Everhour transforme le temps d'ingénierie et les données de projet en rapports et en factures, afin que la facturation des services techniques parte d'un travail documenté.
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Une facture d'ingénierie doit traduire le travail technique en une note qu'un client peut examiner, approuver et payer. Le résultat utile est un document clair avec le nom du client, le numéro de facture, la date d'émission, les conditions de paiement, la référence du projet, la description du périmètre, le détail de la main-d'œuvre, les dépenses remboursables, le traitement fiscal le cas échéant et les instructions de paiement. Pour les services d'ingénierie, le contrat détermine généralement si la facture présente des heures, des jalons, des coûts admissibles ou un montant fixe.
Les ingénieurs facturent couramment au temps et aux matériaux, à l'heure de main-d'œuvre, au forfait ou au remboursement des coûts. Un ingénieur civil peut facturer 18 heures d'examen de site à un taux horaire fixe, plus des coûts remboursables de recherche de permis. Un ingénieur logiciel peut facturer un jalon de sprint à un montant fixe convenu. Un ingénieur consultant travaillant en remboursement des coûts doit documenter les coûts admissibles engagés dans la mesure requise par le contrat et ajouter des honoraires uniquement lorsque l'accord en prévoit.
Une facture d'ingénierie au temps et aux matériaux sépare la main-d'œuvre directe des matériaux. La main-d'œuvre doit indiquer le rôle ou la catégorie de main-d'œuvre, la date ou la période, les heures, le taux horaire fixe et le montant total. Les matériaux doivent indiquer le coût réel, avec des détails justificatifs lorsque le client ou le contrat l'exige. Une facture à l'heure de main-d'œuvre utilise la même structure pour le temps, mais elle se concentre sur la main-d'œuvre, car le contractant ne fournit aucun matériau dans ce cadre.
Les travaux d'ingénierie au forfait nécessitent une structure de facture différente. La facture doit porter sur le prix convenu, la phase ou le montant du jalon lié à des livrables définis, et non sur le coût réel engagé par l'ingénieur. Le travail en remboursement des coûts nécessite des catégories de dépenses, des justificatifs et tout honoraire défini par le contrat. Aux États-Unis, les travaux publics d'architecte-ingénieur commencent souvent par une sélection fondée sur les qualifications et une négociation des honoraires avant le début de la facturation ; la facture doit donc correspondre au libellé du contrat négocié.
Les litiges sur les factures d'ingénierie commencent souvent par un décalage entre la facture et l'accord. Un client qui a approuvé une phase au forfait n'a pas besoin d'une liste vague d'heures internes comme base payable. Un client qui a accepté une facturation au temps et aux matériaux a besoin de suffisamment de détails sur la main-d'œuvre et les matériaux pour vérifier le montant. Indiquez le numéro de projet, le bon de commande, la référence du contrat, la période de service et le périmètre approuvé sur la facture lorsque ces informations existent.
Les champs fiscaux et d'enregistrement exigent la même discipline. Les États-Unis n'utilisent pas de régime national de facture de TVA ou de GST, et les factures du secteur privé ne suivent pas un formulaire fédéral prescrit unique. La taxe sur les ventes et l'utilisation dépend des règles étatiques et locales, du nexus, de la taxation des services et du lieu d'origine de la vente. Utilisez un permis de vendeur d'État ou un compte de taxe sur les ventes lorsque cela est requis, et utilisez un TIN ou un EIN via le W-9 ou les procédures de l'agence lorsque le payeur l'exige.
Une facture ponctuelle suffit pour une petite tâche à honoraires fixes, une courte mission de conseil ou une clôture de projet unique lorsque le client n'a besoin que d'une facture claire et des détails de paiement. Cela fonctionne lorsque le périmètre est déjà approuvé, que le montant est simple et que personne n'a besoin d'un relevé récurrent des heures, de l'utilisation, de la position budgétaire ou du travail non facturé.
