Everhour relie le temps suivi au reporting et à la facturation, afin que les factures de projets à l'heure partent de relevés de travail approuvés.
Renseignez vos informations, ajoutez des lignes, puis cliquez sur Imprimer une fois prêt.
| Description | Qté | Tarif | TVA | Montant |
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Une facture de projet à l'heure convertit le travail approuvé en demande de paiement destinée au client. L'objectif pratique est un document qui indique qui a effectué le travail, à quel projet ou tâche il se rattache, combien d'heures ont été facturées, le taux appliqué et le total dû. La facture doit également inclure les coordonnées du vendeur et de l'acheteur, le numéro de facture, la date d'émission, la date d'échéance, les conditions de paiement et les instructions de règlement.
La facture est distincte d'une feuille de temps, d'un reçu, d'une estimation ou d'un devis. Une feuille de temps justifie la facture. Un reçu prouve que le paiement a été reçu. Une estimation ou un devis propose un prix avant le travail. Pour les entreprises du secteur privé aux États-Unis, il n'existe pas de formulaire de facture fédéral prescrit, mais les factures servent de pièces justificatives pour les transactions commerciales et les recettes brutes.
Les factures à l'heure nécessitent des postes qui correspondent au contrat ou à l'énoncé des travaux. Une ligne claire peut indiquer : « QA du site web, 1er-15 mars, 12,5 heures × 85 $, 1 062,50 $ ». Les clients approuvent plus vite lorsque la facture regroupe le travail de la même manière qu'ils l'examinent, par exemple par phase de projet, tâche, personne, date ou bon de commande.
Le traitement fiscal nécessite une décision distincte. Les États-Unis n'utilisent pas de régime national de facture avec TVA ou GST, et il n'existe pas de taux national unique de taxe sur les ventes. Les règles de taxe sur les ventes et d'usage au niveau des États et des collectivités déterminent si une taxe s'applique, selon le nexus, la taxabilité du produit ou du service, et le lieu où la vente a lieu. N'ajoutez pas une ligne de taxe forfaitaire sans vérifier la règle applicable.
Les factures de projets à l'heure échouent lorsque les heures facturables ne peuvent pas être retracées jusqu'aux relevés de travail. Arrondissez de manière cohérente, séparez le temps facturable et non facturable, et gardez des notes suffisamment précises pour l'approbation sans exposer de commentaires internes. Un client doit pouvoir relier chaque frais à un accord de projet, une tâche ou une période de livraison.
Les changements de taux doivent être traités de manière visible. Si un projet est passé de 90 $ à 105 $ de l'heure le 1er avril, divisez la facture par date ou par poste au lieu de moyenner le taux. Le travail au forfait doit également être séparé du travail à l'heure. Mélanger les modèles de tarification dans une seule ligne non différenciée crée des litiges, car le client ne peut pas savoir quelles heures ont modifié le total.
Un outil de facturation ponctuelle suffit lorsque vous avez un petit lot d'heures approuvées, un taux connu, un acheteur clair et une condition de paiement simple. Il fonctionne aussi pour une facturation freelance occasionnelle lorsque la feuille de temps justificative existe déjà en dehors de la facture. Le document final doit tout de même vous laisser un enregistrement téléchargeable.
Un workflow géré devient nécessaire lorsque le temps suivi, les approbations, les taux, les budgets et le reporting doivent rester connectés entre les projets. Everhour prend en charge ce cycle plus long en transformant le travail enregistré en rapports avec colonnes, regroupement, filtres, exports et envoi programmé par e-mail. Cette couche de reporting donne aux équipes de facturation une source plus propre avant la création de la facture.
Ce contenu est fourni à titre d'information générale uniquement, peut ne pas être entièrement à jour et est fourni sans aucune garantie ni responsabilité.
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Une facture de projet à l'heure doit inclure les coordonnées du vendeur et de l'acheteur, le numéro de facture, la date d'émission, la date d'échéance, les conditions de paiement, les postes, la quantité d'heures, le taux, le sous-total, la ligne de taxe le cas échéant, le total dû et les informations de règlement. Pour le travail à l'heure, les postes doivent identifier le projet, la tâche, la période de service et la base tarifaire.
Le détail destiné au client doit être assez précis pour l'approbation et assez concis pour être parcouru rapidement. Une bonne facture à l'heure peut regrouper le temps par phase de projet, tâche, personne ou plage de dates. Gardez les notes internes hors de la facture lorsqu'elles n'expliquent pas les frais. Conservez la feuille de temps complète séparément comme justificatif.
Le temps non facturable reste généralement hors du total de la facture, car le client n'est pas facturé pour celui-ci. Certaines équipes affichent le travail non facturable dans un rapport séparé lorsqu'il aide à expliquer l'effort de projet ou un geste commercial. La facture elle-même doit garder le montant dû clair et éviter de mélanger les heures facturées et non facturées dans un seul total.
Une facture de projet à l'heure nécessite une taxe sur les ventes uniquement lorsque les règles applicables de l'État et des collectivités locales l'exigent. Les États-Unis appliquent une taxe sur les ventes et l'usage au niveau des États et des collectivités, et non un régime national de facture avec TVA ou GST. La taxabilité des services varie selon l'État et le type de service, la ligne de taxe doit donc suivre l'emplacement de l'acheteur, le nexus du vendeur et la catégorie de service.
L'erreur la plus courante consiste à envoyer un total qui ne correspond pas aux heures approuvées et aux taux convenus. Un client peut contester la facture lorsque la période, la tâche, la personne ou le taux n'est pas clair. Divisez les lignes par taux, phase de projet ou période d'approbation afin que la facture puisse être vérifiée par rapport au contrat et à la feuille de temps.
Everhour Reporting permet aux équipes de créer des rapports avec plus de 45 colonnes, des regroupements, des filtres, des plages de dates et des exports pour l'examen du travail facturé. Les équipes de facturation peuvent regrouper le temps par projet, tâche, client, membre, statut de facture, coût, montant facturable ou autres champs disponibles avant de préparer la facture client.
Everhour Billing & Invoicing peut générer des factures à partir du temps et des dépenses non facturés, en utilisant les taux de projet ou de membre tout en excluant le travail non facturable. Les postes de facture peuvent être regroupés selon la structure attendue par le client, par exemple par projet, tâche, personne ou date.
Utilisez Everhour Reporting pour examiner les heures facturables, les taux, les détails de projet et le statut des factures avant de facturer les clients, puis gardez les mêmes enregistrements disponibles pour les exports, les approbations et la rentabilité des projets.
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