Zeiterfassung in Notion – Richtig gemacht
Notion ist eine der umfassendsten Plattformen im Internet, um alles in Ihrem Leben im Blick zu behalten. Von kreativen Moodboards, einer leistungsstarken Zeiterfassungsintegration, Notion-Widgets, ästhetischen Notion-Vorlagen über detaillierte Notizen bis hin zu einer Vielzahl von Notion-Verknüpfungen – es gibt fast nichts, was diese Plattform nicht leisten kann, wenn man weiß, wie man sie von innen heraus konfiguriert.
Das heißt, die Zeiterfassungsfunktionen von Notion sind im Vergleich zu einigen anderen Features etwas eingeschränkt. Wenn Sie nach einer Möglichkeit suchen, Ihre Zeit in Notion zu erfassen, haben wir gute und schlechte Nachrichten. Die gute Nachricht ist, dass es einige Möglichkeiten gibt, Zeit in Notion zu verfolgen. Die schlechte Nachricht ist, dass die Zeiterfassung in Notion je nach Ihren Bedürfnissen möglicherweise nicht so umfassend ist wie bei einigen der besten Zeit- und Anwesenheitssoftware oder Zeitmanagement-Apps.
Wir zeigen Ihnen einige Möglichkeiten, Zeit in Notion zu erfassen, einschließlich einiger Alternativen. Los geht’s!
Zeiterfassung in Notion: Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung
Es gibt verschiedene Möglichkeiten, Zeit in Notion zu erfassen, jede mit ihren eigenen Vor- und Nachteilen. In diesem Abschnitt besprechen wir verschiedene Methoden, einen Zeit-Tracker in Notion zu erstellen: die native Methode (mithilfe von Vorlagen) und über Drittanbieter-Integrationen.
⌛ Minimaler Zeit-Tracker-Vorlage
Wie der Name schon sagt, ist diese Notion-Zeiterfassungsvorlage eine effektive Möglichkeit, Ihre Zeit mithilfe einfacher Funktionen auf einer Notion-Seite zu planen. Kurz gesagt, handelt es sich dabei um eine Notion-Seitenvorlage, die einfach eine Übersicht über alle Stunden Ihres Tages enthält.
Wenn Sie einen neuen Tag beginnen, wird eine neue Zeit-Tracker-Seite geöffnet. Diese Seite ist eine Vorlage, in der die Stunden des Tages skizziert sind. Mit dieser Vorlage können Sie alle Aufgaben planen, die Sie an diesem Tag erledigen müssen. Es gibt auch eine Fokus-Aussage, die Sie schreiben können, um Ihren Tag auf ein Hauptziel auszurichten.
Zum Beispiel könnte Ihre Fokus-Aussage, wenn Ihr Ziel darin besteht, sich auf kreative Arbeit zu konzentrieren, so aussehen: „Ich werde heute zwei Stunden an meinem kreativen Projekt arbeiten.“ Von hier aus können Sie alle Aufgaben des Tages nach den Stunden planen, in denen Sie sie erledigen möchten, und überprüfen, ob sie mit Ihrer Fokus-Aussage übereinstimmen. Diese Praxis nennt man Zeitblockierung, und sie ermöglicht es Ihnen, proaktiv die Dinge anzugehen, die Sie an diesem Tag erreichen möchten.
⏰ Erweiterte Zeit-Tracker-Vorlage
Obwohl der minimale Zeit-Tracker nützlich ist, konzentriert er sich nur auf die Eingabe von Daten, was bedeutet, dass er Ihre Zeit nicht wirklich „erfasst“. Stattdessen verfolgen Sie nur, wie Sie Ihren Tag verbringen möchten. Mit anderen Worten: Sie skizzieren lediglich Ihre ideale Zeitnutzung.
Leider ist dies nicht nur wenig produktiv, sondern auch unrealistisch. Wir wissen alle, dass unerwartete Dinge im Laufe des Tages auftreten können, die selbst die bestgelegten Pläne durcheinanderbringen. Hier kommt der erweiterte Zeit-Tracker ins Spiel. Es handelt sich um eine Notion-Seitenvorlage, die nicht nur Ihre Zeit blockiert, sondern auch berechnet, wie viel Zeit Sie tatsächlich für jede Aufgabe aufwenden.
In vielerlei Hinsicht funktioniert er wie eine echte Stoppuhr oder ein Timer und unterscheidet sich somit stark von der minimalen Notion-Zeiterfassungsvorlage. Er nutzt sogar Datenbanken und Statistiken, um zu verfolgen, wie Sie Ihre Zeit bei bestimmten Aufgaben verbringen.
