Une feuille de calcul peut calculer des totaux prêts pour le client, tandis qu'Everhour transforme le temps approuvé en rapports qui restent à jour.
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Heures de travail sur la période
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Une feuille de calcul des heures facturables répond à une question pratique : quelle quantité de travail destiné au client doit être facturée après examen, arrondissement, tarification et ajustement des entrées. Le résultat principal est un sous-total de facture hors taxes en USD. La feuille doit également montrer ce qui a été exclu, notamment les réunions internes, le travail administratif, les tâches à forfait ou le temps réduit avant facturation.
Pour le travail aux États-Unis, la feuille de calcul ne doit pas supposer un taux d'imposition national unique. Les États-Unis n'ont pas de TVA/GST fédérale ni de taux national de taxe sur les ventes pour le temps professionnel facturé. Le traitement de la taxe sur les ventes relève des États et des collectivités locales, et certains services ne sont pas taxés. Ajoutez une colonne fiscale propre à la juridiction uniquement lorsque le service est taxable pour ce client et ce lieu.
Une feuille pratique nécessite une ligne par entrée de temps et une zone de synthèse séparée. Les colonnes minimales sont la date, le client, le projet ou dossier, la personne, la tâche, le statut facturable, le temps brut, le temps facturable arrondi, le tarif, le montant, la réduction, la catégorie fiscale et le statut de facture. Gardez le temps brut et le temps arrondi séparés afin que la feuille conserve ce qui a été travaillé et ce qui a été facturé.
Ne combinez pas les notes facturables et non facturables dans une seule colonne de texte libre. Utilisez un indicateur facturable clair, puis laissez les formules inclure uniquement les lignes facturables approuvées. Cette structure rend l'utilisation, la réalisation et le recouvrement plus faciles à lire ensuite : l'utilisation compare le temps facturable au travail total, la réalisation compare la valeur facturée à la valeur standard, et le recouvrement compare la valeur payée à la valeur facturée.
La formule de base de la feuille de calcul est le nombre d'heures facturables arrondies multiplié par le tarif de facturation, puis réduit de toute réduction approuvée avant facturation. Pour le travail à tarifs mixtes, calculez chaque rôle ou ligne tarifaire séparément avant d'additionner le sous-total de la facture. Cela évite l'erreur courante qui consiste à moyenner les tarifs avant que les heures aient été valorisées.
Par exemple, une feuille de mise en œuvre client montre 28 heures de spécialiste approuvées à 145 $ par heure et 13 heures de coordinateur approuvées à 110 $ par heure. La valeur standard est de 5 490 $. Si 3 heures de coordinateur sont réduites avant facturation, soustrayez 330 $, ce qui laisse un sous-total facturé hors taxes de 5 160 $. Toute taxe étatique ou locale applicable est ajoutée après le sous-total de main-d'œuvre facturable.
Une feuille de calcul suffit pour une estimation ponctuelle, une facture mensuelle solo ou un examen rapide des lignes approuvées avant l'envoi d'une facture. Elle fonctionne mieux lorsque le travail est déjà saisi proprement, que chaque tarif est connu et qu'une seule personne contrôle les modifications. Verrouillez les cellules de formule et gardez un onglet séparé pour les hypothèses de tarifs afin que les écrasements accidentels ne modifient pas les factures passées.
Un workflow géré est préférable lorsque plusieurs personnes enregistrent du temps, que des responsables approuvent les entrées, que les tarifs diffèrent selon le projet ou que les rapports doivent séparer le temps facturable, le temps non facturable, le montant facturable et le coût. Everhour Reporting prend en charge des rapports personnalisables avec plus de 45 colonnes, regroupements, filtres, plages de dates, exports et envoi planifié par e-mail, ce qui élimine le besoin de reconstruire les mêmes vues de feuille de calcul à chaque cycle de facturation.
Ce contenu est fourni à titre d'information générale uniquement, peut ne pas être entièrement à jour et est fourni sans aucune garantie ni responsabilité.
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Utilisez des colonnes pour la date, le client, le projet ou dossier, la tâche, la personne, le statut facturable, le temps brut, le temps facturable arrondi, le tarif, le montant, la réduction, la catégorie fiscale et le statut de facture. Ajoutez un statut d'approbation lorsque quelqu'un examine le temps avant facturation. Gardez la taxe comme une donnée séparée, car le temps professionnel facturé aux États-Unis n'a pas de TVA/GST fédérale unique ni de taux national de taxe sur les ventes.
Stockez le temps brut dans une colonne et le temps facturable arrondi dans une autre. Si l'accord client utilise des incréments de 0,1 heure, arrondissez chaque entrée à l'unité de six minutes la plus proche conformément à cet accord ou à cette politique. S'il utilise des incréments de 15 minutes, utilisez des unités de 0,25 heure. La feuille de calcul doit montrer l'incrément utilisé afin que le total facturé puisse être vérifié plus tard.
Le temps non facturable est un travail qui n'est pas destiné à être facturé. Une réduction est un travail facturable approuvé qui est diminué avant facturation. Les garder séparés protège le reporting de réalisation : la valeur facturable d'origine montre ce que valait le travail aux tarifs standard, tandis que le montant facturé montre ce qui est réellement facturé au client.
Utilisez une colonne fiscale uniquement lorsque le service et la juridiction l'exigent. Les États-Unis ont des règles de taxe sur les ventes étatiques et locales plutôt qu'une TVA/GST fédérale. Par exemple, certaines juridictions taxent les services par le biais de la taxe sur les ventes ou de règles de recettes brutes, tandis que d'autres services ou lieux peuvent ne pas être taxés. La donnée fiscale doit correspondre au lieu du client, au type de service et à la règle applicable.
Suivez la date de facture, la date d'échéance et la date de paiement lorsque le recouvrement compte. Pour les factures de fournisseurs d'agences fédérales, les règles de Prompt Payment utilisent généralement la date du contrat, les conditions d'escompte acceptées, une règle de paiement accéléré ou 30 jours calendaires après réception d'une facture correcte. Le calendrier de paiement des clients privés provient du contrat, de la lettre de mission, des conditions de facture ou du droit étatique applicable.
Everhour Reporting transforme le temps enregistré, les budgets, les coûts et les données de projet en rapports personnalisables avec colonnes, regroupements, filtres, plages de dates et exports. Les équipes peuvent créer des vues pour le temps facturable, le temps non facturable, le montant facturable, le coût, le statut de facture et la rentabilité au lieu de recréer manuellement des onglets de synthèse à chaque période de facturation.
Everhour Billing & Invoicing convertit le temps facturable suivi et les dépenses en factures client tout en excluant le travail non facturable. Les données de facture peuvent être regroupées par projet, tâche, personne, date ou autre ventilation disponible, puis exportées vers QuickBooks Online, Xero ou FreshBooks sous forme de factures brouillon.
Suivez le travail facturable approuvé, filtrez-le dans des rapports réutilisables et exportez des vues de facturation propres au lieu de maintenir des formules de feuille de calcul fragiles. Everhour fournit aux équipes un reporting qui soutient une facturation client précise.
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