Les agences marketing ont besoin d'enregistrements du temps au niveau client pour les campagnes et les retainers. Everhour relie les heures suivies aux budgets et à la facturation.
Saisissez vos heures d'arrivée et de départ pour chaque jour. Les heures supplémentaires et le salaire brut sont calculés automatiquement.
| Jour | Arrivée | Début de pause | Fin de pause | Pause | Départ | Total |
|---|
Le calculateur vous donne le chiffre — Everhour prend le relais.
Un clic et le chronomètre tourne. Démarrez un minuteur, ajoutez une entrée, modifiez les détails. C'est exactement la sensation que vous aurez dans Everhour.
Définissez un budget, attribuez des tarifs et soyez alerté avant de le dépasser.
Mesure
Suivez votre budget par le temps ou par les coûts
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Les heures suivies se transforment directement en une facture soignée — sans copier-coller, sans calcul manuel.
Un outil de suivi des heures facturables pour agence marketing vous aide à enregistrer le temps passé sur les comptes clients, les campagnes, les projets et les tâches. Le résultat utile va au-delà d'un total hebdomadaire. Les account managers, les créatifs, les acheteurs média, le personnel financier et la direction ont besoin des mêmes données de temps, organisées d'une manière qui correspond à la relation client et au travail vendu.
Un enregistrement d'agence pratique indique le client, la campagne ou le projet, le type de tâche, la personne, la date, le temps passé, le statut de facturation et les notes. Une campagne payante sur les réseaux sociaux peut inclure des postes pour la stratégie, la revue créative, la configuration média, le reporting et les appels client. Cette structure donne à la facturation une piste de facturation défendable et donne aux managers une vision plus claire du périmètre.
Le suivi du temps d'agence fonctionne mieux lorsque chaque entrée correspond à la promesse financière qui sous-tend le travail. Le travail marketing et publicitaire implique couramment des contrats, des budgets, des plans média, des estimations de coûts et une livraison créative, les enregistrements de temps doivent donc soutenir la revue budgétaire autant que la facturation. Un même client peut avoir un retainer, une campagne à périmètre fixe et des demandes ponctuelles distinctes.
Utilisez différents niveaux de suivi pour différentes questions. Le temps au niveau client montre la rentabilité du compte. Le temps au niveau campagne montre si un lancement consomme plus d'efforts que prévu. Le temps au niveau tâche montre si la stratégie, le design, la rédaction, l'achat média ou le reporting provoque le dépassement. Ce niveau de détail transforme les feuilles de temps en preuve budgétaire plutôt qu'en simple liste d'heures.
L'erreur la plus courante consiste à saisir le temps d'agence avec des descriptions internes qui n'expliquent pas la valeur client. Des entrées comme « réunion », « design » ou « mises à jour » créent des frictions lors de la revue de facture, car le client ne peut pas relier le temps à un livrable. Des entrées plus solides nomment la campagne, la tâche et la raison métier, par exemple « campagne e-mail T3, revue du test de ligne d'objet, série de révisions client ».
Une autre erreur consiste à mélanger le travail facturable et non facturable dans la même entrée. Le suivi commercial, la formation interne, les opérations d'agence et la planification générale de compte peuvent mériter d'être suivis, mais ils ne doivent pas se confondre avec le temps de production facturable au client. Des catégories séparées rendent l'examen de l'utilisation, de la capacité et du compte de résultat plus précis sans obliger les managers à reconstituer la semaine plus tard.
Un outil gratuit suffit lorsque vous avez besoin d'un total hebdomadaire ponctuel, d'une courte facture de prestataire ou d'une vérification rapide des heures pour une campagne. Il fonctionne lorsque l'agence compte peu de personnes, peu de clients et aucune règle budgétaire récurrente. Les limites apparaissent dès que le temps suivi doit soutenir les retainers, les budgets au niveau client, la revue de facture, les validations et le transfert à la finance.
Un workflow géré devient plus adapté lorsque le temps doit alimenter les budgets de projet en temps réel. Everhour Project Budgeting prend en charge les budgets basés sur les heures et sur l'argent, les périodes budgétaires récurrentes, les alertes e-mail de seuil, la protection budgétaire, les contrôles d'inclusion des dépenses, plusieurs méthodes de facturation et les budgets au niveau client. Cela aide les agences à gérer les retainers, le travail en régie et les projets au forfait à partir des mêmes données de temps.
Ce contenu est fourni à titre d'information générale uniquement, peut ne pas être entièrement à jour et est fourni sans aucune garantie ni responsabilité.
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Le temps d'agence doit généralement être suivi à ces trois niveaux. Le niveau client soutient la rentabilité du compte, le niveau campagne ou projet soutient la revue budgétaire, et le niveau tâche explique où l'effort est allé. Une configuration utile permet à un designer, un stratège, un account manager et un réviseur financier de lire la même entrée sans demander de contexte.
Les activités facturables incluent généralement la stratégie approuvée par le client, la production créative, la configuration de campagne, la planification média, le reporting, les réunions client, les révisions et la gestion de projet liées à un périmètre contractuel. Le travail commercial interne, la formation, le recrutement, les opérations d'agence et l'administration générale doivent être suivis séparément, sauf si un contrat autorise spécifiquement la facturation de ce travail.
Les retainers nécessitent un suivi par rapport à un budget récurrent, et pas seulement un total mensuel de facture. Chaque entrée doit identifier le client, la période de retainer, le projet ou la campagne, la tâche, la personne et le statut facturable. Cette structure montre si l'agence reste dans le périmètre, approche de la limite convenue ou absorbe du travail supplémentaire qui devrait devenir une demande de changement.
Les agences américaines peuvent choisir toute méthode complète et précise pour suivre le temps des travailleurs non exemptés couverts. Pour les employés couverts par les dispositions de la FLSA relatives au salaire minimum ou aux heures supplémentaires, le registre de paie doit toujours indiquer les heures travaillées chaque jour ouvré et le total des heures travaillées chaque semaine de travail, même lorsque l'agence utilise des entrées de temps par projet pour la facturation client.
La FLSA n'exige pas de majoration pour heures supplémentaires uniquement pour le travail du samedi, du dimanche, d'un jour férié ou d'un jour de repos régulier. Les employés non exemptés couverts doivent recevoir une rémunération des heures supplémentaires pour les heures travaillées au-delà de 40 heures dans une semaine de travail fixe de 168 heures, à un taux qui ne peut être inférieur à une fois et demie le taux régulier, sauf si une autre loi, politique ou convention ajoute davantage.
Everhour Project Budgeting permet aux agences de suivre des budgets basés sur les heures ou sur l'argent lorsque les personnes enregistrent du temps sur le travail client. Les équipes peuvent utiliser des périodes budgétaires récurrentes pour les retainers, des budgets au niveau client sur plusieurs projets et des alertes de seuil à 75 %, 90 %, 100 % ou à des limites personnalisées avant que les problèmes de périmètre n'atteignent l'étape de la facture.
Suivez les heures d'agence approuvées par rapport aux budgets clients, aux retainers et aux règles de facturation. Everhour relie le temps de projet aux alertes budgétaires et à la visibilité des budgets au niveau client.
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