Hier ist eine Tabelle, die die zwei Hauptunterschiede zwischen dem minimalen und dem erweiterten Notion-Zeit-Tracker zeigt.
| Minimaler Zeit-Tracker | Erweiterter Zeit-Tracker |
|---|---|
| Blick in die Zukunft | Rückblickende Aufzeichnung der Vergangenheit |
| Skizziert, wie Sie Ihre Zeit täglich verbringen möchten | Zeigt, wie Sie Ihre Zeit tatsächlich täglich verbringen |
Wie man Zeit mit der erweiterten Zeit-Tracker-Vorlage in Notion erfasst
Da die erweiterte Notion-Zeit-Tracker-Vorlage kompliziert klingen könnte, erklären wir hier, wie ein gewöhnlicher Nutzer diese Funktion verwenden kann.
- Sobald Sie die Vorlage öffnen, sollten Sie eine Übersicht sehen können. Um Ihre erste Aufgabe zu protokollieren, gehen Sie zum Zeit-Tracker und wählen Sie „Neu“.
- Die Seite, die dadurch generiert wird, enthält Felder, die Sie mit Details zur Aufgabe ausfüllen können, wie z. B. den Projekttitel, das zugehörige Projekt/den Bereich sowie den Zeitstempel und die Dauer.
- Sie sollten diese Aufgabe dann auf verschiedenen Übersichtsseiten sehen können, einschließlich des Projekts und des Bereichs.
- Mit der Zeit werden sich die von Ihnen eingegebenen Aufgaben des Tages ansammeln. Nach einer Woche, einem Monat oder einem Jahr können Sie dann die eingegebenen Einträge sowie statistische Berechnungen darüber sehen, wie viel Zeit Sie in bestimmten Bereichen verbracht haben.
🔨 Drittanbieter-Integrationen
Der erweiterte Zeit-Tracker ist ein exzellentes und komplexes Werkzeug, hat jedoch einige Nachteile. Erstens bietet er keine besonders reibungslose Nutzererfahrung bei der Zeiterfassung. Sie müssen verschiedene Ansichten, Datenbanken und Seiten durchlaufen, bevor Sie eine einzige Aufgabe protokollieren können. Außerdem ist er nicht ideal, wenn Sie gleichzeitig mehrere Tools und Plattformen verwenden, da Sie ständig zu Ihrem Notion-Dashboard zurückkehren müssen, um jede Aufgabe zu erfassen.
Zudem sind die Dashboards und Ansichten zwar umfassend für den persönlichen Gebrauch, jedoch nicht so effektiv für die Arbeit in Teams oder kleinen Gruppen. Es gibt keine Funktion, die die Ergebnisse aller einzelnen Beiträge eines Teams zusammenführt.
Das bedeutet, dass diese kostenlose Vorlage zwar beeindruckend und effektiv für den persönlichen Gebrauch ist, es jedoch eine bessere Methode für die Zeiterfassung gibt. Drittanbieter-Integrationen bieten die vollständige Funktionalität, die Sie sich von einem Zeit-Tracker wünschen. Im Vergleich zu einer Vorlage bieten sie folgende Vorteile:
- Sofortige Funktionalität. Mit Drittanbieter-Apps müssen Sie nur ein paar Tasten drücken, um die volle Funktionalität der App zu nutzen, im Gegensatz zur Notion-Vorlage, bei der Sie die Seiten selbst einrichten müssen, um sie an Ihren aktuellen Workflow anzupassen.
- Echtzeit-Tracker. Die bisherigen zwei Zeit-Tracker basierten auf manuellen Eingaben. Selbst beim erweiterten Zeit-Tracker verlassen Sie sich noch auf Ihre Schätzungen. Mit Drittanbieter-Trackern müssen Sie lediglich einen Button im Browser drücken, um die Zeit zu erfassen.
- Nahtlose Drittanbieter-Integration. Drittanbieter-Apps integrieren sich direkt in den Browser, sodass Sie nicht von einem Fenster zum anderen wechseln müssen, wenn Sie die Dauer von Aufgaben erfassen möchten.
- Hervorragende Teamübersichtsfunktion. Apps und Plugins verfügen außerdem über Teamfunktionen, bei denen Teamleiter einen Überblick über die Leistung ihrer jeweiligen Teams erhalten können.
