Beste kostenlose Schichtplanungs-Apps 2025 (inklusive Shifts von Everhour)

Verwaltet ihr immer noch den Schichtplan eures Teams mit einem Google Sheet und einem Gebet? Egal, ob ihr ein Café, ein Einzelhandels-Team oder ein mobiles Außendienst-Team leitet – Tabellenkalkulationen können keine Schicht-Erinnerungen senden, Urlaubsanträge bearbeiten oder Doppelbuchungs-Desaster verhindern. Aber das Beste daran? Ihr müsst dafür nicht zahlen. Denkt an eine kostenlose Schichtplanungs-App. Wir haben die besten kostenlosen Mitarbeiterplanungs-Tools geprüft, die bei Managern beliebt sind, bewertet nach realem Einsatz und Community-Feedback, damit ihr aufhören könnt zu raten und smarter planen könnt.

Hier sind die 5 besten kostenlosen Planungs-Apps, die 2025 bei echten Nutzern beliebt sind, basierend auf Community-Bewertungen von People Managing People, Zapier, SelectHub und Tech-Experten:

1. Shifts von Everhour – Entwickelt für Klarheit und Einfachheit (echte kostenlose Stufe)
2. Homebase – Robuster Gratisplan + Gehaltsabrechnung & Erinnerungen
3. Sling – Aufgaben, Schichten und Budgetierung in einem
4. 7shifts – Ideal für Restaurants, kostenlos für bis zu 20 Mitarbeiter
5. When I Work – Hervorragende mobile Planung mit Messaging

Im Folgenden stellen wir jedes Tool in einem klaren, praxisnahen Format vor – so seht ihr sofort, welches am besten zu euren Bedürfnissen passt.

🥇1. Shifts von Everhour – Kostenlose Planung, ohne Kompromisse

🏆 Warum es #1 ist

• Shifts von Everhour bietet einen kostenlosen Plan ohne Nutzerbegrenzung: unbegrenzt Mitarbeiter, Rollen und Standorte hinzufügen
• Echtzeit-Verfügbarkeit, Schichttausch, offene Schichten, integrierte Urlaubsverwaltung und mobile Push-Benachrichtigungen

❤️ Warum Manager es lieben

• Saubere, intuitive App – keine Schulungsvideos nötig
• Kiosk-Modus für Gruppen-Stempelzeiten
• Gatekeeper-Benachrichtigungen verhindern Doppelbuchungen oder Überstunden
• Integration mit Everhour-Zeiterfassung für vollständige Workflow-Synchronisation

💡 Am besten geeignet für

• Teams, die über Tabellenkalkulationen hinauswachsen
• Manager, die eingebaute Sicherheitsmechanismen ohne Verwaltungsaufwand möchten

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🥈2. Homebase – Zuverlässiger Allrounder im kostenlosen Plan

💪 Besondere Funktionen

• Kostenlose Schichtplanung einschließlich rollenbasierter Ansichten
• Automatische Schicht-Erinnerungen, Verfügbarkeits-Tracking, Urlaubsverwaltung
• Integration von POS, Gehaltsabrechnung und Zeiterfassung – ohne zusätzliche Kosten

🤔 Warum es funktioniert

• Große Nutzerbasis: über 100.000 Unternehmen
• Ideal für stundenbasierte Teams, die auf Compliance und Anwesenheit angewiesen sind

💡 Am besten geeignet für

• Einzelhandel, Gastronomie oder kleine Geschäfte mit POS-Integration
• Teams, die ein Tool sowohl für Schichtplanung als auch Gehaltsabrechnung nutzen möchten

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🥉3. Sling – Schichtplanung, Budgetierung & Aufgabenmanagement

💪 Wichtige Funktionen

• Kostenlos für Teams bis zu 50 Personen an einem Standort
• Integrierte Aufgabenverteilung, Messaging, Urlaubsanträge, Arbeitskosten-Tracking

🤔 Warum es hervorsteht

• Budgetüberwachung hilft Managern, Überausgaben zu vermeiden
• Offene Schichtansprüche und Konfliktwarnungen sorgen für verlässliche Abdeckung

💡 Am besten geeignet für

• Teams mit hohem Betriebsaufwand, die sowohl Budgetkontrolle als auch klare Schichtplanung benötigen
• Unternehmen, die eine Kostenübersicht vor der Schichtplanung wünschen

