Everhour transforme le temps client suivi en totaux prêts à facturer, mais des montants exacts commencent toujours par des heures et des tarifs propres.
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Un calcul de facturation horaire répond à une question pratique : combien faut-il facturer au client pour le travail facturable approuvé. Le résultat de base vient de la multiplication des heures facturables par le tarif horaire convenu. Si un projet utilise plusieurs rôles, personnes, types de tâches ou tarifs par dossier, chaque ligne a besoin de ses propres heures et de son propre tarif avant l'addition des sous-totaux.
Le calcul montre aussi ce qui n'est pas inclus. Le temps administratif non facturable, les réunions internes, les ajustements à la baisse, les remises et les dépenses doivent rester séparés, sauf si l'accord client indique qu'ils doivent figurer sur la facture. Aux États-Unis, les totaux de facturation horaire sont normalement indiqués en dollars américains, et toute entrée fiscale d'État ou locale intervient après confirmation que le service est taxable dans cette juridiction.
La plupart des erreurs de facturation horaire commencent avant la formule. Si le contrat facture par incréments de 0,1 heure, une saisie de 7 minutes s'arrondit différemment de ce qu'elle ferait avec un incrément de 15 minutes. L'unité de facturation doit correspondre à la lettre de mission, à l'énoncé des travaux, au contrat client ou à la politique du cabinet avant de multiplier par le tarif.
L'arrondi doit être appliqué de manière cohérente à chaque saisie de temps ou ligne approuvée, selon la politique de facturation. Le temps reconstitué est plus risqué que la capture basée sur un minuteur, car de petites estimations s'accumulent sur des dizaines de saisies. Un projet avec 38 saisies arrondies incorrectement de 3 minutes chacune crée 114 minutes supplémentaires, soit 1,9 heure, avant l'application de tout tarif.
La formule de base est : heures facturables × tarif horaire = total de la ligne. Pour plusieurs tarifs, calculez chaque ligne séparément, puis additionnez les totaux des lignes. Si des ajustements à la baisse ou des remises s'appliquent, soustrayez-les avant de finaliser le montant dû. Les dépenses, les taxes et les conditions de paiement doivent être traitées comme des champs de facture séparés, et non masqués dans le tarif horaire.
Par exemple, une revue des opérations client comprend 21 heures de conseil approuvées à 140 $ par heure et 13 heures approuvées de revue de conformité à 95 $ par heure. La ligne de conseil est de 2 940 $, et la ligne de conformité est de 1 235 $. Le total de facturation horaire avant taxes est de 4 175 $ avant les dépenses, les remises ou le traitement fiscal propre à la juridiction.
Un calcul ponctuel suffit lorsque vous avez les heures finales approuvées, un ou deux tarifs, aucune saisie contestée et aucun besoin de conserver une piste d'audit de facturation. Il fonctionne pour vérifier un brouillon de facture, estimer un petit projet ou confirmer le montant attendu par un client avant la préparation de la facture.
Un flux de travail géré est préférable lorsque la facturation dépend d'une capture continue du temps, d'indicateurs facturables et non facturables, d'approbations, de dépenses et du statut des factures. Everhour Billing & Invoicing convertit le temps facturable suivi et les dépenses en factures, calcule les montants à partir des tarifs tout en excluant les tâches non facturables, et peut exporter les factures vers QuickBooks Online, Xero ou FreshBooks.
Ce contenu est fourni à titre d'information générale uniquement, peut ne pas être entièrement à jour et est fourni sans aucune garantie ni responsabilité.
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Vous avez besoin des heures facturables approuvées, du tarif horaire applicable, de l'incrément de facturation et de tout ajustement à la baisse, remise ou exclusion non facturable. Pour les factures aux États-Unis, utilisez les dollars américains et ajoutez une entrée fiscale d'État ou locale uniquement lorsque le service facturé est taxable dans la juridiction concernée.
Utilisez les heures facturables approuvées pour le montant facturé au client. Les heures travaillées peuvent inclure la planification interne, les tâches administratives, la formation ou d'autres temps qui ne doivent pas être facturés. Garder le temps travaillé séparé du temps facturable protège les rapports d'utilisation et empêche le travail non facturable de gonfler le total de la facture.
Les taxes viennent après le sous-total de facturation horaire. Les États-Unis n'ont pas de TVA/GST fédérale ni de taux national de taxe sur les ventes pour le temps professionnel facturé. Le traitement fiscal est déterminé au niveau des États et des collectivités locales, donc une facture américaine n'a besoin d'une entrée fiscale propre à la juridiction que lorsque ce service est taxable.
Le tarif horaire est le prix attribué au travail facturable, par exemple 140 $ par heure. Le taux de facturation effectif compare le revenu facturé au temps de travail total. Si le travail non facturable, les ajustements à la baisse ou les montants de factures impayées sont inclus dans le dénominateur, le taux effectif descend sous le tarif horaire indiqué.
Oui. Calculez chaque catégorie de tarif comme sa propre ligne, puis additionnez les totaux des lignes. Une seule facture peut inclure du temps d'associé principal, du temps de collaborateur, du temps de conseil, du travail de support ou des tarifs basés sur les tâches, tant que l'accord client ou la politique de facturation prend en charge ces tarifs distincts.
Everhour Billing & Invoicing convertit le temps facturable suivi et les dépenses en factures, calcule les montants des factures à partir des tarifs et exclut les tâches non facturables des totaux facturables. Les factures peuvent être personnalisées et exportées vers QuickBooks Online, Xero ou FreshBooks, avec le statut de facture synchronisé vers Everhour.
Suivez le temps facturable, excluez les tâches non facturables, appliquez les tarifs et transférez les montants approuvés dans les factures client avec Everhour Billing & Invoicing.
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