Cómo Usar Monday.com Para la Gestión de Proyectos: Colaboración Y Flujos de Trabajo Personalizados

Encontrar la herramienta más eficaz y que mejor funcione para ti es importante, pero en un mercado saturado lleno de diferentes soluciones empresariales, puede llevar algo de tiempo. Vamos a explorar uno de los mayores softwares de gestión de proyectos y las mejores aplicaciones de productividad: Monday.com. Desglosaremos todo lo que necesitas saber sobre esta solución: qué es, cuán eficaz es y cómo usar Monday.com de manera efectiva (con algunos consejos sobre el seguimiento del tiempo en Monday). ¿Listo? Comencemos.

🟧 Introducción a Monday.com

Los equipos utilizan Monday para todo, desde el desarrollo de software y marketing hasta recursos humanos y operaciones. Es un software masivo con cientos de miles de usuarios empresariales, desde operaciones más pequeñas hasta empresas como Electronic Arts, la Liga Nacional de Hockey, Universal Studios y HubSpot.

Cuenta con plataformas de CRM, marketing, desarrollo y gestión de proyectos. Monday es una solución de software enorme con muchas utilidades diferentes, y puede acomodar una variedad de integraciones y usos. Se puede acceder a través de la página web o descargando la aplicación para móvil o escritorio.

Ofrecen un plan gratuito, que limita considerablemente las funciones disponibles y la cantidad de personas que pueden utilizarlo. También cuentan con un plan Básico por $11 por asiento al mes, un plan Estándar por $14 por asiento al mes y un plan Pro por $22 por asiento al mes. Cada uno de estos planes tiene características y opciones diferentes para los usuarios.

Uso de Monday.com Para la Gestión de Proyectos

El software de gestión de proyectos Monday está diseñado para ayudar a las empresas a completar todo, desde tareas básicas hasta la gestión de portafolios complejos de manera más estructurada. Las características de Monday organizan a los empleados, ayudan a comunicarse con los clientes y, en general, proporcionan una plataforma donde las empresas pueden gestionar sus operaciones.

📢 Organización: Organizar todo de manera ordenada y eficaz en un proyecto grande requiere tiempo y esfuerzo, pero Monday es un centro centralizado donde las empresas pueden hacerlo todo. Existen funciones de presupuesto, como hojas de planificación personalizables y calculadoras de costos. Puedes disfrutar de funciones colaborativas, como la asignación de tareas entre compañeros de equipo y una comunicación bidireccional fácil que conecta la comunicación con todos los involucrados. También hay tableros personalizables que permiten a las empresas crear fuentes de información compartidas.

👩‍💻 Soluciones de gestión: Las herramientas de Monday mejoran la comunicación y colaboración, y permiten a las empresas supervisar el estado de los proyectos, garantizar que se cumplan los requisitos presupuestarios y reducir drásticamente el tiempo dedicado a la organización. Los equipos pueden reducir las horas de trabajo en los proyectos mientras ahorran dinero al asegurarse de no exceder el presupuesto.

📊 Datos y visualización: Herramientas como los tableros de proyectos son efectivas porque permiten a las empresas visualizar completamente sus proyectos. Elementos como metas, tareas en curso o completadas, presupuestos y calendarios son fácilmente visibles en un solo lugar centralizado. El software de gestión de proyectos Monday también proporcionará datos importantes que son perspicaces e informativos sobre los procesos comerciales.

💫 Muchas características: Otras características clave incluyen plantillas que puedes crear y guardar. Estas crean estructuras de proyectos repetibles que pueden seguirse de manera consistente, ya sea para el mismo cliente o a través de diferentes proyectos. También hay excelentes tableros de planificación que permiten a los equipos colaborar y desarrollar planes de acción claros. Los equipos pueden asignar roles y accesos, establecer plazos, crear hitos y, en general, tener mucha más claridad al comenzar los proyectos.

Ventajas Y Desventajas de Usar Monday Para la Gestión de Proyectos

Como cualquier otra solución en el mercado, las herramientas de gestión de proyectos de Monday tienen tanto fortalezas como debilidades. Vamos a explorar las ventajas y desventajas del software Monday para la gestión de proyectos.

👍 Ventajas

✅ Casos de uso ilimitados: Independientemente de la tarea que estés realizando, Monday.com puede ser un gran recurso. Es útil en diversas industrias, con características como un panel compartido y presupuestos simplificados que tendrán una amplia variedad de aplicaciones. Para cualquier negocio basado en tareas, las funciones de comunicación y asignación de tareas ayudarán con la colaboración, planificación y ejecución.