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4. 7shifts – Auf Restaurants fokussiert, kostenlos für kleine Teams

💪 Was es einzigartig macht

• Speziell für Restaurant-Schichtplanung entwickelt
• Kostenlos für bis zu 20 Mitarbeiter – inklusive Schichtplanung, Aufgabenverwaltung und eingeschränkter Berichterstattung

🤔 Warum die Gastronomie es liebt

• Prognosen basierend auf Umsätzen
• Schichtvorlagen, Messaging und Urlaubsverwaltung inklusive

💡 Am besten geeignet für

• Cafés, Restaurants, Catering-Teams
• Unternehmen, die Schichtvorlagen und Prognoseeinblicke benötigen

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5. When I Work – Einfache mobile Schichtplanung mit Chat

💪 Kernfunktionen

• Kostenloser Plan beinhaltet Schichtplanung, Ein- und Ausstempeln sowie Messaging
• Benutzerfreundliche mobile App mit intuitiver Oberfläche

🤔 Warum es funktioniert

• Hervorragende Peer-to-Peer-Schichttausche
• Ideal für remote oder verstreute Teams unterwegs

💡 Am besten geeignet für

• Außendienstteams, Zeitarbeiter, verteilte stundenbasierte Mitarbeiter
• Organisationen, die Wert auf mobile-first-Zugänglichkeit legen

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👀 Apps im Vergleich: Auf einen Blick

App	Kostenloser Plan	Wichtigste Stärken	Am besten geeignet für
Shifts von Everhour	Unbegrenzte Nutzer und Funktionen	Zuverlässige Schichtplanung mit integrierten Sicherheitsmechanismen	Teams, die von Tabellenkalkulationen wegwollen
Homebase	Kostenlos für mehrere Standorte	Schichtplanung + Gehaltsabrechnungsintegration	Einzelhandel/Unternehmen mit POS-Systemen
Sling	Kostenlos für ≤50 Mitarbeiter pro Standort	Budgetierungstool + Schicht-Messaging	Kostenbewusste Betriebs-Teams
7shifts	Kostenlos für ≤20 Mitarbeiter	Restaurantfunktionen & Prognosevorlagen	Gastronomie- und Catering-Teams
When I Work	Kostenloser Plan	Mobilfreundlich + intuitive Bedienung	Außendienst- und stark mobile Teams

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🧭 So wählst du die passende App

• Benötigt ihr Self-Service? Wählt Shifts von Everhour, wenn euer Team Verfügbarkeiten, Tausch-Anfragen, offene Schichten braucht und keine Tabellenkalkulationen verwenden möchte.
• Payroll & POS erforderlich? Entscheidet euch für Homebase, wenn die Schichtplanung direkt mit Gehaltsabrechnung oder Kassensystemen verknüpft sein soll.
• Kostenbewusste Betriebsführung? Sling bietet Arbeitskostenprognosen direkt im kostenlosen Plan.
• Restaurant-spezifische Tools? Nutzt 7shifts für Menüs, Prognosen, Aufgaben-Templates und Teamkoordination.
• Stark mobiles Personal? Wählt When I Work für sofortige Schicht-Updates und einfache Chat-Funktionen auf Smartphones.

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✅ Top-Funktionen, die Tabellen nicht bieten können

• 🕒 Echtzeit-Verfügbarkeit (keine ständigen Fragen wie „Wer hat nächsten Mittwoch frei?“)
• 🔄 Schichttausche mit Nachverfolgung und optionaler Genehmigung durch den Manager
• 🔔 Automatisierte Erinnerungen – Push-Benachrichtigungen schlagen E-Mails
• 📱 Mobile-first UX – kein lästiges Zoomen oder verlorenes Formatieren
• 📝 Integrierte Urlaubs-Workflows (Anfragen und Genehmigungen)
• 🙋‍♂️ Offene Schichten zur Übernahme – lass dein Team mithelfen
• 🚫 Sicherheitsmechanismen, um Doppelbuchungen oder Überstunden zu verhindern
• 📊 Arbeits-Insights – einfache Kosten- und Stundenberichte
• 🗒️ Schichtnotizen – keine „Bring deinen Ausweis“-Nachrichten mehr
• ✅ Compliance-Protokolle – automatische Audit-Trails

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✅ Warum Shifts von Everhour die Liste anführt

