Everhour prend en charge les budgets de projet et les workflows de facturation, tandis que votre modèle garde chaque charge de consultant traçable.
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Un modèle de facturation pour consultant répond à une question pratique : quel montant le client doit-il voir pour le travail approuvé sur la période de facturation ? Le total de base provient des heures facturables multipliées par le tarif applicable, ventilé par type de service, personne, tâche ou phase de projet lorsque les tarifs diffèrent. Le modèle doit également séparer le temps non facturable, les dépenses, les remises, les réductions de facturation et les taxes afin que le montant final de la facture ne soit pas confondu avec la valeur facturable brute.
Pour le travail de conseil aux États-Unis, les montants sont normalement indiqués en dollars américains. Il n'existe pas de TVA/GST fédérale ni de taux national de taxe sur les ventes pour le temps professionnel facturé. Si un service de conseil est taxable, le modèle nécessite une entrée de taxe d'État et locale pour l'emplacement du client, l'emplacement de l'entreprise ou la règle d'origine applicable. Conservez la taxe sur une ligne séparée, car elle ne fait pas partie des honoraires de service gagnés par le consultant.
Un modèle pratique nécessite des colonnes pour la date, le client, le projet, la tâche ou le service, le consultant, le statut facturable, les heures approuvées, le tarif de facturation, le montant de ligne, le montant des dépenses, la remise ou la réduction de facturation, la catégorie fiscale et le statut de facture. Gardez l'indicateur facturable séparé de la description de la tâche. Cela empêche les appels de planification interne, le temps administratif et le travail de geste commercial pour le client de se retrouver dans la facture parce que la ligne ressemblait à du travail de projet.
Le modèle nécessite également un champ de conditions de paiement. Pour les clients privés, utilisez le contrat, l'énoncé des travaux ou les conditions de facture. Pour les factures de fournisseurs d'agences fédérales, les règles Prompt Payment utilisent généralement la date du contrat, les conditions de remise acceptées, une règle de paiement accéléré ou 30 jours calendaires après réception d'une facture correcte. Cette date est un point de contrôle de recouvrement, pas une raison de modifier le sous-total des heures facturables.
La formule est simple : heures facturables approuvées × tarif de facturation = montant de ligne. Additionnez les montants de ligne, puis appliquez les réductions de facturation approuvées, les dépenses et tout traitement fiscal propre à la juridiction en étapes séparées. Ne faites pas la moyenne des tarifs avant de multiplier. Les différentes catégories de services, consultants ou phases de projet doivent être calculées sur des lignes séparées afin que le modèle conserve la raison pour laquelle le total de la facture a changé.
Par exemple, un projet d'amélioration de processus comprend 22 heures de découverte approuvées à 175 $ par heure et 14 heures de documentation approuvées à 125 $ par heure. La découverte équivaut à 3 850 $, la documentation à 1 750 $, et le sous-total de conseil avant taxes est de 5 600 $. Si le client approuve une réduction de facturation de 300 $, affichez-la comme une ligne négative séparée au lieu de modifier les heures ou le tarif.
Un modèle ponctuel suffit lorsque vous devez chiffrer une seule facture, tester un tarif proposé ou expliquer un total client. Il suffit également pour un consultant indépendant avec un petit nombre d'entrées et aucune étape d'approbation. La limite apparaît lorsque le temps est reconstitué après coup, que plusieurs personnes utilisent des tarifs différents ou que les heures facturées doivent être rapprochées des budgets et des limites de projet.
Un workflow géré est préférable lorsque les heures de conseil nécessitent une saisie continue, une approbation, des contrôles budgétaires récurrents et un transfert vers la facturation. Everhour Project Budgeting prend en charge les budgets basés sur les heures et sur l'argent, les périodes budgétaires récurrentes, les alertes budgétaires et plusieurs méthodes de facturation, afin que le travail de conseil approuvé puisse être vérifié par rapport aux limites du client avant de devenir un problème de facture.
Ce contenu est fourni à titre d'information générale uniquement, peut ne pas être entièrement à jour et est fourni sans aucune garantie ni responsabilité.
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Incluez le client, le projet, la période de facturation, la description du service, le consultant, le statut facturable, les heures approuvées, le tarif, le montant de ligne, les dépenses, les remises ou réductions de facturation, la catégorie fiscale, les conditions de paiement et le statut de facture. Gardez les notes ou le détail des tâches disponibles, mais ne vous appuyez pas sur des descriptions narratives pour déterminer si une ligne est facturable.
Multipliez chaque ligne d'heures facturables approuvées par son tarif de facturation attribué, puis additionnez les montants de ligne. Calculez séparément les différents consultants, types de services ou périodes tarifaires. Une fois le sous-total de service terminé, ajoutez les dépenses approuvées, soustrayez les réductions de facturation et appliquez tout traitement fiscal d'État ou local requis comme étape de facturation séparée.
Oui, si vous voulez des registres de projet précis et une analyse de l'utilisation. Marquez clairement les lignes non facturables et excluez-les du total de la facture client. Les garder visibles aide à expliquer pourquoi un projet a pris 45 heures de travail au total, mais seulement 36 heures facturables approuvées ont été facturées au client.
Les États-Unis n'ont pas de TVA/GST fédérale ni de taux national de taxe sur les ventes pour le temps professionnel facturé. Le traitement de la taxe sur les ventes relève de l'État et du local, et différents services peuvent recevoir différents traitements. Un modèle de facturation doit fournir une entrée de taxe ou un champ de catégorie fiscale au lieu de supposer un pourcentage national unique.
Les consultants doivent utiliser le contrat, la proposition ou l'énoncé des travaux comme source de tarif. Pour les avocats américains, la Règle modèle 1.5 de l'ABA exige que le périmètre de la représentation et la base ou le tarif des honoraires et dépenses soient communiqués par écrit pour les nouvelles relations client-avocat, sous réserve de l'exception limitée de faible coût prévue par la règle.
Everhour Project Budgeting suit les budgets basés sur les heures et sur l'argent lorsque les consultants enregistrent leur temps. Les équipes peuvent utiliser des périodes budgétaires récurrentes, des alertes par e-mail à des seuils définis, la protection du budget et plusieurs méthodes de facturation pour détecter les dépassements avant que les heures approuvées ne se transforment en litiges de facturation client.
Everhour Billing & Invoicing convertit le temps facturable suivi et les dépenses en factures en utilisant les tarifs de projet, de membre ou de tâche tout en excluant le travail non facturable. Les données de facture peuvent être regroupées par projet, tâche, personne, date ou autres ventilations disponibles pour examen par le client.
Suivez le travail de conseil approuvé par rapport aux budgets de projet avant le début de la préparation des factures. Everhour donne aux équipes des alertes budgétaires, des périodes budgétaires récurrentes et des méthodes de facturation qui favorisent une facturation client plus propre.
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