Everhour suit le travail facturable avant le paiement, tandis que les reçus documentent l'argent reçu après une facture ou une vente.
Renseignez vos informations, ajoutez des lignes, puis cliquez sur Imprimer une fois prêt.
| Description | Qté | Tarif | TVA | Montant |
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Un reçu enregistre l'argent reçu. Utilisez-le après qu'un client a payé une facture, réglé un solde, acheté des biens ou versé un acompte. Le document doit indiquer qui a payé, qui a reçu le paiement, la date de paiement, le montant payé, le mode de paiement et le motif du paiement. Il a sa place dans les documents comptables, car il justifie les encaissements, les soldes clients, les remboursements et les écritures de revenus.
Gardez le reçu séparé de la facture, de l'estimation et du devis. Une facture demande un paiement. Un reçu prouve le paiement reçu. Une estimation donne une approximation du prix avant le travail, et un devis donne une offre plus ferme avant le travail. Mélanger ces documents crée des enregistrements imprécis, surtout lorsqu'un client ne paie qu'une partie d'une facture ou lorsqu'un paiement couvre plusieurs lignes.
Un reçu pratique commence par le nom et les coordonnées du vendeur, le nom de l'acheteur, le numéro du reçu, la date de paiement, le mode de paiement et le statut du paiement. Ajoutez une description de chaque article ou service payé, la quantité, le tarif, le sous-total, la ligne de taxe le cas échéant, les remises, le total facturé, le montant payé et tout solde restant. Utilisez des libellés simples afin que le client puisse faire correspondre le reçu à la facture ou à la commande d'origine.
Pour les entreprises du secteur privé aux États-Unis, aucun format fédéral unique de reçu ou de facture ne régit les enregistrements de ventes ordinaires. L'IRS traite les factures comme des pièces justificatives qui montrent les transactions commerciales et les recettes brutes, et les entreprises peuvent utiliser tout système d'archivage qui montre clairement les revenus et les dépenses. La taxe sur les ventes et l'utilisation ne figure sur le reçu que lorsque les règles étatiques et locales exigent sa collecte pour cette vente.
Un reçu ne doit pas supposer une ligne nationale de TVA ou de GST pour une transaction aux États-Unis. Les États-Unis n'utilisent pas de régime national de facture avec TVA ou GST. Les obligations de taxe sur les ventes et l'utilisation proviennent des règles étatiques et locales, notamment le nexus, l'imposition du produit ou du service, et le lieu de vente. L'imposition des services varie également selon l'État et le type de service.
Les détails de paiement exigent la même précision. Les pièces et la monnaie des États-Unis ont cours légal pour les dettes, charges publiques, impôts et droits, mais les entreprises privées n'ont pas d'obligation fédérale d'accepter les espèces pour des biens ou services, sauf si la loi de l'État l'exige. Indiquez le mode de paiement réel, comme carte, ACH, chèque, espèces ou paiement en ligne, et incluez les détails d'autorisation ou de chèque lorsqu'ils facilitent le rapprochement.
Un reçu autonome fonctionne pour une seule vente payée, un acompte ponctuel ou une simple demande de preuve de paiement. Il suffit lorsque le paiement a déjà eu lieu et que vous avez seulement besoin d'un document propre pour le client et la comptabilité. Numérotez le reçu de manière cohérente, enregistrez-en une copie et joignez-le à la facture, à la commande ou au compte client correspondant.
Un flux de travail géré devient nécessaire lorsque le travail payé commence sous forme de temps facturable suivi, de coûts de projet ou de tâches mixtes facturables et non facturables. Everhour prend en charge le temps facturable et non facturable grâce au statut de facturation du projet, aux contrôles non facturables au niveau des tâches, aux tarifs de tâches personnalisés, aux exceptions de tarifs par membre et aux rapports d'administration qui séparent le temps facturable, le temps non facturable, le montant facturable et le coût avant que les enregistrements de facturation ou de reçu ne soient finalisés.
Ce contenu est fourni à titre d'information générale uniquement, peut ne pas être entièrement à jour et est fourni sans aucune garantie ni responsabilité.
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Un reçu professionnel doit inclure les coordonnées du vendeur, les coordonnées de l'acheteur, le numéro du reçu, la date de paiement, le mode de paiement, les articles ou services payés, le sous-total, la ligne de taxe le cas échéant, les remises, le total facturé, le montant payé et le solde restant si le paiement était partiel. Ajoutez une note indiquant que le montant a été reçu afin que le document fonctionne clairement comme preuve de paiement.
Un reçu ne remplace pas la facture d'origine. La facture indique le montant demandé, la date d'échéance, les conditions et les éléments facturables avant le paiement. Le reçu indique le paiement reçu après que le client a payé. Conservez les deux enregistrements lorsqu'une facture existait, car ils répondent à des questions comptables différentes.
Un reçu des États-Unis ne doit pas inclure de numéro d'enregistrement à la TVA ou à la GST, car les États-Unis n'ont pas de régime national de facture avec TVA ou GST. Les vendeurs qui réalisent des ventes taxables peuvent avoir besoin d'un enregistrement de taxe sur les ventes au niveau de l'État, comme un seller's permit, mais cela diffère d'un numéro de TVA fédéral.
Un reçu peut indiquer un paiement partiel s'il mentionne le montant initial dû, le montant payé, la date de paiement et le solde restant. Ce format empêche le client d'interpréter le reçu comme preuve que la facture complète a été payée. Émettez un autre reçu lorsque le client paie le reste.
L'erreur la plus coûteuse consiste à omettre le lien entre le reçu et la vente, la facture, la commande ou le compte client d'origine. Un enregistrement de paiement sans numéro de référence oblige un comptable à faire correspondre les montants manuellement, surtout lorsque plusieurs clients ont payé le même montant le même jour.
Everhour permet aux administrateurs de définir le statut de facturation du projet, de marquer des tâches spécifiques comme non facturables, d'appliquer des tarifs de tâches personnalisés et d'utiliser des exceptions de tarifs par membre. Les rapports d'administration peuvent afficher le temps facturable, le temps non facturable, le montant facturable et le coût, afin que seul le travail facturable soit intégré à l'enregistrement de facturation.
Suivez le travail facturable et non facturable avant le paiement, puis utilisez les rapports Everhour pour garder le montant facturable, le coût et les enregistrements de projet prêts pour la facturation et le suivi des reçus.
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