- Umfassendes Dashboard und Statistiken. Drittanbieter-Integrationen bieten detaillierte Analysen und Statistiken, die wertvolle Trends und Erkenntnisse über Sie und Ihr Team offenlegen können.
Die besten Drittanbieter-Integrationen für die Zeiterfassung in Notion
Unabhängig davon, wie Sie sie nutzen möchten, sind Drittanbieter-Integrationen eine wertvolle Ergänzung für Ihren Notion-Workflow. Allerdings gibt es viele solcher Apps im Internet – welche ist die beste für Ihre Bedürfnisse? Um es Ihnen einfacher zu machen, finden Sie hier einige gute Integrationen für die Zeiterfassung in Notion sowie die beste Zeiterfassungssoftware, die Ihre Auswahl eingrenzen können.
Everhour
Everhour ist ein intuitiver Zeit-Tracker und eine der besten Zeiterfassungs-Apps, die es Nutzern ermöglicht, Produktivität und Verantwortlichkeit zu steigern. Darüber hinaus verbessert die Nutzung der Everhour-Zeiterfassungsfunktionen die Budgetierung, Rechnungsstellung für Kunden und den Gehaltsabrechnungsprozess. Durch die Integration von Everhour und Notion können Sie Zeit für Notizen innerhalb von Notion erfassen, sodass Sie keine wertvolle Zeit mit dem Wechseln von Tabs verschwenden müssen!
Mit Everhour können Sie sich schnell mit Notion verbinden. Projekte werden automatisch synchronisiert, was bedeutet, dass Sie und Ihr Team sofort mit der Zeiterfassung beginnen können. Es ist nicht notwendig, Projekte manuell einzurichten!
Everhour ist ein intuitiver Zeit-Tracker und eine der besten Zeiterfassungs-Apps, die es Nutzern ermöglicht, Produktivität und Verantwortlichkeit zu steigern. Darüber hinaus verbessert die Nutzung der Everhour-Zeiterfassungsfunktionen die Budgetierung, Rechnungsstellung für Kunden und den Gehaltsabrechnungsprozess. Durch die Integration von Everhour und Notion können Sie Zeit für Notizen innerhalb von Notion erfassen, sodass Sie keine wertvolle Zeit mit dem Wechseln von Tabs verschwenden müssen!
Darüber hinaus, wenn Sie Ihre Zeit effizient verfolgen möchten, warum probieren Sie nicht Everhours kostenlose wöchentliche Stundenzettelvorlage aus? Der kostenlose Zeitkarten-Rechner ermöglicht es Ihnen, Ein- und Ausstempelzeiten sowie Pausen und freie Zeiten zu erfassen. Zusätzlich berechnet der Rechner Überstunden und doppelte Überstunden basierend auf der eingegebenen Zeit, wodurch Organisationen ihren Mitarbeitern die tatsächlich geleistete Arbeitszeit genau bezahlen können.
💰 Preise
Ein Jahresabonnement für den umfassendsten Plan kostet 8,50 $ pro Nutzer und Monat (10 $ bei monatlicher Abrechnung). Der Lite-Plan, der einige der erweiterten Funktionen nicht beinhaltet, kostet 5 $ pro Nutzer und Monat. Es gibt auch einen kostenlosen Plan mit grundlegenden Funktionen für Zeiterfassung und Berichterstellung.
TMetric
TMetric ist eine Zeiterfassungs-App, mit der Benutzer den Fortschritt der Arbeit überwachen können, um Teammitglieder, Kosten und Qualität unter strenger Kontrolle zu halten. Um Zeit in Notion zu erfassen, können Benutzer die Plattform einfach mit TMetric integrieren. Mit der TMetric-App ist keine manuelle Zeiteingabe erforderlich – der Timer-Button ist in jede Notion-Aufgabe integriert, sodass Sie sich das Wechseln zwischen Tabs sparen können!
Jeder Zeiteintrag enthält einen Link zur entsprechenden Notion-Aufgabe, und Sie haben die Möglichkeit, Zeiteinträge bei Bedarf zu bearbeiten.
Darüber hinaus ermöglicht TMetric den Nutzern, leistungsstarke Zeitberichte zu erstellen, die alle von Ihrem Team erfassten Zeiten an einem leicht zugänglichen Ort anzeigen. Sie können Berichte gruppieren, sortieren und filtern sowie Berichte mit Rechnungen an Kunden senden, damit diese genau sehen können, wie Sie Ihre Zeit genutzt haben.
