Everhour transforme le temps de coaching en rapports et en dossiers de facturation, tandis que les journaux propres aux coachs doivent toujours inclure les détails relatifs au client, à la session et au consentement.
Saisissez vos heures d'arrivée et de départ pour chaque jour. Les heures supplémentaires et le salaire brut sont calculés automatiquement.
| Jour | Arrivée | Début de pause | Fin de pause | Pause | Départ | Total |
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Le calculateur vous donne le chiffre — Everhour prend le relais.
Un clic et le chronomètre tourne. Démarrez un minuteur, ajoutez une entrée, modifiez les détails. C'est exactement la sensation que vous aurez dans Everhour.
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Les coachs ont besoin de plus qu'un total hebdomadaire. Un dossier de facturation exploitable distingue les sessions individuelles, les sessions de groupe ou d'équipe, le coaching interne, le coaching par un tiers, le travail pro bono et le travail rémunéré. Une session en temps réel de 60 minutes compte comme une heure de coaching client selon les règles d'expérience de l'ICF, tandis qu'une session de 30 minutes compte comme 0,5 heure. Le dossier doit rendre cette distinction claire avant qu'elle n'arrive sur une facture, un journal de certification ou une synthèse client.
L'objectif pratique est une trace claire de la session au paiement. Un coach qui facture un client en leadership peut enregistrer une session vidéo en direct, l'affecter à l'engagement client, la marquer comme payée, ajouter la date de la session et garder les notes séparées du contenu confidentiel du coaching. Les coachs qui fournissent aussi de la formation, du conseil, de la facilitation ou du mentorat ont besoin de catégories de type de service afin que les heures de coaching ne soient pas mélangées avec des services professionnels voisins.
Commencez par l'accord de coaching, car il définit la logique de facturation. Le Code de déontologie de l'ICF demande un accord de coaching avant le début du coaching, et l'accord doit couvrir les objectifs, la durée et la fréquence des sessions, les politiques de confidentialité, les conditions de paiement, les politiques d'annulation et les responsabilités. Ces champs structurent l'outil de suivi : client, dates d'engagement, durée de session, statut facturable, tarif, gestion des annulations et catégorie de paiement.
Les dossiers de coaching individuel doivent inclure le nom du client, ses coordonnées, les dates de début et de fin de la relation, ainsi que les heures rémunérées et pro bono. Les dossiers de coaching de groupe ou d'équipe doivent rester séparés du coaching individuel et inclure le nom et l'e-mail d'un participant, les dates d'engagement, les heures rémunérées et pro bono, et l'effectif. Pour une session de groupe d'une heure avec 15 personnes, l'ICF compte une heure de coaching, pas 15.
La plus grande erreur propre au coaching consiste à traiter chaque participant, client ou ligne de service comme le même type d'heure. Les sessions de groupe, le coaching interne, les dispositifs avec tiers et le troc peuvent tous relever du temps de coaching rémunéré selon les catégories de l'ICF, mais ils nécessitent des libellés qui expliquent la source du paiement et la relation. Une note générique comme « appel client » ne suffit pas lorsque vous devez ensuite séparer le travail direct avec le client du coaching organisationnel.
La confidentialité modifie aussi le dossier. L'ICF indique que les coachs doivent obtenir un consentement client documenté avant d'ajouter des informations client à un journal de coaching. Les clients internes ou tiers couverts par des politiques de confidentialité peuvent plutôt être vérifiés au moyen d'une lettre de référence organisationnelle. L'outil de suivi doit prendre en charge assez de détails pour prouver l'engagement sans exposer le contenu du coaching ni les identifiants du client au-delà du dossier consenti.
Un outil de suivi gratuit suffit lorsque vous avez besoin d'un total ponctuel pour une petite facture client ou d'un examen rapide des sessions de coaching de ce mois-ci. Il fonctionne mieux lorsque l'accord de facturation est simple, que la liste de clients est courte et que vous pouvez vérifier manuellement si chaque session est payée, pro bono, individuelle, de groupe, interne ou tierce avant d'envoyer la facture.
