Everhour intègre le suivi du temps dans les outils de travail des agences, ce qui facilite le lien entre le temps client approuvé et la facturation.
Suivez le temps facturable et non facturable et voyez en quelques secondes votre taux d'utilisation réel et votre potentiel de revenus.
Heures de travail sur la période
Administration, réunions, travail interne
La moyenne du secteur est de 75 à 80 %
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Les heures suivies se transforment directement en une facture soignée — sans copier-coller, sans calcul manuel.
Ce calcul indique combien vaut le temps d'agence approuvé avant toute taxe d'État ou locale, tout montant passé en perte, toute remise ou tout problème de recouvrement. Pour une facture au temps passé et aux matériaux, le résultat peut devenir le montant facturé au client. Pour un retainer ou un projet à prix fixe, il montre si le travail a consommé plus de capacité de l'agence que ce que les honoraires couvrent.
Les agences marketing utilisent souvent le calcul des heures facturables même lorsque la facture n'est pas purement horaire. Les données de temps soutiennent les retainers, les offres à prix fixe, le travail fondé sur la valeur, les revues de périmètre, les plans de staffing et les objectifs d'utilisation. La question pratique n'est pas seulement « que doit indiquer cette facture ? » C'est aussi « cette campagne, ce sprint ou ce compte client a-t-il utilisé la main-d'œuvre de manière rentable ? »
La formule de base est `unit rate × approved billable time`. Le tarif unitaire peut être un tarif par rôle, un tarif par personne, un tarif par département, un tarif moyen pondéré, un tarif journalier ou un tarif propre au contrat. Les recommandations pour les agences marketing et publicitaires ne prescrivent pas un incrément d'arrondi unique à l'échelle de la profession ; l'arrondi doit donc venir de l'accord client ou de la politique interne de temps.
Par exemple, un lancement paid media comprend 20 heures approuvées de campaign manager à 165 $ par heure et 14 heures approuvées d'analyste à 205 $ par heure. La ligne campaign manager est de 3 300,00 $, la ligne analyste est de 2 870,00 $, et la valeur facturable avant taxe est de 6 170,00 $. Si le service est taxable, ajoutez séparément la bonne entrée de taxe d'État ou locale.
Une erreur fréquente en agence consiste à traiter l'utilisation comme le total de la facture. L'utilisation montre quelle part de la capacité disponible de l'équipe est devenue du travail facturable ; elle ne remplace pas l'accord client. Un employé de production censé facturer environ 30 heures par semaine peut tout de même avoir des reprises non facturables, des réunions internes ou du temps de développement commercial qui modifient la marge sans modifier le tarif présenté au client.
Les benchmarks donnent du contexte, pas une règle de facturation. Les moyennes d'utilisation rapportées pour les agences marketing tournent autour de 69 %, tandis que l'Agency Management Institute vise 75 % de facturabilité et 65 % d'utilisation de toutes les heures disponibles. Utilisez ces chiffres pour examiner le staffing et la rentabilité. Utilisez le contrat, les heures approuvées et les tarifs convenus pour calculer ce que le client doit.
Un calcul ponctuel suffit lorsque vous avez besoin d'une estimation rapide avant taxe pour un petit ordre de modification, un dépassement de campagne ou une vérification de la réalité d'un retainer. Il suffit aussi lorsque les entrées de temps sont déjà approuvées et que la structure tarifaire du client est simple.
Un workflow géré compte lorsque plusieurs personnes travaillent sur différentes tâches, plateformes et catégories de facturation. Everhour peut intégrer des contrôles de suivi dans des outils tels qu'Asana, ClickUp, Jira, Monday, Notion, Trello et GitHub, puis synchroniser les métadonnées de projet et de tâche dans une seule couche de reporting. Cela rend les indicateurs facturables, les budgets, les timesheets et les transferts vers la facturation plus faciles à auditer.
Ce contenu est fourni à titre d'information générale uniquement, peut ne pas être entièrement à jour et est fourni sans aucune garantie ni responsabilité.
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Classé parmi les meilleurs outils de suivi du temps sur G2, Capterra et TrustRadius — avec des éloges constants pour sa facilité d'utilisation, ses intégrations et son support.
Comptez le temps que l'accord client définit comme facturable et qui a été approuvé pour la facturation. Les exemples courants incluent la configuration de campagne, la production créative, la stratégie de compte, le reporting et les révisions demandées par le client. Gardez les opérations internes, le travail commercial, la formation et les reprises non approuvées séparés, sauf si le contrat attribue ces heures au client.
Oui. Un retainer peut utiliser le calcul des heures facturables pour tester si les honoraires mensuels fixes couvrent le travail livré. Si un retainer de 9 000 $ consomme 60 heures facturables approuvées, le tarif implicite est de 150 $ par heure avant taxe, dépenses, montants passés en perte ou retards de recouvrement.
Appliquez les montants passés en perte après avoir calculé la valeur facturable brute à partir des heures approuvées et des tarifs convenus. La fuite de revenus mesure les revenus gagnés mais non réalisés ; elle doit donc être suivie séparément de l'utilisation et du recouvrement. Pour les agences marketing, un benchmark de fuite de 5,5 % donne un point de comparaison, mais le montant réellement passé en perte vient de la revue du projet et des décisions de facturation client.
Non. Les États-Unis n'ont pas de TVA/GST fédérale ni de taux national unique de taxe sur les ventes pour le temps professionnel facturé. Le traitement fiscal dépend de l'État et du niveau local. Si un service marketing est taxable dans la juridiction applicable, ajoutez cette entrée de taxe propre à la juridiction après avoir calculé le montant facturable avant taxe.
Utilisez la structure tarifaire prévue dans l'accord client. Un tarif moyen pondéré est plus simple pour les estimations et les retainers, car chaque heure approuvée utilise un seul prix. Les tarifs par rôle sont plus précis lorsque des stratèges seniors, designers, analystes et account managers contribuent à des valeurs différentes. Ne mélangez pas les méthodes dans un même calcul, sauf si le contrat l'autorise.
Everhour s'intègre aux principaux outils de gestion de projet et de comptabilité, intègre des contrôles de suivi dans les workflows pris en charge et synchronise les métadonnées de projet et de tâche dans les rapports. Les équipes d'agence peuvent suivre le temps dans des outils familiers pendant que les managers examinent le temps facturable, les budgets et les timesheets au même endroit.
Suivez les heures d'agence approuvées là où le travail se déroule, reliez-les aux métadonnées de projet et faites avancer des données de facturation plus propres grâce aux intégrations Everhour.
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