La facturation client exige des postes clairs, un traitement fiscal précis et des conditions de paiement. Everhour garde le travail facturable prêt pour la facturation.
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| Description | Qté | Tarif | TVA | Montant |
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Vous êtes venu produire une facture qu'un client peut approuver sans e-mails supplémentaires. Une facture client utilisable identifie le vendeur et l'acheteur, indique la date de facture et la date d'échéance, attribue un numéro de facture, liste le travail ou les biens livrés et précise le total dû. Pour un travail de service, la description doit correspondre suffisamment à l'accord pour que le client reconnaisse le projet, la tâche, la plage de dates ou le jalon.
Une facture du secteur privé aux États-Unis est principalement un document de tenue de dossiers et de contrat. Les dossiers fiscaux fédéraux n'exigent pas un formulaire national unique de facture pour le secteur privé, mais les factures appuient tout de même les montants et les sources des recettes brutes. Gardez chaque facture cohérente avec le contrat, le bon de commande, l'énoncé des travaux ou les instructions de facturation du client, car ces détails contrôlent l'approbation plus rapidement qu'un modèle générique.
Une facture client complète commence généralement par le nom du vendeur, l'adresse du vendeur, le nom de l'acheteur, l'adresse de l'acheteur, le numéro de facture, la date d'émission, la date d'échéance du paiement, les conditions de paiement et les informations de règlement. Les postes doivent afficher une description claire, la quantité, le taux et le total du poste. Une ligne de service simple peut indiquer : Maintenance du site web, du 1er mars au 31 mars, 12 heures à 85 $ par heure, 1 020 $.
La ligne de taxe nécessite une attention distincte. Les États-Unis n'utilisent pas de régime national de facturation de TVA ou de GST, et il n'existe pas de taux national unique de taxe sur les ventes. Les règles de taxe sur les ventes et d'utilisation au niveau des États et des collectivités locales dépendent du nexus, du produit ou service vendu et du lieu où la vente est sourcée. La taxabilité des services varie également selon l'État et le type de service, évitez donc d'ajouter un taux de taxe fixe simplement parce qu'une autre facture client en utilisait un.
Les détails de facturation propres au client évitent les retards d'approbation les plus courants. Utilisez le nom légal de facturation du client, le contact de facturation, le numéro de bon de commande, le code de projet, la pièce jointe requise et le regroupement préféré des postes lorsque ces détails existent. Un client qui approuve le travail par projet a besoin d'un regroupement différent de celui d'un client qui vérifie le travail par personne, date ou tâche.
Les règles de paiement ont aussi leur place sur la facture. La Federal Reserve indique qu'aucune loi fédérale n'oblige les entreprises privées à accepter des espèces pour des biens ou services sauf si la loi de l'État l'exige, même si les pièces et billets des États-Unis ont cours légal pour les dettes, charges publiques, impôts et cotisations. Votre mode de paiement, vos frais de retard, votre acompte ou vos conditions nettes doivent suivre la politique ou le contrat accepté par le client.
Un outil gratuit de facture client suffit lorsque vous avez besoin d'un seul document, que vous connaissez déjà les détails du client et que vous pouvez saisir correctement les postes. Il convient pour un projet ponctuel, un petit forfait d'honoraires ou une facture nette avec quelques lignes de service. Enregistrez la facture finale avec le justificatif qui montre le travail effectué, l'approbation et l'historique de paiement.
Un flux de travail géré convient à la facturation client récurrente, au travail impliquant plusieurs personnes et aux projets avec des tâches facturables et non facturables. Everhour prend en charge le statut de facturation du projet, les contrôles non facturables au niveau des tâches, les taux de tâches personnalisés, les exceptions de taux par membre et les rapports administrateur pour le temps facturable, le temps non facturable, le montant facturable et le coût. Cette structure garde les factures client liées au relevé de travail au lieu de les reconstruire à partir de notes dispersées.
Ce contenu est fourni à titre d'information générale uniquement, peut ne pas être entièrement à jour et est fourni sans aucune garantie ni responsabilité.
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Une facture client doit afficher les informations du vendeur et de l'acheteur, le numéro de facture, la date d'émission, la date d'échéance, les descriptions des postes, les quantités, les taux, les totaux, les conditions de paiement et les informations de règlement. Ajoutez le numéro de bon de commande du client, le code de projet, le contact de facturation ou la pièce jointe requise lorsque le contrat ou le portail de facturation le demande.
Une facture demande le paiement de biens ou services livrés. Un reçu prouve que le paiement a été reçu. Un devis ou une estimation donne une attente de prix avant le travail, avant la livraison. Gardez les documents séparés, car chacun appuie un point différent dans le processus de vente et de paiement.
Une facture client aux États-Unis n'utilise pas de numéro national de TVA ou de GST, car les États-Unis n'ont pas de régime national de facturation de TVA ou de GST. Un vendeur qui réalise des ventes taxables peut avoir besoin d'un permis vendeur d'État ou d'un compte de taxe sur les ventes lorsque cela est requis. Le formulaire W-9 gère la collecte du numéro d'identification du contribuable lorsqu'un payeur en a besoin pour la déclaration d'informations à l'IRS.
La taxe sur les ventes doit suivre les règles applicables de l'État et des collectivités locales pour la vente. Les taux varient selon la juridiction, et la taxabilité des services change selon l'État et le type de service. Par exemple, la Californie taxe généralement les ventes au détail de biens meubles corporels et seulement certains frais de service ou de main-d'œuvre, tandis que le Texas définit 16 grandes catégories de services taxables.
Un client privé peut exiger des conditions de paiement à 30 jours lorsque le contrat, le bon de commande ou la politique de facturation fixe cette règle. Les contrats fédéraux ont une base spécifique : FAR 32.904 fixe généralement le paiement dû à la plus tardive des deux dates entre 30 jours après que le bureau de facturation reçoit une facture correcte ou 30 jours après l'acceptation par le gouvernement, avec des délais spéciaux plus courts pour certains paiements alimentaires et de construction.
Everhour permet aux administrateurs de définir le statut de facturation du projet, de marquer des tâches spécifiques comme non facturables, d'utiliser des taux de tâches personnalisés et de définir des exceptions de taux par membre pour les projets client. Les rapports administrateur peuvent afficher le temps facturable, le temps non facturable, le montant facturable et le coût, afin que les totaux de facture correspondent au travail qui doit réellement être facturé.
Everhour Billing & Invoicing permet aux utilisateurs de sélectionner le temps et les dépenses non facturés, de prévisualiser le détail et de générer une facture sans reconstruire manuellement les feuilles de temps. Les lignes de facture peuvent être regroupées par projet, tâche, personne, date ou autres détails disponibles, selon ce que le client attend.
Suivez le travail client facturable et non facturable avant le début de la facturation. Everhour relie le temps de projet, les taux, les rapports et les factures afin que la facturation client reflète le travail approuvé.
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