Une petite vérification des heures facturables nécessite un temps propre, des taux et des arrondis. Everhour transforme ces données en données de facturation prêtes pour les rapports.
Suivez le temps facturable et non facturable et voyez en quelques secondes votre taux d'utilisation réel et votre potentiel de revenus.
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Les heures suivies se transforment directement en une facture soignée — sans copier-coller, sans calcul manuel.
Un calcul léger des heures facturables répond à une question immédiate : quelle est la valeur de facture du temps approuvé au taux de facturation convenu. Il fonctionne mieux lorsque vous savez déjà quelles entrées sont facturables, quel taux s'applique et si le temps doit être arrondi à un incrément de facturation avant la tarification. Le résultat est un montant de main-d'œuvre avant taxes en USD, sauf si un autre accord client indique le contraire.
Le calcul ne décide pas si une tâche doit être facturée, si une réduction est appropriée ou si une taxe d'État ou locale s'applique. Les États-Unis n'ont pas de TVA/TPS fédérale ni de taux national de taxe de vente pour le temps professionnel. Si un service est taxable dans la juridiction concernée, ajoutez la saisie correcte de taxe d'État ou locale après le sous-total de main-d'œuvre.
La formule de base est le nombre d'heures facturables multiplié par le taux de facturation. Si différents types de travail, personnes ou tâches utilisent différents taux, calculez chaque ligne séparément et additionnez les résultats. Arrondissez d'abord le temps lorsque l'accord client utilise des incréments tels que 0,1 heure ou 15 minutes, car tarifer des entrées non arrondies puis arrondir le total modifie la valeur de la facture.
Par exemple, un projet d'audit client comporte 37 heures d'analyse approuvées à 150 $ par heure et 11 heures de QA approuvées à 110 $ par heure. La ligne d'analyse équivaut à 5 550 $, et la ligne de QA équivaut à 1 210 $. Le sous-total de main-d'œuvre est de 6 760 $ avant les réductions, les dépenses, les taxes propres à la juridiction ou les encaissements. Si le client approuve une réduction de 260 $, le montant de main-d'œuvre facturé devient 6 500 $.
Un calcul léger est utile lorsque la mission comporte quelques entrées, une période de facturation et aucun litige sur le statut facturable. Il ne doit demander que les données qui changent la réponse : heures facturables approuvées, taux, incrément d'arrondi, réductions et toute saisie de taxe propre à la juridiction. Des champs supplémentaires ralentissent une vérification rapide sans améliorer le sous-total.
L'erreur courante consiste à traiter le temps travaillé, le temps facturable, le temps facturé et la valeur encaissée comme le même nombre. Le temps travaillé inclut l'activité interne. Le temps facturable est approuvé pour la facturation client. Le temps facturé est ce qui apparaît sur la facture après les réductions. La valeur encaissée est ce que le client paie réellement. Une vérification légère est plus solide lorsqu'elle calcule l'un de ces nombres et l'étiquette clairement.
Un calculateur ponctuel suffit pour une vérification rapide de devis, un petit périmètre fixe ou un examen d'une seule facture. Il ne suffit pas lorsque plusieurs personnes saisissent du temps, que les taux changent selon le projet, que les entrées nécessitent une approbation ou que les clients demandent un détail ligne par ligne. À ce stade, le calcul devient partie d'un flux de facturation, et non une étape arithmétique autonome.
Everhour s'intègre au côté géré de ce flux en transformant le temps saisi en rapports personnalisables avec des colonnes pour le temps facturable, le temps non facturable, le montant facturable, le coût, le statut de facture, le projet, le client, la tâche et le membre. Cela donne aux managers une manière répétable d'examiner les mêmes données de facturation avant qu'elles ne deviennent des totaux destinés au client.
Ce contenu est fourni à titre d'information générale uniquement, peut ne pas être entièrement à jour et est fourni sans aucune garantie ni responsabilité.
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Utilisez les heures facturables approuvées, le taux de facturation applicable, l'incrément de facturation et toute réduction ou tout ajustement. Ajoutez une taxe propre à la juridiction uniquement lorsque le service est taxable selon les règles d'État ou locales pertinentes. N'ajoutez pas de ligne de TVA/TPS fédérale pour un total d'heures facturables aux États-Unis, car les États-Unis n'ont pas de TVA/TPS fédérale.
Arrondissez chaque entrée de temps avant de la multiplier par le taux lorsque l'accord client facture par incréments. Par exemple, une entrée de 7 minutes facturée par incréments de 0,1 heure devient 0,2 heure avant la tarification. Arrondir uniquement le total mensuel final peut sous-estimer ou surestimer la facture par rapport à un arrondi au niveau des entrées.
Les heures travaillées mesurent le travail effectué. Les heures facturables mesurent le temps facturable au client après exclusions, tâches non facturables et approbation. Les mélanger gonfle la valeur de la facture et masque les problèmes d'utilisation. Gardez séparés le temps administratif non facturable, les réunions internes et les réductions afin que le sous-total de la facture corresponde à l'accord client.
Le sous-total de main-d'œuvre est séparé de la taxe. Les États-Unis n'ont pas de TVA/TPS fédérale ni de taux national unique de taxe de vente pour le temps professionnel facturé. La taxe de vente et le traitement des recettes brutes relèvent des États et des autorités locales. Utilisez une saisie de taxe propre à la juridiction uniquement lorsque le service est taxable dans le lieu qui régit la facture.
Le calendrier de paiement ne change pas le sous-total initial des heures facturables. Il compte après l'émission d'une facture, en particulier pour les factures de fournisseurs d'agences fédérales. Selon les règles de Prompt Payment, le paiement est généralement dû à la date du contrat, selon les conditions de remise acceptées, selon une règle de paiement accéléré ou 30 jours calendaires après réception d'une facture correcte.
Everhour Reporting permet aux administrateurs de créer des rapports avec plus de 45 colonnes, notamment le temps facturable, le temps non facturable, le montant facturable, le coût, le statut de facture, le projet, le client, la tâche et le membre. Les rapports peuvent être filtrés, groupés, exportés ou planifiés par e-mail pour des examens de facturation récurrents.
Everhour Billing & Invoicing peut générer des factures à partir du temps facturable et des dépenses non facturés, avec des lignes groupées par projet, tâche, personne, date ou autres ventilations disponibles. Le travail non facturable reste exclu des montants de facture.
Utilisez un calcul léger pour les vérifications ponctuelles, puis déplacez les examens récurrents dans Everhour Reporting afin que le temps approuvé, les taux de facturation et le statut de facture restent visibles avant la facturation client.
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