La facturation des déplacements dépend des conditions du client, des règles applicables aux services taxables et de relevés de temps clairs. Everhour garde les heures approuvées liées aux projets.
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La facturation du temps de déplacement répond à une question précise : quelle part du temps passé à se rendre sur des lieux de travail client, à en revenir ou à se déplacer entre eux doit figurer sur la facture. La réponse vient du contrat, de la lettre de mission, du bon de commande ou de la politique de facturation du client. Certains clients approuvent les déplacements au taux de travail complet, certains utilisent un taux de déplacement réduit, et certains excluent entièrement le temps assimilable à un trajet domicile-travail.
Le calcul doit séparer trois chiffres : les heures de service approuvées, les heures de déplacement approuvées et les déplacements non facturables. Cette séparation compte, car un client peut accepter le temps de travail mais refuser un déplacement qui n'a pas été approuvé au préalable. Pour les factures américaines, les totaux sont normalement indiqués en dollars américains. Il n'existe pas de TVA/GST fédérale ; toute entrée fiscale relève de la règle étatique ou locale applicable lorsque le service est taxable.
Commencez par la règle de facturation avant de multiplier les heures. Une règle claire indique si le déplacement est facturé au taux horaire standard, à un taux réduit, sous forme de frais de trajet forfaitaires, ou exclu sauf si le client l'a approuvé à l'avance. Pour les avocats dans de nouvelles relations client-avocat aux États-Unis, la règle modèle 1.5 de l'ABA exige que l'étendue de la représentation et la base ou le taux des honoraires et des dépenses soient communiqués par écrit, sous réserve de son exception limitée pour les faibles coûts.
Une erreur fréquente consiste à mélanger les frais de déplacement avec le temps de déplacement. Six heures en transit et un billet d'avion de 340 $ sont des lignes de facture différentes, sauf si le contrat client les combine. Le temps de déplacement est une charge de main-d'œuvre. Les billets d'avion, l'hébergement, le kilométrage, le stationnement ou les repas sont des remboursements de dépenses ou des éléments refacturés selon l'accord. Gardez-les séparés afin que les réductions, les taxes et les approbations ne déforment pas le total de main-d'œuvre.
Utilisez cette formule : billable travel amount = approved travel hours × travel billing rate. Ajoutez ensuite approved work amount = approved work hours × work billing rate. Si le déplacement est facturé en pourcentage du taux standard, convertissez le pourcentage en taux de déplacement avant de multiplier. Un taux standard de 160 $ facturé à 50 % crée un taux de déplacement de 80 $.
Par exemple, un consultant a 14 heures de service sur site approuvées à 160 $ par heure et 6 heures de déplacement approuvées facturées à 50 % du taux de service. Les frais de service sont de 2 240 $. Le taux de déplacement est de 80 $ par heure, donc le déplacement ajoute 480 $. Le total de main-d'œuvre avant taxe est de 2 720 $. Ajoutez une taxe étatique ou locale uniquement lorsque le service et la juridiction spécifiques l'exigent.
Les États-Unis n'ont pas un taux national unique de taxe sur les ventes pour le temps professionnel. Le traitement étatique et local détermine si les services facturés sont taxables. Par exemple, la taxe sur les recettes brutes du Nouveau-Mexique inclut la prestation de services au Nouveau-Mexique, avec des taux combinés qui varient selon l'emplacement de l'entreprise de 5,125 % à 8,6875 %. Le Texas taxe les services taxables à un taux étatique de 6,25 %, avec des ajouts locaux jusqu'à un taux combiné de 8,25 %.
Le calendrier de paiement dépend également du payeur et du contrat. Pour les factures fournisseurs d'agences fédérales, les règles Prompt Payment rendent généralement le paiement exigible à la date du contrat, selon les conditions d'escompte acceptées, une règle de paiement accéléré ou 30 jours calendaires après réception d'une facture conforme. Pour les factures ordinaires de clients privés, utilisez les conditions de paiement de l'accord signé ou les conditions de facture, et non la règle des agences fédérales.