✅ Centro centralizado para equipos: Tener un software principal que pueda adaptarse a una amplia gama de usos tiene un valor infinito, ya que permite a los equipos planificar y coordinar, publicar avances y asignar tareas. Es un único lugar central que puede satisfacer una variedad de necesidades diferentes. En lugar de filtrar a través de una gran cantidad de herramientas tecnológicas y mantener muchas pestañas abiertas, Monday hace que los equipos tengan un destino principal.

✅ Excelentes reseñas de clientes: Las reseñas de Monday son consistentemente positivas. Las personas en las que más puedes confiar son aquellas que han experimentado la plataforma de primera mano, y la gran mayoría adora la gestión de proyectos de Monday.

😒 Desventajas

❌ Curva de aprendizaje: Una queja que ha surgido relativamente con frecuencia sobre Monday es que puede haber una curva de aprendizaje. Es una solución de gestión de proyectos integral, y su implementación representa un cambio estructural en el negocio. Esto significa que podría tomar un tiempo significativo para que algunas empresas aprendan a utilizarla y la implementen completamente. Las alternativas de Monday pueden ser mucho mejores en este aspecto.

❌ Plan de precios: El plan de precios de Monday puede ser costoso. Para las empresas que optan por el plan Pro, cuesta $22 por asiento al mes. Las características ofrecidas son significativas, desde más integraciones hasta tableros y documentos privados. Sin embargo, eso podría estar fuera del presupuesto de algunas empresas, incluso si esas características son lo que están buscando.

❌ Falta de funciones de seguimiento de tiempo: Contar con un rastreador de horas de trabajo a tu disposición ayuda a mantenerse al tanto de los proyectos y a proporcionar informes y facturas precisas. Lamentablemente, no está disponible en los planes estándar de Monday. Aunque ofrecen seguimiento de tiempo para empleados con su plan más premium, esto no será rentable para muchos equipos más pequeños. Afortunadamente, Everhour ofrece su propia integración de seguimiento de tiempo en Monday para ayudarte.

🤔 ¿Cómo Puede Monday Ayudar a Tu Empresa?

Facilitar los flujos de trabajo para los miembros del equipo mejora la productividad, y el software de gestión de proyectos Monday es un centro poderoso que empodera a los equipos con una variedad de aplicaciones. Vamos a explorar cómo Monday puede ayudar a tu empresa.

🔃 Trabajo asincrónico: A medida que la pandemia cambió la forma en que trabajamos, las empresas tuvieron que buscar nuevas maneras de colaborar de manera efectiva mientras trabajaban asincrónicamente. Esto es difícil, pero con soluciones digitales como Monday, los equipos pueden conectarse y trabajar juntos desde ubicaciones de todo el mundo. El panel permite que los equipos asignen roles, verifiquen el progreso de las tareas y se aseguren de que todo esté funcionando según lo programado. Los miembros del equipo pueden compartir archivos, dejar comentarios, y el software Monday puede funcionar como una oficina virtual altamente organizada.

⌛ Ahorra tiempo a los empleados: Los empleados deben dedicar mucho tiempo a la organización, y esto es una pérdida de horas laborales. Monday eliminará por completo la necesidad de que los empleados y los gerentes pasen tiempo organizando y estructurando los proyectos. Con plantillas reutilizables, herramientas de organización fáciles y tableros personalizables, los equipos pueden dedicar su tiempo a concentrarse en el trabajo en cuestión.

💰 Herramientas de presupuesto: Monday también ayuda a los equipos a mantenerse dentro del presupuesto. Las herramientas de planificación permiten características de presupuestación altamente efectivas. Tu equipo puede ingresar el presupuesto deseado, actualizar el proyecto con los gastos y cambios presupuestarios, y monitorear el progreso. Esto asegurará que los proyectos no excedan la cantidad establecida que la gerencia o los clientes esperaban.

🧡 Cómo Usar Monday.com: Conclusión

Para las empresas que buscan una solución de software perfecta que pueda ayudar en varias áreas laborales, Monday ofrece una opción impactante. Este software cubre todo, desde desarrollo y marketing hasta gestión de proyectos y más. En comparación con otras herramientas de gestión de proyectos, por ejemplo, Asana vs Monday, la segunda realmente puede ganar. Hay una razón por la cual empresas como Hulu y Coca-Cola utilizan esta plataforma.

El software de gestión de proyectos de Monday es ideal para equipos que buscan una solución escalable de gestión de proyectos. Monday permite a las empresas asignar tareas, establecer presupuestos, monitorear el progreso, seguir proyectos y comunicarse entre sí. Esto puede ayudar a transformar la gestión de proyectos de algo difícil de organizar y desordenado a un proceso centralizado y colaborativo. Con datos visuales de primera calidad y plantillas personalizables, el impacto de un proyecto exitoso basado en Monday puede perdurar.