Les factures polonaises commencent par du temps facturable approuvé en PLN ; Everhour maintient une facturation basée sur les tarifs cohérente entre les projets et les personnes.
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Un total d'heures facturables répond à quatre questions pratiques : combien de temps est facturable, quel tarif s'applique à chaque catégorie de travail, quelle est la valeur nette de la facture en zloty polonais, et si la TVA doit être ajoutée. En Pologne, le calcul de base correspond au temps facturable multiplié par le tarif convenu, avec le zloty polonais indiqué par l'UE comme Polish Złoty PLN.
Le résultat compte avant d'envoyer une facture, de chiffrer un dossier, d'examiner des réductions de facturation ou de comparer les revenus encaissés au temps total travaillé. Il distingue aussi le travail facturable de l'administration interne. Si 29 heures sont facturables mais que 35 heures ont été travaillées, le total de la facture et le rendement horaire effectif répondent à des questions différentes.
Commencez par les heures facturables approuvées, et non par le temps calendaire ni par chaque entrée de feuille de temps. Regroupez les heures par tarif lorsque différents rôles, tâches ou lignes de contrat ont des prix différents. Par exemple, un projet de conseil logiciel à Varsovie comprend 18 heures d'architecture approuvées à 240 PLN par heure et 11 heures de support aux tests approuvées à 180 PLN par heure.
Le total net de main-d'œuvre est de 4 320 PLN plus 1 980 PLN, soit 6 300 PLN avant TVA. Si le même projet a pris 35 heures au total, dont six heures de coordination non facturables, le rendement effectif sur tout le temps de travail est de 180 PLN par heure avant TVA. Ce chiffre vous aide à évaluer les prix, mais ce n'est pas la base de facturation sauf si le contrat rend les 35 heures facturables.
Pour un service payant fourni en Pologne, la base imposable à la TVA est la contrepartie reçue ou due pour le service, y compris les frais accessoires mais hors TVA elle-même. Le taux normal de TVA en Pologne est de 23 %, les taux réduits étant réservés aux biens et services listés plutôt qu'au temps professionnel ordinaire. Sur un service taxable de 6 300 PLN, la TVA à 23 % est de 1 449 PLN, ce qui porte le total brut à 7 749 PLN.
La TVA n'est pas toujours ajoutée par chaque petit fournisseur. Une entreprise peut utiliser l'exonération personnelle de TVA en Pologne si les ventes taxables n'ont pas dépassé 200 000 PLN au cours de l'exercice précédent et ne devraient pas dépasser ce seuil pendant l'exercice en cours, sous réserve d'exclusions. L'exonération n'est pas disponible pour les services juridiques, les services de conseil autres que certains services de conseil agricole spécifiés, les services de bijouterie, ou le recouvrement de créances, y compris l'affacturage.
La Pologne ne prescrit pas d'incrément national unique de 6 minutes ou 15 minutes pour le temps professionnel. L'arrondi est fixé par le contrat ou par une convention au niveau de la profession, de sorte que la facture doit correspondre aux conditions de la mission. Une erreur courante consiste à arrondir chaque entrée à la hausse avant examen, puis à ajouter la TVA sur une base gonflée. Appliquez l'incrément convenu de manière cohérente, approuvez le temps facturable, puis calculez la TVA sur la contrepartie nette.
Les délais de paiement influencent aussi le calendrier de trésorerie. Pour les transactions commerciales où une entité publique est le débiteur, la Pologne plafonne le délai de paiement à 30 jours à compter de la réception de la facture, hors entités médicales. Pour les transactions commerciales asymétriques où une PME est le créancier et une grande entreprise est le débiteur, le plafond est de 60 jours. Entre entreprises comparables, les délais supérieurs à 60 jours peuvent être contestés, et le débiteur doit prouver qu'ils ne sont pas manifestement abusifs.
