turno al ofrecer una plataforma centralizada donde los empleados pueden ver sus horarios, identificar turnos disponibles y solicitar intercambios.

⌛ Gestión de tiempo libre y permisos

Los gerentes y la administración pueden usar un creador de horarios para gestionar permisos. Esto incluye días libres por enfermedad, vacaciones anuales o permisos según lo definido por la organización.

📃 Funciones de informes y análisis

No basta con que los empleados usen un creador de horarios automático. La herramienta debe ser capaz de analizar datos, identificar patrones y generar informes. Así, es más fácil planificar y obtener información valiosa para la toma de decisiones futuras.

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Criterios de evaluación de herramientas

❗ Al explorar creadores de horarios de trabajo, ten en cuenta que nuestras reseñas son imparciales, sin influencias de pagos por parte de herramientas específicas. Estamos aquí para ofrecer recomendaciones claras y confiables. Puedes navegar por las opciones de creadores de horarios confiando en nuestras opiniones objetivas y libres de influencias externas.

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13 mejores herramientas para crear horarios de trabajo

Ya seas dueño de un negocio o gerente, las responsabilidades siempre forman parte del proceso. Esto incluye planificar proyectos, coordinar tareas, organizar empleados y asegurar un funcionamiento fluido. Para hacerlo de manera eficiente, necesitas una herramienta líder para crear horarios de trabajo. A continuación, se presentan 13 de las herramientas más populares.

Shifts by Everhour

Shifts by Everhour es un creador de horarios de trabajo para equipos por turnos y empleados que no están en escritorio. Con sus capacidades de planificación laboral, la programación del personal y las tareas es mucho más inteligente.

✨ Funciones

• Programación: Con esta herramienta, el proceso de crear y gestionar horarios es fácil. Ayuda a tu equipo a alcanzar máxima productividad y eficiencia. Puedes agregar tantos empleados como desees e incluso organizarlos en grupos.
• Registro de entrada y salida móvil: Los empleados pueden usar sus dispositivos móviles para ver horarios y registrar horas trabajadas, reduciendo las quejas de los gerentes.
• Tiempo libre: Este software te permite crear diferentes categorías de tiempo libre. Puedes ver un informe detallado sobre los días utilizados por cada empleado mediante la pestaña de tiempo libre.

💸 Precios

• Completamente gratis: $0 al mes/año

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Calendly

Calendly es un creador de horarios automatizado para empleados que permite programar disponibilidad, compartirla con otros y agendar directamente en los calendarios de los empleados. Es un software específico y optimizado que facilita reservas y citas. Mantén a tus empleados siempre preparados mientras las reuniones con clientes reciben la atención que merecen.

✨ Funciones

• Interfaz fácil e intuitiva: La programación es rápida y sencilla con este creador de horarios para empleados. Tras ingresar tus preferencias de disponibilidad, Calendly hace el resto. Todo el proceso es fluido y sin complicaciones.
• Automatización: Calendly automatiza cada tarea, incluyendo reservas, reprogramaciones, citas e incluso correos electrónicos.
• Integraciones de calendario: Este software se integra con múltiples calendarios y sistemas de programación como Outlook, Google, iCloud, entre otros.

💸 Precios

• Básico: Completamente gratis
• Essentials: $8 por usuario, al mes
• Professional: $12 por usuario, al mes
• Teams: $16 por usuario, al mes
• Enterprise: Según cotización

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When I Work

When I Work es una solución popular para programación y planificación de horarios de empleados que funciona en múltiples industrias. Tiene una interfaz de arrastrar y soltar que permite personalizar tu panel al instante. Los empleados pueden usarla para intercambiar turnos, gestionar tiempo libre, etc. Ofrece opciones tanto para programación manual como automatizada.

✨ Funciones

• Seguimiento de tiempo: Facilita completar hojas de horas y registrar el tiempo de proyectos o tareas.
• Informes: When I Work proporciona herramientas de análisis que muestran métricas clave del negocio y hacen seguimiento del progreso.
• APIs/integraciones: Permite interactuar con otros software gracias a APIs que integran datos, lógica y objetos. Este creador de horarios también ofrece soporte móvil para usuarios.

