Everhour intègre le suivi du temps dans les outils de travail, tandis que le calcul du temps facturable dépend toujours d'heures, de taux et de règles de facturation propres.
Suivez le temps facturable et non facturable et voyez en quelques secondes votre taux d'utilisation réel et votre potentiel de revenus.
Heures de travail sur la période
Administration, réunions, travail interne
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Un calcul du temps facturable répond à une question pratique : quel montant de travail client approuvé doit être facturé avant les ajustements liés au traitement des paiements, au recouvrement ou à la comptabilité. Les données de base sont les heures facturables, le taux horaire applicable, l'incrément de facturation et toute réduction qui diminue le montant facturable. Le travail interne non facturable doit rester hors du total à facturer, même lorsqu'il a eu lieu sur le même projet.
Pour le travail aux États-Unis, le résultat est normalement exprimé en USD. Il n'existe pas de TVA/GST fédérale ni de taux national de taxe sur les ventes pour le temps professionnel facturé. Si un service taxable nécessite une taxe, la donnée fiscale doit correspondre à la juridiction de l'État et de la localité, et non à un taux par défaut unique aux États-Unis. Cela permet de garder le total du temps facturable séparé de toute ligne de taxe propre à un lieu.
La première décision consiste à déterminer quelles entrées de temps comptent. Un total brut de chronomètre n'est pas toujours facturable si le contrat client exclut le travail administratif, la revue interne, la formation ou le temps de correction. Marquez ces entrées comme non facturables avant de calculer la charge, puis appliquez le taux uniquement aux entrées facturables approuvées. Cela évite l'erreur courante consistant à multiplier le nombre total d'heures du projet par le taux client.
L'arrondi modifie également le total. Un incrément de 0,1 heure arrondit par blocs de six minutes, tandis qu'un incrément de 15 minutes arrondit par quarts d'heure. Arrondir chaque entrée peut produire un résultat différent de l'arrondi du total quotidien final ; utilisez donc la méthode indiquée dans les conditions de mission ou la politique de facturation. Pour les honoraires juridiques, les avocats aux États-Unis doivent communiquer par écrit la base ou le taux des honoraires et des dépenses pour les nouvelles relations client-avocat, sous réserve des exceptions de la règle modèle 1.5 de l'ABA.
La formule de base correspond aux heures facturables multipliées par le taux horaire applicable. Si un projet utilise plusieurs rôles ou taux de tâches, calculez chaque ligne séparément, puis additionnez les totaux des lignes. Ensuite, appliquez les réductions, remises ou annulations comme des ajustements séparés. Une réduction diminue la valeur facturée ; elle ne transforme pas le travail client approuvé en travail non facturable.
Par exemple, un projet de formation client comprend 21 heures de configuration approuvées à 135 $ par heure et 14 heures de documentation approuvées à 110 $ par heure. La configuration équivaut à 2 835 $ et la documentation à 1 540 $, soit une valeur facturable brute de 4 375 $. Si la facture reçoit une réduction de 10 %, la réduction est de 437,50 $ et le montant facturable ajusté est de 3 937,50 $.
Un calculateur ponctuel suffit lorsque vous avez besoin d'une vérification rapide des honoraires à partir d'un petit ensemble d'heures approuvées et de taux stables. Il fonctionne pour chiffrer un brouillon de facture, vérifier une feuille de temps manuelle ou confirmer qu'une réduction a été correctement appliquée. Il suffit également lorsque la taxe est traitée plus tard dans le logiciel comptable ou lorsque le service n'est pas taxable dans la juridiction d'État et locale pertinente.
Un flux de travail géré devient nécessaire lorsque les personnes enregistrent du temps dans plusieurs outils, que les taux changent selon le projet ou que les approbations contrôlent ce qui arrive sur la facture. Everhour peut intégrer des contrôles de suivi dans les outils de projet pris en charge, synchroniser les métadonnées de projet et de tâche, afficher les feuilles de temps et les budgets dans les outils de travail, et connecter les factures à QuickBooks Online, Xero ou FreshBooks pour le transfert de facturation.
Ce contenu est fourni à titre d'information générale uniquement, peut ne pas être entièrement à jour et est fourni sans aucune garantie ni responsabilité.
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Le temps facturable est le temps de travail approuvé qui peut être facturé au client selon le contrat, la lettre de mission ou la politique de facturation. Il exclut les réunions internes, les reprises, la formation, l'administratif et les autres catégories non facturables lorsque ces éléments sont en dehors des conditions de facturation du client. Le calcul doit utiliser uniquement les entrées facturables, et non le temps total passé sur le projet.
Multipliez chaque total de temps facturable approuvé par son taux horaire applicable, puis additionnez les totaux des lignes. Si le projet utilise une réduction, une remise ou une annulation, appliquez-la après le calcul de la valeur facturable brute. Si une taxe s'applique au service, ajoutez séparément la donnée fiscale correcte de l'État et de la localité.
Le temps suivi enregistre tout le travail effectué. Le temps facturé enregistre la part facturée au client après les exclusions non facturables, les approbations, les arrondis, les réductions et les règles de taux. Un projet peut avoir 50 heures suivies et 42 heures facturables si 8 heures étaient internes, hors périmètre ou retirées avant la facturation.
Il n'existe pas de TVA/GST fédérale ni de taux national de taxe sur les ventes pour le temps facturable aux États-Unis. Le traitement de la taxe sur les ventes relève des États et des localités, et certains services ne sont pas taxés. Si le service est taxable, utilisez le taux de la juridiction où la règle fiscale s'applique, comme le taux combiné applicable de l'État et de la localité.
L'erreur la plus courante consiste à multiplier le total des heures du projet par le taux client avant de retirer le travail non facturable. Une autre erreur fréquente consiste à appliquer un taux moyen pondéré lorsque le projet utilise des taux propres aux rôles. Calculez chaque catégorie facturable approuvée séparément, puis appliquez les réductions et les données fiscales après que le sous-total est correct.
Everhour s'intègre à des outils comme Asana, ClickUp, GitHub, Jira, Monday, Notion, Trello, QuickBooks, Xero, et plus encore. Les contrôles de suivi peuvent se trouver dans les flux de travail pris en charge, tandis que les métadonnées de projet et de tâche se synchronisent dans Everhour afin que le temps facturable reste lié à la structure de travail que votre équipe utilise déjà.
Everhour permet aux administrateurs de définir le statut de facturation du projet et de marquer des tâches spécifiques comme non facturables au sein de projets facturables. Les rapports peuvent afficher le temps facturable, le temps non facturable, le montant facturable et le coût, afin que les réviseurs puissent vérifier ce qui doit arriver sur la facture avant la facturation.
Suivez le travail facturable là où les tâches ont lieu, vérifiez les entrées approuvées et transmettez des données de facturation propres. Everhour relie le suivi dans les outils de projet au temps prêt pour la facturation sans reconstruire manuellement les feuilles de temps.
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