✨ Wichtige Funktionen

• 👥 Unbegrenztes Personal, Schichten und Standorte
• 📲 Mobiles Ein- und Ausstempeln mit Kiosk-Modus
• 🔄 Verfügbarkeit, Schichttausche, offene Schichten, plus Push-Benachrichtigungen in Echtzeit

📈 ROI auf einen Blick

Der Wechsel von Tabellenkalkulationen zu Everhour Shifts hilft Managern:

• ⏳ 2–4 Stunden pro Woche sparen
• 🚫 Fehlzeiten um bis zu 50 % reduzieren
• 🧹 Verwaltungsfehler minimieren – ohne zusätzliche Kosten

💬 Nutzerfeedback

“Shifts von Everhour ist ein Game-Changer, wenn es um die Verwaltung von Arbeitskosten geht. Es ist nun ein unverzichtbares Tool für unser Unternehmen. Wir können uns nicht vorstellen, ohne es zu arbeiten.”
— Michael

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📝 Praxisbeispiel: Von der Tabelle zum Schichtplan

🚨 Das Problem

Eine kleine Klinik nutzte ein 20-Tab Google Sheet für die Personalplanung. Ergebnis:
👉 Ständige Fehler
👉 Mitarbeiter fragen 2–3 Mal pro Woche: „Arbeite ich heute?“

✅ Die Lösung mit Everhour Shifts

• 📅 Mitarbeiter geben ihre Verfügbarkeit direkt in der App ein
• 🗓️ Manager erstellt den Plan mühelos
• 🔔 Schichtaufgaben, Erinnerungen und Urlaubsfreigaben – alles in der App
• 🙋 Abdeckungslücken gefüllt über offene Schichten zur Übernahme – keine Textnachrichten mehr

🎯 Ergebnis

• ⏱️ Planungszeit sank von 4 Stunden auf < 1 Stunde/Woche
• 🚫 Fehlzeitenrate fiel um 30 % im ersten Monat
• 😊 Klinikpersonal verwaltet sich jetzt selbst – keine Überraschungen, kein Stress

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❓ FAQ: Das richtige kostenlose Schichtplanungs-Tool wählen

Welche kostenlosen Schichtplanungs-Apps bieten mobile Push-Benachrichtigungen?

Die Top-Schichtplanungs-Apps für die Arbeit umfassen Shifts von Everhour, Homebase, Sling und When I Work – alle bieten mobile Push-Benachrichtigungen für Schicht-Updates, Tausche und offene Schichten.

Kann ich diese Tools kostenlos nutzen?

Ja. Jede der aufgelisteten Apps bietet einen umfangreichen kostenlosen Plan – Shifts, Homebase, Sling, 7shifts (≤20 Mitarbeiter) und When I Work – alle können unbegrenzt ohne Kosten genutzt werden.

Sind diese Tools besser als Google Sheets?

Absolut. Sie bieten Echtzeit-Updates, automatisierte Erinnerungen, Verfügbarkeits-Tracking, Sicherheitsmechanismen und mobilen Zugriff – Funktionen, die Sheets nicht effektiv liefern kann.

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✅ Nächste Schritte: Von „Vielleicht“ zu „Fertig“

• Wähle deine Top-App basierend auf Teamgröße und Arbeitsablauf
• Führe einen 2-wöchigen Pilotversuch mit einer kleinen Gruppe durch
• Verfolge eingesparte Zeit und beseitigte Schichtprobleme
• Skaliere teamweit, nachdem die Ergebnisse positiv sind

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🏁 Schlusswort: Kostenlose Mitarbeiterplanungs-App

Google Sheets kann für die Schichtplanung funktionieren, wenn dein Team klein ist und die Schichten stabil bleiben. Sobald du jedoch Verfügbarkeits-Tracking, Schichttausche (um Chaos beim Schichttausch zu vermeiden), Erinnerungen und Echtzeit-Übersicht benötigst, musst du ständig „Feuerwehr spielen“.

Die hier aufgelisteten Tools sind nicht besonders fancy – sie sind praktisch, effektiv und kostenlos. Wenn du eine schnelle, zuverlässige und voll ausgestattete Lösung ohne Haken suchst, liefert Shifts von Everhour genau das.

Shifts von Everhour ist eine großartige kostenlose Mitarbeiterplanungs-App für branchenspezifische Planung (zum Beispiel als Einzelhandels-Planungstool oder als Feuerwehr-Schichtplanungssoftware), kann aber genauso effektiv für allgemeinere Anforderungen eingesetzt werden.