Un workflow géré devient nécessaire lorsque les équipes d'ingénierie facturent plusieurs clients, répartissent le temps entre des projets, suivent le travail facturable et non facturable ou ont besoin d'une piste d'approbation avant la facturation. Everhour Reporting donne aux équipes des rapports personnalisables avec plus de 45 colonnes, des filtres de métadonnées, des regroupements, des exports, l'envoi programmé par e-mail, des tableaux de bord de rentabilité et une visibilité sur les heures supplémentaires via Team Hours et des rapports personnalisés. Cette couche de reporting transforme l'activité de projet en support de facturation avant l'émission de la facture.
Ce contenu est fourni à titre d'information générale uniquement, peut ne pas être entièrement à jour et est fourni sans aucune garantie ni responsabilité.
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La facture doit suivre la méthode de tarification prévue dans l'accord de services professionnels. La facturation au temps et aux matériaux indique les heures de main-d'œuvre à des taux horaires fixes, plus les coûts réels des matériaux. La facturation à l'heure de main-d'œuvre se concentre sur les heures, les catégories de main-d'œuvre et les taux. La facturation au forfait utilise le périmètre, la phase ou le montant du jalon convenu. La facturation en remboursement des coûts documente les coûts admissibles engagés et ajoute des honoraires uniquement si le contrat en prévoit.
Une facture d'ingénierie au forfait doit facturer le prix, le jalon ou le montant d'avancement convenu. Les heures internes peuvent soutenir la gestion de projet, mais elles ne constituent pas la base payable sauf si le contrat les intègre aux conditions de facturation. Ajouter un détail horaire non expliqué à une facture au forfait peut compliquer l'approbation, car le client a accepté le prix d'un livrable défini.
Une facture d'ingénierie aux États-Unis n'a pas besoin d'un numéro national de TVA ou de GST, car les États-Unis n'utilisent pas de régime national de facture de TVA ou de GST. La taxe sur les ventes et l'utilisation est gérée par les États et les juridictions locales. La taxation des services varie selon l'État et le type de service, de sorte que les services d'ingénierie nécessitent un examen propre à chaque État lorsque la taxe s'applique.
Les références utiles incluent le bon de commande, le numéro de contrat ou d'ordre de tâche, le code projet, la période de service, la phase approuvée, le contact client et les conditions de paiement. Les factures de contrats fédéraux ont une norme plus stricte en vertu de FAR 32.905, incluant les détails du contractant, la date et le numéro de facture, les références de contrat ou de commande, les lignes, les conditions de paiement, les détails de versement et les données TIN ou EFT requises lorsque les procédures de l'agence les exigent.
Un ingénieur peut facturer des dépenses remboursables lorsque le contrat les autorise. Le travail au temps et aux matériaux sépare les heures de main-d'œuvre des coûts réels des matériaux. Le travail en remboursement des coûts documente les coûts admissibles engagés dans la mesure prescrite par le contrat. La facture doit libeller clairement les déplacements, matériaux, recherches de permis, tests ou supports sous-traités et joindre les justificatifs lorsque le processus d'approbation du client l'exige.
Everhour Reporting permet aux équipes d'ingénierie de créer des rapports avec plus de 45 colonnes, des filtres, des regroupements, des plages de dates, des exports et l'envoi programmé par e-mail. Un chef de projet peut regrouper le temps par client, projet, membre, tâche, statut facturable, coût, revenu ou statut de facture, puis utiliser ce rapport comme revue de facturation avant l'envoi d'une facture.
Everhour Billing & Invoicing transforme le temps facturable non facturé et les dépenses en factures client. Il calcule les montants de facture à partir des taux, du temps et des dépenses facturables, exclut le travail non facturable, prend en charge le regroupement configurable des lignes et peut exporter des brouillons de facture vers QuickBooks Online, Xero ou FreshBooks.
Suivez le travail d'ingénierie approuvé, examinez-le dans les rapports Everhour et convertissez le temps facturable et les dépenses en factures avec un contrôle plus clair de la facturation des projets.
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