Un flux de travail géré devient nécessaire lorsque les sessions suivies alimentent les factures, les rapports, les journaux de certification et les analyses de rentabilité client. Everhour Reporting peut regrouper le temps de coaching par client, projet, membre, temps facturable, statut de facture et autres colonnes, puis exporter les rapports en CSV, Excel/XLSX ou PDF. Cela donne aux coachs une méthode répétable pour examiner le travail de coaching facturable sans reconstruire la même feuille de calcul à chaque cycle de facturation.
Ce contenu est fourni à titre d'information générale uniquement, peut ne pas être entièrement à jour et est fourni sans aucune garantie ni responsabilité.
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Les heures de coaching facturables sont les sessions ou services payés que vous avez l'intention de facturer dans le cadre de l'accord de coaching. Un coach peut aussi suivre séparément le coaching interne payé, le coaching par un tiers et le troc, car l'ICF les traite comme des catégories payées pour l'expérience de coaching. Les sessions pro bono doivent rester visibles mais séparées afin que les factures, les synthèses client et les dossiers de certification ne mélangent pas le temps payé et non payé.
L'accord de facturation détermine le montant facturé au client, mais le décompte des heures de coaching de l'ICF utilise la durée de la session, pas le nombre de participants. Une session de groupe d'une heure avec 15 personnes compte comme une heure de coaching. Les groupes de plus de 15 personnes ne comptent que si un co-coach est présent et que le temps est réparti entre les coachs. Gardez la quantité de facturation et la quantité d'heures de certification dans des champs séparés.
Une entrée utile inclut le client ou l'organisation, l'engagement, la date de session, le mode de prestation en direct, la durée de session, le statut payé ou pro bono, le type de service et le statut de facture. Les dossiers de clients individuels doivent aussi inclure les dates de début et de fin de la relation. Les dossiers de groupe ou d'équipe doivent inclure les dates d'engagement, un contact participant, les heures payées et pro bono, ainsi que l'effectif.
Les coachs peuvent suivre la formation, le conseil, la facilitation et le mentorat dans le même système si chaque service possède sa propre catégorie. L'étude mondiale 2025 de l'ICF sur le coaching indique que de nombreux coachs professionnels fournissent aussi ces services. Des catégories séparées gardent les factures claires et empêchent les journaux d'expérience de coaching d'absorber du travail qui ne remplit pas les conditions des heures de coaching client.
Les dossiers de facturation client ne remplacent pas les dossiers de paie de l'employeur. Pour les employés couverts par les dispositions de salaire minimum ou d'heures supplémentaires de la FLSA, les dossiers de l'employeur doivent inclure les heures travaillées chaque jour ouvré et le total des heures travaillées chaque semaine de travail. Les employés non exemptés couverts doivent recevoir une rémunération des heures supplémentaires pour les heures travaillées au-delà de 40 heures dans une semaine de travail fixe de 168 heures, à au moins 1,5 fois le taux normal.
Everhour Reporting permet aux coachs de créer des rapports avec plus de 45 colonnes, des regroupements, des filtres, des plages de dates et des exports en CSV, Excel/XLSX ou PDF. Un coach peut examiner le temps facturable par client, projet, membre, statut de facture, commentaires, coûts et champs budgétaires avant de préparer les factures ou d'analyser la rentabilité client.
Everhour relie le temps suivi à la génération de factures, afin que le temps de session approuvé puisse passer des dossiers de travail client à la facturation sans ressaisir les mêmes heures. Les coachs peuvent continuer à utiliser des projets autonomes ou des outils de projet pris en charge, puis utiliser le temps enregistré comme base pour les factures client.
Suivez les sessions de coaching approuvées par client et par engagement, puis utilisez Everhour Reporting pour examiner le temps facturable, exporter les dossiers et soutenir une facturation récurrente plus nette.
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