💰 Preise
Die Preise für TMetric hängen davon ab, wie viele Mitglieder Ihr Team hat. Zum Beispiel kostet ein Business-Abonnement für ein Team mit 10 Personen 700 $ pro Jahr, während ein Professional-Abonnement 500 $ pro Jahr kostet.
Time Doctor
Time Doctor ist eine Zeiterfassungs-App, die verwendet wird, um den Fortschritt eines Teams zu überwachen und gleichzeitig die Produktivität zu steigern. Sie verfügt über eine manuelle und automatische Zeiterfassungsfunktion, mit der Benutzer die Zeit für Projekte einfach verfolgen können.
Zusätzlich verfolgt das Tool die Leerlaufzeit von Mitarbeitern im Laufe des Tages, sodass Manager eine Mindestzeit festlegen können, die ein Mitarbeiter inaktiv sein darf. Die App sendet eine Pop-up-Benachrichtigung, wenn sie innerhalb eines festgelegten Zeitlimits keine Mausbewegungen oder Tastenanschläge erkennt, wodurch Mitarbeiter dazu angeregt werden, wieder mit der Arbeit zu beginnen.
Ein weiteres großartiges Feature von Time Doctor ist, dass es auch als Anwesenheitstracker und Arbeitszeit-Tracker fungiert. Das Tool ermöglicht es Managern, Mitarbeiterschichten und Arbeitspläne einfach zu verwalten.
Sie können Schichten hinzufügen, löschen und bearbeiten, Schichten in großen Mengen löschen, Zeitpläne für verschiedene Mitarbeiter auswählen, Arbeitspläne erstellen und teilen sowie Berechtigungsstufen festlegen, um Arbeitspläne von Mitarbeitern einzusehen.
Die Integration von Time Doctor in Notion ermöglicht es den Nutzern auch, detaillierte Berichte zu erstellen, mit denen sie die Produktivität von Teams und Mitarbeitern genau bewerten können. Schließlich ermöglicht die Integration mit Time Doctor den Nutzern die Erstellung von Gehaltsabrechnungen für Mitarbeiter.
💰 Preise
Für ein Jahresabonnement kostet Time Doctor 70 $ pro Nutzer und Jahr für das Basic-Abonnement, 100 $ pro Nutzer und Jahr für das Standard-Abonnement und 200 $ pro Nutzer und Jahr für das Premium-Abonnement.
Timely
Timely ist eine automatische Zeiterfassungs-App, die Zeit in Web- und Desktop-Anwendungen erfasst und es den Nutzern ermöglicht, eine tägliche Aufzeichnung der Zeit zu erhalten, die sie mit dem Schreiben von E-Mails, in Meetings, auf Websites und in Dokumenten verbringen.
Darüber hinaus können Benutzer Budgets, Aktivitäten und Stunden in Echtzeit überwachen, um effizientere Projekte zu managen und einen Überblick über die Teamleistung zu erhalten.
Benutzer können Timely und Notion integrieren, um sicherzustellen, dass Teams für ihre Arbeit verantwortlich sind. Die Memory-App von Timely erfasst automatisch die Zeit innerhalb von Notion, sodass Benutzer sich keine Gedanken darüber machen müssen, Timer im Laufe des Tages zu starten oder zu stoppen.
Außerdem wird die gesamte in Notion verbrachte Zeit in der privaten täglichen Zeitleiste eines Benutzers angezeigt, einschließlich spezifischer Zeitstempel für die Dateien, an denen der Benutzer gearbeitet hat.
Schließlich ermöglicht das Diagrammerstellungstool den Nutzern, ihre Aktivitäten in Notion zu analysieren und Berichte zu erstellen. Mit dieser Funktion können Nutzer sehen, wie sie ihre Zeit verbringen, und dadurch bei Bedarf die Effizienz ihrer Arbeitsabläufe steigern.
💰 Preise
Bei jährlicher Zahlung kostet ein Starter-Abonnement 8 $ pro Nutzer und Monat, Premium 14 $ pro Nutzer und Monat und Unlimited 20 $ pro Nutzer und Monat.
TrackingTime
TrackingTime ist eine Zeiterfassungs-App, die Organisationen alle Werkzeuge bietet, die Projektmanagement-Apps fehlen, wie etwa Zeiterfassungsfunktionen sowie Projektbudgetierung, Abrechnung und Gehaltsabrechnungsfunktionen.
