Prácticas recomendadas para el seguimiento del tiempo en Salesforce
Salesforce es uno de los principales software de CRM, proporcionando herramientas que ayudan a mejorar la productividad empresarial. Aunque Salesforce ofrece capacidades de seguimiento de tiempo, en muchos casos es necesario integrar una herramienta adicional según las necesidades de tu empresa.
En este artículo, exploraremos cómo funciona Salesforce Time Tracking y analizaremos las mejores integraciones de seguimiento de tiempo, incluyendo nuestra propia integración con Salesforce.
¿Qué es Salesforce?
Salesforce es una plataforma en la nube de gestión de relaciones con clientes (CRM) que permite a las empresas rastrear datos de clientes y optimizar procesos de ventas. Entre sus principales características se encuentran:
- Gestión de cuentas y contactos: Visualización del historial de actividad del cliente, comunicaciones, contactos clave y discusiones internas.
- Gestión de oportunidades: Seguimiento de productos, cotizaciones, competidores y más.
- Gestión de leads: Registro y análisis del proceso de conversión desde la captación hasta el cierre.
- Pronósticos de ventas: Acceso a reportes en tiempo real sobre previsiones de ventas del equipo.
- Análisis avanzado: Paneles de control con una visión general del rendimiento empresarial.
Beneficios del Seguimiento de Tiempo en Salesforce
Implementar un software de seguimiento de tiempo en Salesforce trae múltiples ventajas:
1. Mayor precisión en la gestión de proyectos y tareas.
2.Automatización del seguimiento de horas, reduciendo el tiempo de administración.
3. Optimización de recursos y asignación eficiente del trabajo.
4. Informes detallados para mejorar la toma de decisiones.
Si aún no utilizas Salesforce Time Tracking, te recomendamos implementarlo para mejorar la productividad, eficiencia y gestión de recursos en tu empresa.
Guía Paso a Paso: Cómo Rastrear el Tiempo en Salesforce
Existen dos formas principales de rastrear el tiempo en Salesforce:
1️⃣ Usando Salesforce AppExchange
Salesforce AppExchange ofrece diversas aplicaciones para el seguimiento del tiempo en proyectos y tareas. Sigue estos pasos para instalar una:
Here’s how to find a time-tracking tool using AppExchange:
- Inicia sesión en Salesforce y accede a Salesforce AppExchange.
- Busca “time tracker” y selecciona la aplicación de tu preferencia. Algunas son gratuitas y otras requieren suscripción.
- Haz clic en “Get It Now” y selecciona el entorno de instalación (Producción o Sandbox).
- Ingresa los datos requeridos y haz clic en “Instalar”.
- Elige entre instalar para administradores, todos los usuarios o usuarios específicos.
- ¡Listo! Ahora puedes comenzar a rastrear el tiempo en Salesforce.
Si AppExchange no ofrece la funcionalidad que necesitas, puedes optar por una integración avanzada con herramientas externas.
2️⃣ Las Mejores Herramientas de Seguimiento de Tiempo para Salesforce
Everhour
Integrar Salesforce con un excelente rastreador de tiempo como Everhour ofrece muchos beneficios para las empresas. Por ejemplo, Everhour proporciona un seguimiento del tiempo sin interrupciones, lo que significa que puedes ver cómo se está utilizando el tiempo en tareas y proyectos en cualquier etapa y realizar ajustes según sea necesario. Además, el software mejora la eficiencia, ya que almacena datos clave en un solo lugar de fácil acceso, lo que permite generar informes detallados para distribución interna o externa.
Además del seguimiento del tiempo, Everhour ofrece herramientas de facturación y presupuestación: administra clientes, establece presupuestos únicos o recurrentes, implementa facturación flexible, configura alertas de presupuesto por correo electrónico y mucho más.
Otra característica clave es la gestión de tareas. Con Everhour, puedes administrar tareas de manera rápida y sencilla mediante secciones y etiquetas en vistas de lista o tablero. También puedes establecer estimaciones de tiempo sobre cuánto debería durar una tarea específica.
Finalmente, la aplicación de reloj de fichaje de Everhour permite que tú y tu equipo marquen entrada y salida a través de una aplicación de hojas de tiempo fácil de usar y un rastreador de horas de trabajo. ¡El seguimiento del tiempo para empleados nunca ha sido tan fácil gracias a Everhour!
