Excel peut chiffrer les lignes de temps approuvées en USD ; Everhour ajoute la budgétisation de projet pour les travaux clients de plus longue durée.
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Une feuille de facturation client dans Excel répond à une question pratique de facturation : quelle quantité de travail client approuvé doit être facturée à partir des lignes de temps dont vous disposez. Les colonnes habituelles sont la date, la personne, la tâche, l'heure de début, l'heure de fin, le statut facturable, le tarif de facturation, les heures facturables arrondies et le montant de ligne. Excel gère bien cela lorsque l'export source est cohérent et que chaque ligne correspond à un client, un projet ou une période de facturation.
Excel importe les exports de temps .csv et .txt sous forme de données de feuille de calcul, mais l'analyse des dates et des heures suit les paramètres de format par défaut actuels, sauf si vous utilisez les contrôles d'importation. C'est important, car Excel stocke les heures comme des fractions décimales d'une journée. Une valeur de début et une valeur de fin peuvent être soustraites, mais le résultat doit être multiplié par 24 pour devenir des heures facturables.
Le calcul de facturation de base correspond aux heures facturables approuvées multipliées par le tarif horaire, puis additionnées par client, projet ou facture. Dans Excel, les heures écoulées suivent la forme `(end_time - start_time) * 24`. Si une ligne n'est pas facturable, une formule `IF` peut renvoyer zéro pour le montant facturable, ou `SUMIFS` peut totaliser uniquement les lignes où l'indicateur facturable correspond aux critères de la facture.
Par exemple, un projet de reporting client comprend 17 heures d'analyse approuvées à 185 $ par heure et 29 heures de production approuvées à 120 $ par heure. La ligne d'analyse est de 3 145 $, la ligne de production est de 3 480 $, et le montant facturable avant taxes est de 6 625 $. Si un État ou une localité des États-Unis taxe ce service, ajoutez séparément la saisie de taxe propre à la juridiction ; les États-Unis n'ont pas de TVA/GST fédérale ni de taux national de taxe sur les ventes.
Les feuilles de facturation Excel échouent lorsque des hypothèses cachées se trouvent dans des formules copiées. Si votre politique arrondit chaque entrée vers le haut, utilisez une règle de la forme `CEILING.MATH(hours, increment)`, par exemple 0,25 heure pour une facturation par tranche de 15 minutes. Si votre politique arrondit à l'incrément le plus proche, utilisez `MROUND(hours, increment)`. Ne mélangez pas les deux méthodes dans la même période de facturation, sauf si le contrat client le prévoit.
La feuille a également besoin d'une limite pour les exports longs. Une seule feuille de calcul Excel est limitée à 1 048 576 lignes et 16 384 colonnes, donc les très grands fichiers de saisies de temps nécessitent un fractionnement, un filtrage ou un autre processus de reporting. Pour le temps écoulé sur des dates et heures complètes, utilisez un affichage en heures cumulées tel que `[h]:mm` afin que les totaux supérieurs à 24 heures ne reviennent pas en heure d'horloge.
Une feuille Excel ponctuelle suffit lorsque les lignes sources sont propres, que la table des tarifs est courte, que le client accepte la politique d'arrondi et qu'une seule personne vérifie la facture. Enregistrez le fichier d'importation, conservez le classeur utilisé pour le calcul et documentez le tarif et l'incrément de facturation. Cela vous donne une piste d'audit pratique pour un cycle de facturation simple.
Un flux de travail géré est préférable lorsque les budgets, les approbations, les périodes récurrentes ou les limites au niveau client déterminent la facture. Everhour Project Budgeting suit les budgets en temps et en argent au fur et à mesure que le travail est enregistré, prend en charge les périodes budgétaires récurrentes et peut envoyer des alertes de seuil avant qu'un projet n'atteigne son plafond. Cela réduit la nécessité de reconstruire les contrôles budgétaires à partir de fichiers Excel séparés une fois le travail déjà effectué.
Ce contenu est fourni à titre d'information générale uniquement, peut ne pas être entièrement à jour et est fourni sans aucune garantie ni responsabilité.
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Utilisez une ligne par saisie de temps ou ligne de facturation, avec des colonnes pour la date, le client, le projet, la tâche, la personne, l'heure de début, l'heure de fin, le statut facturable, le tarif de facturation, les heures facturables arrondies et le montant de ligne. Ajoutez une taxe uniquement lorsque le service est taxable dans l'État ou la localité spécifique. Gardez les notes de tarif et la politique d'arrondi visibles dans le classeur.
Excel stocke les heures comme des fractions décimales d'une journée, donc la formule de durée suit `(end_time - start_time) * 24`. Pour des valeurs complètes de date et d'heure, soustrayez le début de la fin et affichez les totaux écoulés avec `[h]:mm`. Cela évite que des totaux sur plusieurs jours ou avec beaucoup d'heures apparaissent comme une heure d'horloge ordinaire.
Conservez les lignes non facturables lorsque vous avez besoin de visibilité sur l'utilisation, la réduction de valeur ou la rentabilité du projet. Marquez-les avec un indicateur facturable et renvoyez zéro dans le montant de la facture, ou excluez-les des totaux de facture avec `SUMIFS`. Les supprimer rend la facture plus claire, mais retire le contexte nécessaire à la revue interne.
La plus grande décision d'arrondi est l'arrondi vers le haut par rapport à l'arrondi à l'incrément le plus proche. `CEILING.MATH(hours, 0.25)` arrondit toujours une saisie de temps à l'unité suivante de 15 minutes, tandis que `MROUND(hours, 0.25)` arrondit à l'unité de 15 minutes la plus proche. Le bon choix est celui indiqué dans l'accord client ou la politique de facturation.
Non. Les États-Unis n'ont pas de TVA/GST fédérale ni de taux national de taxe sur les ventes pour le temps professionnel facturé. Le traitement de la taxe sur les ventes relève des États et des localités, et les services sont taxés différemment selon la juridiction. Utilisez une saisie de taxe spécifique uniquement lorsque le service est taxable pour ce lieu client et ce scénario de facturation.
Everhour Project Budgeting suit les budgets fondés sur les heures et sur l'argent pendant que les personnes enregistrent le temps, avec des périodes budgétaires récurrentes et des alertes par e-mail de seuil. Les équipes peuvent surveiller l'utilisation du budget au niveau client ou projet avant la préparation de la facture, au lieu de découvrir les dépassements après avoir exporté les lignes de temps vers Excel.
Utilisez Excel pour les calculs de facture ponctuels, puis suivez les limites clients continues là où le travail se déroule. Everhour Project Budgeting rend la progression du budget visible au fur et à mesure que le temps est enregistré.
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