💸 Precios

• Prueba gratuita disponible
• Standard: $2.50 por usuario, al mes
• Standard + Asistencia: $4 por usuario, al mes
• Advanced: $6 por usuario, al mes
• Advanced + Asistencia: $8 por usuario, al mes

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Doodle

Doodle es una aplicación que ayuda a programar reuniones con los miembros del equipo. Aunque no tiene tantas funciones, ofrece una funcionalidad simple que supera el uso de lápiz y papel.

✨ Funciones

• Gestión de asistentes: Conoce cuándo tus empleados llegan y salen del trabajo. Doodle te ayudará a analizar sus tiempos productivos y las razones de sus ausencias.
• Personalización: Crea horarios personalizados que se adapten a tu negocio u organización. Puedes optimizar los procesos de trabajo para que se ajusten a tus necesidades.

💸 Precios

• Gratis: $0 por usuario, para siempre
• Pro: $6.95 por usuario, al mes
• Team: $8.95 por usuario, cinco usuarios, al mes
• Enterprise: equipos grandes, precio según cotización

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Shifty

Si quieres crear un horario de trabajo gratis, Shifty es la aplicación móvil en la que puedes confiar. En general, es una app sencilla que tanto personas como pequeñas empresas apreciarán. Shifty te permite programar a múltiples empleados en varios turnos.

Esta aplicación cuenta con una interfaz intuitiva de arrastrar y soltar, que permite gestionar rápida y fácilmente a un empleado o a todo tu personal.

✨ Funciones

• Programación: Puedes usar esta app para gestionar a tu personal, asignar tareas y responsabilidades, e incluso adjuntar franjas horarias.
• Compatible con móviles: Tu equipo puede usar esta app en dispositivos móviles y apps conectadas, facilitando la gestión de sus horarios.

💸 Precios

• Gratis: $0

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HotSchedules

HotSchedules es un creador de horarios de trabajo similar a otros, gracias a su interfaz de calendario fácil de usar y una app móvil para que los empleados accedan a sus horarios. Con ella, puedes gestionar intercambios de turnos y otras solicitudes de programación. En general, está diseñada para gerentes que buscan controlar la gestión del tiempo.

✨ Funciones

• Programación automática: HotSchedules cuenta con un generador de horarios automáticos con plantillas predefinidas basadas en programación predictiva. Puedes aprobar o denegar solicitudes de cambio de turno y establecer límites de tiempo.
• Informes y análisis: Genera informes y análisis que te ayudan a trazar el rumbo de tu negocio.

💸 Precios

• Gratis: 14 días
• Pago: Desde $40 por usuario al mes

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Sling

Sling incluye una interfaz de calendario con función de arrastrar y soltar para gestionar turnos, intercambios e incluso solicitudes de vacaciones. Puedes usarlo para configurar alertas sobre turnos superpuestos o múltiples horarios.

✨ Funciones

• Programación: Planifica y gestiona las actividades de los empleados en tareas y proyectos.
• Seguimiento de tiempo: Con los dos planes de pago, puedes registrar el tiempo de todos los empleados, incluyendo horas normales, horas extra, días de enfermedad y vacaciones pagadas.

💸 Precios

• Versión gratuita
• Premium: $1,70 por usuario al mes
• Business: $3,40 por usuario al mes

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Homebase

Al igual que otros en esta lista, Homebase ofrece una interfaz de calendario sencilla para una fácil gestión de turnos y solicitudes de empleados. Además, cuenta con versiones web y móvil que permiten manejar los horarios desde cualquier lugar.

✨ Funciones

• Programación detallada: Homebase también es un generador automático de horarios que permite a empleados y gerentes aportar información para crear un horario óptimo. Los empleados pueden hacer ajustes fácilmente.
• Control de tiempo: Homebase funciona también como una app de registro de horas, convirtiendo casi cualquier dispositivo en un reloj para registrar horas, descansos y horas extra.

💸 Precios

• Básico: $0 para una ubicación, hasta 20 empleados
• Essentials: $20 por ubicación al mes, empleados ilimitados
• Plus: $48 por ubicación al mes, empleados ilimitados
• All-in-One: $80 por ubicación al mes, empleados ilimitados

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Appointy

Appointy te ayuda a convertir visitantes de tu sitio web en clientes, gracias a su widget que se integra fácilmente con tu página existente. Si no tienes un sitio web, Appointy ofrece un subdominio propio para crear tu página de reservas.