✅ Pros
- Ayuda a llevar un control de las horas facturables y no facturables
- Se integra con herramientas populares de gestión de proyectos
- Interfaz sencilla y fácil de usar
- Plan gratuito con funciones limitadas
- Ofrece informes detallados y visualizaciones
❌ Contras
- La aplicación para iPhone solo está en fase Beta
- El plan gratuito tiene funciones limitadas
❓ Cómo configurar la integración de Everhour con Salesforce
- Crea una cuenta en Everhour e instala la extensión del navegador.
- Inicia sesión en la extensión del navegador.
- Concede acceso a la extensión para el sitio lightning.force.com. Abre la extensión de Everhour y accede a la página de “Integraciones”. Busca Salesforce y actívala.
- Ve a Salesforce y ahora deberías ver el botón “Start Timer” (Iniciar Temporizador) en cuentas, oportunidades, clientes potenciales, tareas y eventos.
💰 Precios
Everhour ofrece varios planes de precios: Free, Lite y Team.
- Plan Free: Disponible para hasta 5 usuarios e incluye seguimiento de tiempo ilimitado, informes, proyectos e integraciones con sitios web.
- Plan Lite: Cuesta $5 por usuario al mes (mínimo de 2 usuarios). Incluye todo en el plan Free más tarifas facturables, gestión de clientes, presupuestos y facturación.
- Plan Team: Cuesta $8.50 por usuario al mes (mínimo de 5 usuarios). Incluye todas las funciones del plan Lite más usuarios ilimitados, tarjetas de tiempo, aprobaciones de tiempo, gestión de ausencias, gastos, programación y más.
TMetric
TMetric es una herramienta de seguimiento del tiempo que te ayuda a mantener la productividad y cumplir con los plazos. Es ideal para registrar el tiempo invertido en tareas y obtener información detallada sobre dónde se gasta más tiempo, identificando áreas donde se puede mejorar la eficiencia.
Además, puedes establecer horas presupuestadas para cada tarea y recibir alertas cuando te acerques o excedas el presupuesto. También permite crear informes detallados que se pueden personalizar para mostrar la información que necesitas y compartirlos con colegas y clientes.
✅ Pros
- Se puede utilizar de forma gratuita con funciones limitadas o actualizar a una versión más completa
- Se integra con varias herramientas de terceros
- Ofrece una aplicación móvil para registrar tiempo sobre la marcha
❌ Contras
- La interfaz puede ser abrumadora para nuevos usuarios
- El plan gratuito solo permite trabajar en un proyecto a la vez
❓ How to set up the Salesforce TMetric integration
- Crea una cuenta en TMetric.
- nstala la extensión del navegador de TMetric, que permite rastrear el tiempo en aplicaciones web populares.
- Inicia sesión en tu cuenta de Salesforce y comienza a rastrear el tiempo.
💰 Precios
- Plan Free: Disponible para hasta 5 usuarios.
- Plan Professional: $5 por usuario al mes, incluye gestión de proyectos y tareas, y capacidades de facturación.
- Plan Business: $7 por usuario al mes, incluye un gestor de tiempo avanzado para seguimiento y facturación.
ClickTime
ClickTime es una aplicación de gestión de proyectos y seguimiento del tiempo en línea que se integra con Salesforce. Permite a las empresas rastrear horas facturables de empleados en proyectos y evaluar la rentabilidad de cada uno.
Con ClickTime, puedes obtener visibilidad sobre qué proyectos generan ganancias y cuáles no, lo que ayuda a tomar decisiones informadas sobre la asignación de tiempo y recursos en el futuro. También facilita el control de horas extras de empleados y garantiza que se paguen todas las horas trabajadas.
✅ Pros
- Seguimiento eficiente del tiempo para empresas e individuos
- Registro preciso del tiempo
- Interfaz fácil de usar
- Capacidad de generar informes y facturas
❌ Contras
- Integraciones limitadas con otros softwares
- No permite el seguimiento de tiempo sin conexión
- La versión gratuita tiene funciones limitadas
💰 Precios
ClickTime ofrece una prueba gratuita de 14 días. Luego, los planes pagos son:
- Starter: $10 por usuario al mes
- Team: $13 por usuario al mes
- Premier: $24 por usuario al mes
- Enterprise: Precio personalizado según las necesidades de la empresa
Hubstaff
La integración de Hubstaff con Salesforce permite a los usuarios rastrear el tiempo en proyectos y tareas dentro de la plataforma. Esta integración ayuda a los equipos de ventas a comprender cuánto tiempo están invirtiendo en cada tarea, optimizando flujos de trabajo y aumentando la productividad.
