Basecamp organise le travail de projet ; Everhour ajoute une structure de reporting et de facturation pour transformer le temps approuvé en factures prêtes pour les clients.
Renseignez vos informations, ajoutez des lignes, puis cliquez sur Imprimer une fois prêt.
| Description | Qté | Tarif | TVA | Montant |
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Le calculateur vous donne le chiffre — Everhour prend le relais.
Un clic et le chronomètre tourne. Démarrez un minuteur, ajoutez une entrée, modifiez les détails. C'est exactement la sensation que vous aurez dans Everhour.
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Utilisez cette page lorsque Basecamp contient l'historique du travail et que vous avez besoin d'une facture qui reflète les tâches facturables, les personnes, les dates et les dépenses. Basecamp fournit le contexte du projet et des tâches à faire, tandis que l'enregistrement de facture nécessite des champs commerciaux tels que le numéro de facture, les coordonnées du client, les conditions de paiement, les descriptions, les tarifs, les montants, le traitement fiscal, les sous-totaux et les totaux.
Basecamp lui-même est la source du contexte de travail, et non le système comptable final. Ses données de projet peuvent inclure des identifiants, des noms, des statuts, des descriptions et des informations sur l'entreprise cliente lorsqu'elles sont présentes. Les enregistrements de tâches à faire peuvent identifier l'élément de travail par le titre ou le contenu, la liste parente, le projet, les assignés, les dates et le statut d'achèvement. Ces détails vous aident à décrire clairement le travail facturable au lieu d'envoyer un total horaire vague.
Un flux de facturation Basecamp propre commence par décider quels projets, tâches à faire et saisies de temps doivent figurer sur la facture. Les données de type feuille de temps Basecamp sont structurées autour de la date, des heures, de la description, de la personne, du projet et de l'enregistrement parent, comme une tâche à faire, un message, une carte, un document, un téléversement, une entrée de planning ou une feuille de temps de projet. Ces champs deviennent la source pratique des ventilations de facture.
La facture doit regrouper le travail dans le format attendu par votre client. Une facture au niveau du projet fonctionne pour les contrats de service et les services mensuels simples. Une ventilation au niveau des tâches fonctionne mieux lorsque le client examine des livrables précis. Une ventilation au niveau des personnes convient à l'augmentation d'effectifs ou à la facturation de spécialistes. Chaque ligne nécessite une description, une quantité d'heures, un tarif, un montant et toute dépense facturable associée au travail.
Les factures du secteur privé aux États-Unis ne suivent pas un formulaire de facture fédéral unique ni un régime national de facture avec TVA ou GST. Les factures sont des documents justificatifs pour les registres d'entreprise, et les obligations de taxe sur les ventes et l'utilisation proviennent des règles des États et des règles locales. Le traitement fiscal dépend du nexus, du produit ou service taxable, de la localisation du client et du taux applicable de l'État et local.
Évitez de traiter tous les projets Basecamp comme taxables de la même manière. La Californie taxe généralement les ventes au détail de biens meubles corporels et seulement certains frais de service ou de main-d'œuvre, tandis que le Texas définit 16 grandes catégories de services taxables. Un vendeur qui réalise des ventes taxables peut avoir besoin d'un permis de vendeur de l'État ou d'un compte de taxe de vente lorsque cela est requis, mais il n'existe pas de numéro d'immatriculation à la TVA ou à la GST aux États-Unis pour les factures ordinaires.
Un outil de facturation ponctuel suffit lorsque vous avez un court projet Basecamp, un seul client et un petit ensemble de lignes que vous pouvez examiner manuellement. Il vous donne un document finalisé sans installer un autre système. Cela fonctionne bien pour une facture autonome, un brouillon corrigé ou un projet où les données de temps se trouvent déjà dans un export propre.
Un flux géré compte lorsque le travail Basecamp se répète chaque semaine, que plusieurs personnes enregistrent du temps et que l'exactitude de la facture dépend des approbations, des tarifs et du reporting. Everhour peut relier le contexte de travail Basecamp à des rapports personnalisables avec 45+ colonnes, filtres, regroupements, exports, envoi programmé par e-mail et vues de rentabilité, puis la facturation peut utiliser des données approuvées au lieu de notes reconstituées.
Ce contenu est fourni à titre d'information générale uniquement, peut ne pas être entièrement à jour et est fourni sans aucune garantie ni responsabilité.
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Basecamp stocke le travail de projet, les tâches, les messages, les plannings et le contexte lié au temps, mais ce n'est pas le système final de facturation ou de comptabilité pour la plupart des flux de facturation. Une configuration pratique utilise Basecamp comme source du travail facturable, puis envoie le temps approuvé, les descriptions de tâches, les tarifs, les dépenses et les totaux vers un générateur de factures ou un flux comptable.
Le nom du projet, le titre de la tâche à faire, l'assigné, la date, les heures, la description et le statut d'achèvement comptent le plus parce qu'ils expliquent le travail derrière chaque ligne de facture. Les données de l'entreprise cliente aident aussi lorsqu'elles sont présentes sur le projet. Ces champs vous permettent de regrouper les frais par projet, tâche, personne ou date au lieu d'envoyer un montant unique inexpliqué.
Une facture Basecamp ne doit afficher chaque tâche à faire séparément que lorsque le client examine le travail à ce niveau. Les clients de services mensuels préfèrent souvent des résumés par projet ou par phase avec les heures et les totaux. Les clients qui approuvent des livrables détaillés ont besoin de descriptions au niveau des tâches, surtout lorsque différents tarifs, dépenses ou décisions facturables et non facturables s'appliquent au même projet.
La taxe de vente aux États-Unis ne doit pas être appliquée automatiquement à chaque facture Basecamp. Les États-Unis n'ont pas de régime national de facture avec TVA ou GST, et la taxe sur les ventes et l'utilisation dépend des règles des États et des règles locales, du nexus, de la taxabilité du service ou du produit, et de la localisation du client. Un service taxable dans un État peut être exonéré ou traité différemment dans un autre.
La contestation la plus courante provient de lignes de facture qui ne correspondent pas à la vision du travail par le client. Une ligne indiquant « travail de projet, 20 heures » ne donne au client aucune tâche, plage de dates, personne ou livrable à vérifier. Les titres de tâches Basecamp, les descriptions, les dates et les assignés doivent soutenir le récit de facturation avant l'envoi de la facture.
Everhour Reporting permet aux équipes de transformer le temps lié à Basecamp en rapports avec 45+ colonnes, filtres, regroupements, plages de dates et exports. Les administrateurs peuvent examiner le temps facturable, le temps non facturable, les coûts, le statut de facturation, les métriques budgétaires et les détails du projet avant la préparation de la facture.
Everhour intègre des contrôles de suivi du temps dans l'interface web de Basecamp via son extension de navigateur, puis utilise les noms de projet, les titres de tâches et les tags synchronisés dans les flux de facturation. Le temps facturable peut être valorisé avec des tarifs configurés, sélectionné comme temps non facturé et transformé en factures avec heures, tarifs, dépenses, sous-totaux et totaux.
Reliez le travail Basecamp aux rapports Everhour, examinez le temps facturable approuvé et gardez les données de facture liées aux projets, tâches, tarifs et à la rentabilité.
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