✨ Funciones

• Programación: Te da control total sobre los horarios, incluyendo la configuración de horas de trabajo del personal, intervalos personalizados de tiempo y la simplificación de reservas recurrentes.
• Facturación: Crea facturas y recibos para tus clientes.

💸 Precios

• Gratis: $0 al mes
• Growth: $19.99 al mes, facturado anualmente
• Professional: $49.99 al mes, facturado anualmente
• Enterprise: $79.99 al mes, facturado anualmente

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mHelpDesk

mHelpDesk es una aplicación generadora de horarios de turnos para empleados, pensada para empresas que envían personal a servicios externos. Este software está diseñado para mostrar fácilmente qué empleados están disponibles para despachos, similar a un sistema de programación para departamentos de policía. Permite ver notas de empleados y clientes de un vistazo, evitando la sobrecarga o falta de asignaciones en el equipo.

✨ Funciones

• Integraciones: mHelpDesk se integra con herramientas populares como Google Calendar, Home Advisor y QuickBooks, siendo muy útil para empresas de servicios.
• Panel de actividad: Obtén un resumen claro de las tareas de tus empleados, con revisiones diarias y mensuales.

💸 Precios

• Prueba gratuita: 14 días
• Precio inicial: $169 al mes

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Jolt

Jolt es una herramienta en línea para la programación de empleados y la gestión de tareas. Empresas de todos los tamaños pueden usarla para crear horarios de trabajo en línea. Además, incluye varios módulos y funciones para ayudarte a gestionar tu negocio.

✨ Funciones

• Gestión de empleados y programación: Asigna tareas a tus empleados y equipo, y controla su tiempo en el trabajo y en los proyectos.
• Acceso móvil: Tú y tu equipo pueden gestionar situaciones sobre la marcha, gracias a la conexión con dispositivos móviles.

💸 Precios

• Precio según cotización: desde $79 por usuario, por ubicación

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Soluciones en la nube gratuitas

Puedes aprovechar la nube para tener la mejor experiencia gestionando a tus empleados. Con soluciones gratuitas en la nube como Google Calendar, puedes planificar y comunicarte con tu equipo de manera eficiente.

✨ Funciones

• Basado en la nube: Tu equipo solo necesita conexión a internet para usar la solución. Es seguro para almacenar datos e información necesaria. Además, en gran medida, es un creador de horarios de trabajo gratuito.
• Programación de empleados: Mantente al tanto de horas extra, registros de entrada y salida y otros aspectos de tu negocio. La programación es fácil, incluso si las actualizaciones son manuales, y permite que tus empleados trabajen con un plan.

💸 Precios

• Gratis: $0

Descubre cómo funciona la programación de Google Calendar!

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Setmore

Muchos usuarios siguen pensando que Setmore es una app gratuita para crear horarios de trabajo. Sin embargo, no es completamente gratis, pero con sus funciones y capacidades a bajo costo, tu negocio se beneficiará. Setmore es una app automatizada de citas en línea que puedes usar para llegar a clientes y agendar citas en un calendario fácil de manejar. De esta manera, ahorras tiempo y tu negocio crece.

✨ Funciones

• Programación de citas: La app ofrece una programación intuitiva de citas desde el navegador, computadora o dispositivo móvil. Agenda citas en tu calendario de Setmore en segundos.
• Detección de zona horaria: Setmore también puede detectar y actualizar automáticamente las zonas horarias y reflejar cambios por horario de verano.

💸 Precios

• Gratis: $0 por usuario al mes – hasta 4 usuarios
• Premium: $5 por usuario al mes (facturado anualmente) – 2 usuarios
• Equipo: $5 por usuario al mes (facturado anualmente) – usuarios ilimitados

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Beneficios de usar herramientas para crear horarios de trabajo

Existen muchos beneficios de utilizar un creador de horarios de trabajo para tu negocio. Se detallan a continuación.