Un calcul ponctuel suffit lorsque vous avez un seul déplacement, une seule règle de déplacement approuvée par le client, un seul taux horaire et aucun différend d'approbation. Indiquez sur la facture les heures de service, les heures de déplacement, le taux de déplacement, les dépenses, le traitement fiscal et les conditions de paiement. Conservez les relevés sources, car la facturation du déplacement est facile à contester lorsque l'itinéraire, l'objectif ou la piste d'approbation n'est pas clair.
Un workflow géré est préférable lorsque les déplacements concernent plusieurs projets, employés, types de tâches ou contrats clients. Everhour peut placer des contrôles de suivi dans les outils de projet pris en charge, synchroniser les métadonnées de projet et de tâche, exposer les minuteurs et les timesheets dans ces workflows, et garder le contexte budgétaire visible. Cela donne à la personne chargée de la facturation un transfert plus propre que de reconstruire les déplacements à partir de notes de calendrier après le trajet.
Ce contenu est fourni à titre d'information générale uniquement, peut ne pas être entièrement à jour et est fourni sans aucune garantie ni responsabilité.
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Oui. Le contrat, la lettre de mission, le bon de commande ou la politique de facturation du client peut définir un taux de déplacement distinct. Une structure courante consiste à appliquer le taux complet au travail client et un pourcentage réduit au déplacement. Écrivez clairement la base du taux, puis calculez le déplacement comme les heures de déplacement approuvées multipliées par ce taux de déplacement.
Non. Le temps de déplacement est une charge de main-d'œuvre basée sur des heures et un taux. Les frais de déplacement sont des coûts tels que les billets d'avion, l'hébergement, le kilométrage, le stationnement ou les repas. Les combiner rend plus difficile l'examen des approbations, l'application de réductions et la détermination de l'incidence éventuelle des règles fiscales étatiques ou locales sur la partie service.
Il n'existe pas de TVA/GST fédérale ni de taux national de taxe sur les ventes pour le temps professionnel facturé aux États-Unis. Les règles étatiques et locales décident si un service est taxable et quel taux s'applique. Ajoutez une entrée fiscale propre à la juridiction uniquement lorsque le service facturé est taxable selon la règle applicable.
Approuvez l'objectif du déplacement, la destination, le temps attendu, le taux de facturation, les catégories de dépenses et tout plafond avant le début du déplacement. Après le déplacement, approuvez les heures de déplacement réelles séparément des heures de travail. Cela évite qu'un client accepte le travail du projet tout en contestant la partie déplacement de la facture.
Le calendrier de paiement compte lorsque le contrat client ou le type de payeur fixe une date d'échéance. Pour les factures fournisseurs d'agences fédérales, les règles Prompt Payment utilisent généralement la date du contrat, les conditions d'escompte acceptées, une règle de paiement accéléré ou 30 jours calendaires après réception d'une facture conforme. Le calendrier des clients privés suit les conditions de facture convenues.
Everhour s'intègre aux principaux outils de gestion de projet et de comptabilité, en ajoutant des contrôles de suivi dans les workflows pris en charge et en synchronisant les métadonnées de projet et de tâche. Les équipes peuvent enregistrer le temps lié aux déplacements dans le bon contexte de projet au lieu de déplacer des entrées entre des feuilles de calcul déconnectées et des brouillons de factures.
Oui. Everhour prend en charge le temps facturable et non facturable grâce au statut de facturation du projet et aux contrôles non facturables au niveau des tâches. Dans un projet facturable, une tâche de déplacement peut être marquée comme non facturable afin que son temps reste visible dans les rapports sans augmenter le total facturable du client.
Suivez le temps de déplacement là où le travail de projet a déjà lieu. Everhour relie le suivi du temps intégré, le contexte de projet, les timesheets et les transferts comptables afin que les heures de déplacement approuvées passent proprement dans la facturation.
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