Everhour transforme le travail client suivi en factures, tandis que la répartition des heures montre ce qui a généré du revenu et ce qui est resté interne.
Suivez le temps facturable et non facturable et voyez en quelques secondes votre taux d'utilisation réel et votre potentiel de revenus.
Heures de travail sur la période
Administration, réunions, travail interne
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Les heures suivies se transforment directement en une facture soignée — sans copier-coller, sans calcul manuel.
Le calcul sépare le travail facturable au client du temps qui soutient l'entreprise mais n'a pas sa place sur une facture client. Il répond à trois questions pratiques : combien d'heures sont facturables, combien ne le sont pas, et quel montant en dollars provient de la partie facturable. Cette répartition est importante pour les freelances, les agences, les consultants et les cabinets d'avocats, car le total des heures seul ne montre pas la capacité de revenu.
Le résultat comprend généralement les heures facturables, les heures non facturables, le total des heures suivies, le pourcentage facturable et le montant facturable en USD. Pour le travail aux États-Unis, il n'existe pas de TVA/GST fédérale ni de taux national de taxe sur les ventes pour le temps professionnel facturé. Si un service est taxable, utilisez l'entrée fiscale propre à l'État et à la juridiction locale après le calcul du montant facturable hors taxe.
Commencez par étiqueter chaque entrée de temps selon son objectif. La livraison client, le travail de projet approuvé, les consultations, la rédaction, la mise en œuvre, la revue et le support direct sont généralement facturables lorsque l'accord client les autorise. Les réunions internes, les appels commerciaux, la formation, le nettoyage administratif, le travail de proposition et la correction d'erreurs évitables sont généralement non facturables. Le contrat, l'énoncé des travaux, la lettre d'engagement ou la politique du cabinet contrôle la classification finale.
Ne traitez pas le temps non facturable comme une remise. Une remise réduit le prix d'un travail qui était autrement facturable ; le temps non facturable n'entre jamais dans la charge client dès le départ. Pour les avocats américains, l'ABA Model Rule 1.5 exige que l'étendue de la représentation et la base ou le taux des honoraires et dépenses soient communiqués par écrit pour les nouvelles relations client-avocat, sous réserve de l'exception limitée de faible coût prévue par la règle.
La formule de base est simple : montant facturable = heures facturables × taux de facturation. Lorsque plusieurs taux s'appliquent, calculez chaque groupe de taux séparément, puis additionnez les résultats. Pourcentage facturable = heures facturables ÷ total des heures suivies × 100. Le total des heures suivies inclut à la fois le travail facturable et non facturable, de sorte que le pourcentage montre quelle part du temps enregistré peut devenir un revenu client.
Par exemple, une mise en œuvre client comprend 18 heures de stratégie approuvées à 180 $ par heure et 24 heures de production approuvées à 125 $ par heure. Le montant facturable est de 3 240 $ plus 3 000 $, soit 6 240 $. Si le même projet inclut aussi 14 heures internes non facturables, le temps total suivi est de 56 heures. Le pourcentage facturable est de 42 ÷ 56 × 100, soit 75 %.
Un calcul ponctuel suffit lorsque vous avez un journal de temps court, un seul client, des libellés facturables clairs et aucun transfert vers approbation ou facturation. Cela fonctionne aussi pour vérifier si un projet à forfait est resté proche de la répartition attendue entre travail client et support interne. Conservez les entrées sources, les taux et les exclusions associés au calcul afin que le total de la facture puisse être expliqué plus tard.
Un flux de travail géré est préférable lorsque plusieurs personnes enregistrent du temps, que les taux diffèrent selon la personne ou la tâche, que les entrées nécessitent une approbation, ou que le travail facturé doit passer en comptabilité. Everhour Billing & Invoicing convertit le temps facturable suivi et les dépenses en factures, calcule les montants des factures à partir des taux tout en excluant les tâches non facturables, et exporte les factures vers QuickBooks Online, Xero ou FreshBooks avec synchronisation du statut vers Everhour.
Ce contenu est fourni à titre d'information générale uniquement, peut ne pas être entièrement à jour et est fourni sans aucune garantie ni responsabilité.
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Examinez chaque entrée de temps par rapport à l'accord client, à la politique du projet ou aux conditions d'engagement. Marquez le travail de livraison autorisé par le client comme facturable et le travail de support interne comme non facturable. Additionnez ensuite chaque groupe séparément. Ne classez pas le temps uniquement selon la personne qui l'a effectué ; l'objectif de la tâche et les conditions de facturation déterminent si l'entrée appartient à la charge client.
Utilisez heures facturables ÷ total des heures suivies × 100. Le total des heures suivies inclut les entrées facturables et non facturables. Si un projet compte 42 heures facturables et 14 heures non facturables, le temps total suivi est de 56 heures et le pourcentage facturable est de 75 %. Ce pourcentage est une mesure de type utilisation, pas la même chose que le revenu encaissé.
Les ajustements s'appliquent après l'identification du temps facturable. Si 10 heures sont facturables à 150 $ par heure, la valeur avant ajustement est de 1 500 $. Si la facture est réduite à 1 200 $, le temps facturable reste de 10 heures, mais le montant facturé et le taux de réalisation changent. Gardez séparés la classification, la tarification et les réductions.
Facturez le temps de gestion de projet interne uniquement lorsque l'accord client, l'énoncé des travaux ou les conditions d'engagement l'autorisent. Le travail de coordination peut être facturable sur certains projets de services professionnels et non facturable sur d'autres. Étiquetez-le de manière cohérente, car déplacer la coordination interne dans les totaux facturables sans justification gonfle la facture et fausse l'utilisation.
Il n'existe pas de TVA/GST fédérale ni de taux unique national de taxe sur les ventes aux États-Unis. Le traitement de la taxe sur les ventes dépend de l'État et de la juridiction locale, et certains services sont taxables dans certaines juridictions. Calculez d'abord le montant facturable hors taxe, puis appliquez l'entrée fiscale propre à la juridiction uniquement lorsque le service facturé est taxable.
Everhour Billing & Invoicing convertit le temps facturable suivi et les dépenses en factures, calcule les montants des factures à partir des taux tout en excluant les tâches non facturables, et prend en charge les paramètres client et la personnalisation des factures. Les factures peuvent être exportées vers QuickBooks Online, Xero ou FreshBooks, avec synchronisation des détails de statut vers Everhour.
Everhour suit le temps facturable et non facturable dans les rapports, avec des colonnes pour Temps facturable, Temps non facturable, Montant facturable et Coût. Les administrateurs peuvent examiner la répartition par membre ou par tâche, de sorte que le travail non facturable reste disponible pour l'analyse de gestion sans être ajouté à la facture client.
Suivez les heures approuvées, excluez les tâches non facturables et créez des factures à partir des mêmes données sources. Everhour garde la répartition facturable connectée à la facturation client.
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