💪 Mayor eficiencia y ahorro de tiempo en la programación

Programar turnos lleva tiempo y, por muy bueno que seas, siempre existe el riesgo de cometer errores. Con un creador de horarios para empleados, las cosas cambian y no tienes que crear nuevos horarios desde cero cada vez. Esto ahorra tiempo valioso y permite optimizar la experiencia sin esfuerzo.

⚠️ Mayor precisión y reducción de errores en la programación

Al usar un creador de horarios automático, hay menos margen de error. La mayoría de los procesos en este tipo de software están digitalizados, lo que garantiza datos precisos en todo momento. La gestión de tareas de los empleados, permisos y otros parámetros se realiza de manera más eficiente.

😊 Mejor satisfacción y compromiso de los empleados

Con un creador de horarios ideal, los empleados disfrutan de una mejor experiencia laboral, mayor satisfacción y compromiso. Saben con anticipación la carga de trabajo y pueden prepararse. Además, estas herramientas notifican sobre proyectos y tareas próximas, reduciendo el agotamiento y aumentando la productividad.

🤔 Optimización de personal y cobertura de operaciones

Un software generador de horarios para empleados puede ayudarte a optimizar la dotación de personal y la cobertura de operaciones. Identifica horas libres o períodos de inactividad donde los empleados pueden desarrollar nuevas habilidades, evitando que tu negocio sufra interrupciones.

Otro aspecto de la optimización del personal es considerar la fortaleza, habilidades y certificaciones de los empleados. Puedes programar el trabajo y los turnos según estos parámetros para que el negocio funcione de manera fluida.

🤝 Comunicación simplificada y colaboración sin problemas

La comunicación y colaboración efectivas son esenciales para cualquier negocio. Un creador de horarios garantiza que estos factores estén presentes de manera simplificada. En entornos diversos, si no se supervisa correctamente, pueden surgir problemas. Estas herramientas proporcionan una plataforma centralizada para que gerentes y empleados trabajen juntos de manera eficiente.

💡 Mayor visibilidad de costos laborales y asignación de recursos

El dinero es un factor clave para cualquier negocio, por lo que una app que ayude a ahorrar es muy valiosa. Un planificador de horarios mejora la visión sobre costos laborales y asignación de recursos. Puedes usarlo para rastrear horas programadas y reales, horas extra, descansos y más, calculando correctamente cada período de pago y planificando futuros presupuestos.

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Tipos de herramientas para crear horarios de trabajo

El tipo de creador de horarios que necesitas suele depender del tipo de negocio u organización que manejas. A continuación, se describen los principales tipos de generadores de horarios para empleados.

Software de programación en línea o basado en la nube

Un creador de horarios de empleados en línea o en la nube funciona a través de internet y herramientas relacionadas, permitiendo que tú y tus empleados accedan rápidamente al lugar de trabajo, tareas y proyectos. Por ejemplo, Google Docs es un procesador de texto basado en la nube que se puede usar para crear un horario en línea.

Una de las mayores ventajas de usar un creador de horarios en línea es la facilidad de distribución y acceso para múltiples usuarios autorizados. Por ejemplo, puedes crear tu horario en línea desde tu navegador, guardarlo en la nube y otorgar acceso a los empleados enviándoles un enlace.

La programación en la nube pone el horario en manos de todos, fomentando un equipo más productivo. Los empleados pueden dejar notas sobre sus actividades y mucho más. Aunque hacer cambios en línea puede añadir cierta complejidad, estos problemas son más fáciles de resolver que los cambios físicos.

Aplicaciones móviles de programación

Un creador de horarios móvil ayuda a reservar eventos, planificar horarios de trabajo y monitorear la productividad de los empleados desde dispositivos móviles. Como empleador o gerente, sabes lo difícil que es mantener la información y los horarios actualizados, especialmente cuando estás en movimiento.

La solución a estos problemas es una aplicación de programación móvil o un generador de horarios móvil. Generalmente, estas apps son mejores alternativas que los sistemas de escritorio, ofreciendo flexibilidad y movilidad. Esto te permite mantenerte al día con los horarios, citas y demandas del negocio de manera más eficiente.

Sistemas integrados de gestión de personal

Los sistemas integrados de gestión laboral combinan múltiples softwares en una sola plataforma. También conocidos como IWMS, centralizan datos esenciales para que líderes y gerentes tomen decisiones más informadas sobre su lugar de trabajo y portafolio de recursos.