Die Integration von Notion und TrackingTime ermöglicht den Nutzern den Zugriff auf automatische Stundenzettel und die Nutzung der detaillierten Analysen von TrackingTime, um Effizienz und Produktivität zu steigern.
Es ist keine manuelle Einrichtung erforderlich, und Sie können die Zeit direkt in Notion mit nur wenigen Klicks erfassen. Der TrackingTime-Timer wird in Notion angezeigt und ermöglicht es den Nutzern, die Zeit innerhalb von Notizen und Projekten zu verfolgen, ohne Zeit mit dem Wechseln zwischen Tabs zu verschwenden.
💰 Preise
Ein jährliches Pro-Abonnement für TrackingTime kostet 5 $ pro Nutzer und Monat. Es gibt jedoch auch einen kostenlosen Plan für bis zu drei Nutzer.
Jibble
Jibble ist eine Zeiterfassungs-App, die es den Nutzern ermöglicht, jedes Gerät in einen einfach zu bedienenden Zeit-Tracker zu verwandeln, mit GPS-basierter Verfolgung und Gesichtserkennungstechnologie, um Mehrfachbuchungen durch Kollegen zu verhindern.
Alternativ können Nutzer sich für die Zeiterfassung im Web entscheiden, bei der die Zeiterfassungssoftware direkt in den Browser integriert ist. Dort können Nutzer Stundenzettel bearbeiten und erweiterte Berichte erstellen, die Einblicke in die Produktivität bieten.
Durch die Integration von Notion und Jibble können Nutzer Seiten mit Aktivitäten oder Projekten in Jibble mit nur wenigen Klicks synchronisieren. Anschließend können sie die für Aufgaben aufgewendete Zeit einfach überwachen und aussagekräftige Berichte darüber erstellen, wie genau die Zeit genutzt wird.
Außerdem sendet Jibble den Nutzern tägliche und wöchentliche Updates zu den Stundenzetteln des Teams, sodass Manager immer über die Aktivitäten ihres Teams auf dem Laufenden bleiben.
💰 Preise
Jibble ist kostenlos für unbegrenzt viele Nutzer verfügbar. Wenn Sie jedoch auf zusätzliche Funktionen wie erweiterte Zeiterfassung mit GPS, mehrere Arbeitsgruppen und Überstundenberechnungen zugreifen möchten, kostet eine Premium-Mitgliedschaft 1,50 £ pro Monat und Nutzer bei jährlicher Abrechnung. Alternativ kostet die Ultimate-Mitgliedschaft 3,00 £ pro Nutzer bei jährlicher Abrechnung.
Notion-Zeiterfassung: Abschließende Gedanken
Notion ist eine der besten Produktivitäts-Apps und ein ausgezeichnetes Projektmanagement-Tool für Organisationen aller Art. Sie können damit Projekte und Aufgaben mühelos planen (z. B. mit diesen Notion-Wochenplanern) und gemeinsam daran arbeiten. Die Verwendung von Notion-Zeit-Tracker-Vorlagen oder anderer Zeiterfassungssoftware erweitert jedoch die Funktionalität der Plattform und ermöglicht es den Nutzern, genau nachzuverfolgen, wie sie ihre Zeit verbringen.
Letztendlich hängt das perfekte Tool für Sie von Ihren Anforderungen ab. Wenn Sie beispielsweise Freiberufler sind und sehen möchten, wie viel Zeit Sie täglich für Aufgaben aufwenden, könnten Sie sich für die Notion-Zeiterfassungsvorlage entscheiden. Alternativ könnten kleine und mittelständische Unternehmen (KMUs) von der Verwendung einer Drittanbieter-Integration profitieren, die verschiedene andere nützliche Funktionen wie Zeiterfassung, Rechnungsstellung, Gehaltsabrechnung und Berichterstellung bietet.
In jedem Fall – wählen Sie ein Tool Ihrer Wahl und genießen Sie eine großartige Notion-Projektmanagement-Erfahrung!
Wenn Sie ein Team von fünf oder mehr Personen leiten und die Effizienz steigern möchten, ist Everhour die perfekte Zeiterfassungssoftware für Entwickler, Anwälte und andere Fachleute, um Ihr Team auf Kurs zu halten. Mit nahtloser Zeiterfassung können Sie Aufgabenzeiten einfach schätzen, klare Budgets setzen und detaillierte Berichte in Asana, Trello, Jira oder einem anderen Projektmanagement-Tool erstellen.
