Everhour relie le temps facturable suivi aux brouillons de factures Xero, mais le total facturable dépend toujours d'entrées propres.
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Un calcul des heures facturables axé sur Xero répond à la question de la facture avant l'exportation : combien d'heures facturables approuvées doivent devenir des quantités de lignes, quel tarif doit figurer dans chaque champ UnitAmount, et quel total doit apparaître après les remises. Xero reçoit ensuite le résultat via des champs de facture tels que Quantity, UnitAmount, DiscountRate, TaxType, AccountCode et Status.
C'est important parce que le calculateur se situe avant l'étape comptable. Si vous saisissez 25 heures facturables mais que deux heures correspondent à du support non facturable, la ligne de facture Xero est déjà incorrecte avant même que la taxe ou le statut de paiement n'entrent en jeu. Pour les services aux États-Unis, utilisez l'USD et ajoutez une entrée de taxe propre à la juridiction uniquement lorsque le service facturé est taxable selon les règles de l'État ou locales.
La structure Xero la plus propre associe les heures facturées à Quantity et le prix horaire à UnitAmount. Xero calcule chaque ligne comme Quantity × UnitAmount × facteur de remise, où le facteur de remise est `(100 - DiscountRate) ÷ 100`. Cela signifie que les tarifs par rôle, par projet ou par tâche doivent généralement devenir des lignes de facture distinctes lorsqu'ils utilisent des prix horaires différents.
Par exemple, un audit de systèmes comprend 18 heures de consultant approuvées à 160 $ par heure et 7 heures de documentation approuvées à 95 $ par heure. Le total de main-d'oeuvre avant remise est de 3 545,00 $. Avec une remise client de 10 %, soustrayez 354,50 $, ce qui laisse une valeur de facture avant taxes de 3 190,50 $. La taxe n'est pas une TVA/GST fédérale aux États-Unis ; appliquez le traitement de l'État et local uniquement lorsque cela est requis.
Xero arrondit par défaut le UnitAmount des lignes de facture à deux décimales, avec une option à quatre décimales disponible via `unitdp=4` dans les workflows API. Xero calcule également la taxe séparément sur chaque ligne de facture et arrondit ce montant de taxe à deux décimales. Une feuille de calcul qui calcule la taxe sur le total de la facture peut produire un montant de taxe différent de celui de la facture Xero finale.
Utilisez cette vérification avant l'exportation lorsque le tarif comporte plus de deux décimales, qu'une remise s'applique ou que la facture comporte de nombreuses petites lignes. L'erreur courante consiste à comparer uniquement le sous-total de la facture et à ignorer l'arrondi par ligne. Gardez visibles le total de main-d'oeuvre avant taxes, la remise, le type de taxe et le total final du brouillon Xero afin de pouvoir expliquer tout écart au centime près.
Un calcul ponctuel suffit lorsque vous avez une petite facture, des heures approuvées, des tarifs finaux et aucun besoin de retracer qui a modifié les entrées de temps. Il suffit également pour une vérification rapide avant exportation, avant de créer un brouillon de facture Xero. Le calculateur vous donne le montant de main-d'oeuvre attendu et détecte les erreurs évidentes de tarif ou de remise.
Un workflow géré convient mieux lorsque plusieurs personnes suivent du temps facturable, que les clients ont des remises ou des paramètres de taxe différents, ou que les factures exportées nécessitent un historique de statut. Everhour peut relier le travail de projet au temps suivi, synchroniser les contacts Xero dans les clients, exporter les factures sous forme de brouillons Xero et garder visibles le numéro de facture, la date d'émission, le montant et le statut après exportation.
Ce contenu est fourni à titre d'information générale uniquement, peut ne pas être entièrement à jour et est fourni sans aucune garantie ni responsabilité.
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Les principaux champs de facture Xero sont Quantity, UnitAmount, DiscountRate, TaxType, AccountCode et Status. Quantity représente généralement les heures facturables, UnitAmount est le tarif horaire, et DiscountRate réduit le montant de la ligne. TaxType contrôle le traitement fiscal, tandis que AccountCode associe le revenu au compte comptable sélectionné pour la ligne de facture.
Les écarts de centimes proviennent généralement des règles d'arrondi. Xero arrondit par défaut UnitAmount à deux décimales et calcule la taxe séparément sur chaque ligne de facture, arrondie à deux décimales. Une feuille de calcul qui applique la taxe après avoir additionné le total complet de la facture peut produire un résultat différent, même lorsque les heures et les tarifs correspondent.
Incluez le traitement des taxes uniquement lorsque le service facturé est taxable dans l'État ou la juridiction locale applicable. Les États-Unis n'ont pas de TVA/GST fédérale ni de taux national unique de taxe sur les ventes pour le temps professionnel facturé. Xero a tout de même besoin du TaxType correct afin que la facture applique le traitement propre à la juridiction prévu.
Utilisez DRAFT lorsque la facture doit encore être examinée. Dans Xero, les factures DRAFT et SUBMITTED ne créent pas d'écritures, tandis que les factures AUTHORISED créent des écritures, apparaissent comme approuvées et peuvent recevoir des paiements. Pour l'examen des heures facturables, DRAFT maintient l'impact comptable hors des livres jusqu'à ce que le total soit confirmé.
L'erreur courante consiste à appliquer une remise au total de la facture dans une feuille de calcul, puis à exporter des lignes Xero distinctes avec un comportement d'arrondi différent. La formule de ligne de Xero applique Quantity × UnitAmount × facteur de remise sur chaque ligne. Vérifiez chaque montant de ligne et le total additionné avant de considérer le brouillon de facture comme final.
Everhour s'intègre aux outils de gestion de projet et de comptabilité afin que le temps de projet suivi puisse devenir des données prêtes à facturer. Une fois Xero connecté, Everhour synchronise les contacts dans les clients, utilise les paramètres de facture tels que les taxes et les remises, et exporte les heures facturables et les dépenses sous forme de brouillons de factures Xero.
Reliez le temps de projet suivi aux brouillons de factures Xero sans reconstruire les totaux facturables à la main. Everhour garde visibles le statut de la facture, son numéro, sa date d'émission et son montant après exportation.
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