Como tipo de herramienta para crear horarios, el software IWMS ofrece flexibilidad, decisiones basadas en datos, mayor colaboración y transparencia.

Los lugares de trabajo evolucionan constantemente, por lo que es importante contar con la tecnología adecuada. Por ello, muchas organizaciones optan por IWMS para obtener más soluciones.

Los datos son una pieza clave del proceso. Con IWMS, tu empresa puede recopilar y combinar información en tiempo real en un solo sistema, facilitando que los gerentes encuentren información precisa rápidamente y colaboren en distintos campos.

Plantillas de horarios basadas en hojas de cálculo

Las plantillas de horarios basadas en hojas de cálculo proporcionan una forma fácil de mantener el flujo de trabajo. Existen varias herramientas que ofrecen plantillas preformateadas, listas para adaptarse a tu organización, como Excel, que permite usar plantillas mensuales, semanales y más.

Las plantillas ayudan a mantener listas detalladas y descripciones que los empleados pueden completar y seguir fácilmente. Además, incluyen funciones de seguimiento de tiempo, lo que permite registrar horas trabajadas y proyectos realizados.

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Buenas prácticas para usar herramientas de creación de horarios de trabajo

En general, no existe un creador de horarios de trabajo universalmente aceptable. Incluso un generador automático gratuito debe adoptarse de manera que considere a todos los involucrados. Por ello, es importante prestar atención a lo siguiente:

👩‍⚖️ Establecer políticas y directrices claras de programación

Obtener un generador de horarios gratuito o de pago es solo la mitad del trabajo. Lo siguiente es establecer políticas y directrices claras que los empleados puedan seguir. Para ello, debes considerar las leyes existentes, de modo que las directrices no se vuelvan ilegales. Especifica el tiempo mínimo entre turnos programados, normas para permisos y otros aspectos relevantes.

🤗 Involucrar a los empleados en el proceso de programación

Los horarios casi siempre se crean para los empleados. Por eso, es recomendable involucrarlos en el proceso. Conoce sus preferencias y cómo puedes crear directrices que se ajusten tanto a ellos como a tu negocio. Si algunas de estas herramientas incluyen funciones de informes y análisis, úsalas como referencia para futuros horarios.

💻 Revisar y optimizar los horarios de manera regular

Los horarios no son inamovibles. Asegúrate de que los que crees puedan revisarse regularmente e incluso optimizarse para adaptarse a las tendencias y prácticas actuales del lugar de trabajo.

🔁 Mantener líneas de comunicación abiertas con el personal

Sin comunicación abierta, los horarios de trabajo suelen volverse rígidos o autoritarios. Evita esto estableciendo y manteniendo líneas de comunicación claras y abiertas con tus empleados. Esto fomenta el crecimiento, el espíritu de equipo y la productividad.

📊 Aprovechar la analítica para la mejora continua

La analítica es fundamental. ¿Cómo sabrías si tu negocio y tus empleados están funcionando bien o mal sin medirlo? Evalúa la productividad, revisa los registros de tiempo y más.

Un creador de horarios gratuito como Everhour puede ser la herramienta ideal, ya que proporciona análisis avanzados y reportes de tus horarios de negocio y del lugar de trabajo. Además, complementa tus necesidades de gestión del tiempo y facturación.

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Conclusión

Ya sea que cuentes con un generador automático de horarios gratuito o no, usar aplicaciones de horarios de trabajo o un creador para tu negocio es una decisión obvia. Elegir la herramienta adecuada para crear horarios es fundamental para el crecimiento de tu empresa.

Shifts se destaca como una de las mejores herramientas de horarios de trabajo y como la mejor aplicación de programación para pequeñas empresas, ofreciendo funciones intuitivas y un rendimiento sólido para optimizar la gestión del personal y los procesos de programación.

Si buscas una forma sencilla de mejorar la planificación de turnos, Shifts de Everhour es la solución perfecta, siendo una de las mejores alternativas a WhenToWork. Con funciones como monitoreo en tiempo real, programación fácil y accesibilidad móvil, gestionar tu equipo nunca ha sido tan simple.