Un calculateur suffit pour une estimation ponctuelle, une facture brouillon ou une vérification rapide de la TVA lorsque les heures et les tarifs sont déjà approuvés. Il vous donne l'arithmétique : main-d'œuvre nette, TVA, montant brut et rendement effectif. Il ne conserve pas la piste d'approbation, l'historique des tarifs, les exclusions non facturables ni le statut de la facture après que le nombre a été copié ailleurs.
Un workflow géré convient mieux lorsque plusieurs personnes facturent à des tarifs différents, que des dérogations par projet s'appliquent, ou que le travail plus ancien doit conserver son tarif d'origine après un changement de prix. Everhour sépare les coûts et les tarifs facturables, prend en charge les valeurs par défaut par personne et les dérogations par projet, conserve l'historique daté des tarifs et peut valoriser le travail facturable par projet, membre ou tâche.
Ce contenu est fourni à titre d'information générale uniquement, peut ne pas être entièrement à jour et est fourni sans aucune garantie ni responsabilité.
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Multipliez les heures facturables approuvées par le tarif en PLN convenu pour chaque rôle, tâche ou ligne de projet. Additionnez les totaux de ligne pour obtenir la valeur nette du service. Si le fournisseur est assujetti à la TVA et non exonéré, calculez la TVA sur la contrepartie hors TVA elle-même, puis ajoutez la TVA pour obtenir le total brut client.
Le taux normal de TVA en Pologne est de 23 %. Les taux réduits sont réservés aux biens et services listés plutôt qu'au temps professionnel ordinaire. Un fournisseur utilisant l'exonération personnelle de TVA en Pologne n'ajoute pas la TVA tant qu'il est éligible, mais cette exonération a un seuil de ventes taxables de 200 000 PLN et ne s'applique pas aux services exclus tels que les services juridiques et de conseil.
Aucun incrément de facturation légal national de 6 minutes, 15 minutes ou une heure n'est prescrit pour le temps professionnel en Pologne. L'incrément de facturation provient du contrat, de la lettre de mission ou d'une convention au niveau de la profession. Utilisez l'incrément convenu avant de calculer les honoraires nets, et ne changez pas de méthode d'arrondi au sein de la même période de facturation.
Pour les transactions commerciales où une entité publique est le débiteur, la Pologne plafonne le délai de paiement à 30 jours à compter de la réception de la facture, hors entités médicales. Lorsqu'une PME est le créancier et une grande entreprise est le débiteur, le plafond est de 60 jours. Entre entreprises comparables, les délais supérieurs à 60 jours exigent une justification d'équité s'ils sont contestés.
L'erreur la plus coûteuse consiste à ajouter 23 % de TVA à la mauvaise base. La TVA est calculée sur la contrepartie du service payant, hors TVA elle-même. Cela signifie que vous approuvez d'abord le temps facturable, appliquez les tarifs et l'arrondi convenus, ajoutez les éventuels frais accessoires taxables, puis seulement ensuite calculez la TVA lorsque le fournisseur n'est pas exonéré.
Everhour sépare les coûts internes des tarifs facturables destinés aux clients, afin que les rapports puissent calculer le coût de main-d'œuvre, les revenus et le profit. Les membres peuvent avoir des tarifs facturables par défaut, les projets peuvent remplacer ces tarifs, et les changements de tarifs datés préservent les calculs plus anciens lorsque les prix changent en cours de mission.
Everhour transforme le temps facturable suivi et les dépenses en factures client en calculant les montants à partir des tarifs, du temps et des dépenses facturables, tout en excluant le travail non facturable. Les données de facture peuvent être regroupées par projet, tâche, personne, date ou autre ventilation disponible avant export vers des outils comptables.
Suivez le temps facturable approuvé en PLN avec des tarifs datés et des dérogations par projet. Everhour maintient l'historique des tarifs connecté aux rapports et à la facturation, afin que les totaux de facturation restent cohérents.
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