Además, Hubstaff ofrece herramientas de monitoreo de empleados, como seguimiento GPS y niveles de actividad. También cuenta con herramientas de gestión de personal, como programación de empleados, seguimiento de nómina y facturación.
✅ Pros
- Permite controlar las horas de trabajo de los empleados
- Alta precisión en el seguimiento del tiempo
- Se puede utilizar para nómina y facturación
- Seguimiento detallado de la productividad
❌ Cons
- Algunos empleados pueden sentirse incómodos con el monitoreo
- Curva de aprendizaje para nuevos usuarios
- Se necesita conexión a Internet para usar el software
❓ Cómo configurar la integración de Hubstaff con Salesforce
- Crea una cuenta en Hubstaff y haz clic en Configuración y Políticas > Integraciones en el menú lateral.
- Haz clic en el logo de Salesforce dentro de la lista de integraciones.
- Asigna un nombre a la integración y haz clic en “Crear Integración”. Se te pedirá que autorices la integración entre Hubstaff y Salesforce.
- Inicia sesión en tu cuenta de Salesforce si se te solicita y autoriza la integración. Luego, haz clic en el botón “Permitir”para conceder acceso a Hubstaff.
- Se te pedirá que sincronices los proyectos de Salesforce. Puedes elegir sincronizar todos los proyectos o seleccionar manualmente los que deseas. Una vez hecho esto, haz clic en “Confirmar”.
- Luego, deberás conectar los usuarios a la integración. Puedes seleccionar o deseleccionar los usuarios según corresponda. Una vez elegidos los usuarios, haz clic en “Finalizar”.
💰 Precios
Hubstaff ofrece varios planes de suscripción para el seguimiento del tiempo:
• Plan Free: Gratis
• Plan Starter: $5.83 por usuario al mes
• Plan Pro: $8.33 por usuario al mes
• Plan Enterprise: Precio personalizado según las necesidades de la empresa
📊 Comparación de Software de Seguimiento de Tiempo
| Pros | Contras | Precios | |
| Everhour | – Integraciones con diferentes herramientas – Ofrece muchas funciones para el seguimiento del tiempo de los empleados – Interfaz fácil de usar – Muy útil para nóminas y facturación – Informes detallados y visualizaciones |
– La aplicación para iPhone está en fase beta – El plan gratuito tiene funciones limitadas |
Gratis Lite: $5 por mes por usuario Team: $8.50 por mes por usuario |
| TMetric | – Integraciones con varias herramientas de terceros – Aplicación móvil para el seguimiento del tiempo en movimiento |
– Puede resultar abrumador para los nuevos usuarios – El plan gratuito solo permite el acceso a un único proyecto a la vez |
Gratis Profesional: $5 por mes por usuario Business: $7 por mes por usuario |
| ClickTime | – Seguimiento del tiempo eficiente – Interfaz fácil de usar – Genera informes y facturas detalladas |
– Integraciones limitadas – No puede rastrear el tiempo sin conexión – La versión gratuita tiene funciones limitadas |
Prueba gratuita de 14 días Starter: $10 por mes por usuario Team: $13 por mes por usuario Premier: $24 por mes por usuario |
| Hubstaff | – Ayuda a rastrear las horas de trabajo de los empleados – Alta precisión – Puede utilizarse para nóminas y facturación – Seguimiento detallado de la productividad |
– Algunos usuarios pueden sentirse incómodos con el seguimiento – Curva de aprendizaje – Es necesario contar con conexión a Internet |
Gratis Starter: $5.83 por mes por usuario Pro: $8.33 por mes por usuario Enterprise: varía según el plan |
Salesforce Time Tracking: Conclusión
Si estás pensando en empezar a rastrear el tiempo en Salesforce, hay más opciones que nunca para hacerlo.
Si solo necesitas herramientas básicas de seguimiento de tiempo, puedes optar por una integración gratuita desde Salesforce Exchange.
Sin embargo, si buscas funcionalidades avanzadas como informes detallados, facturación, gestión de tareas y control de nómina, lo mejor es elegir una herramienta más completa como Everhour, TMetric, ClickTime o Hubstaff.
Sea cual sea la opción que elijas, implementar una solución de Salesforce Time Tracking te ayudará a optimizar la gestión del tiempo, mejorar la productividad y aumentar la eficiencia de tu equipo. 🚀
Eugene
A creative mind and strategist behind Everhour’s marketing and content efforts. Zhenya brings fresh ideas and innovative approaches to the table, combining his passion for storytelling with a knack for problem-solving.