Everhour garde les coûts de projet et les taux facturables bien organisés, tandis qu'un bon de commande clair donne aux fournisseurs des instructions d'achat précises.
Renseignez vos informations, ajoutez des lignes, puis cliquez sur Imprimer une fois prêt.
| Description | Qté | Tarif | TVA | Montant |
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Un bon de commande est un document émis par l'acheteur qui indique à un fournisseur ce que vous voulez acheter, à quel prix, et selon quelles conditions de livraison et de paiement. Il est distinct d'une facture, que le vendeur émet pour demander le paiement après la fourniture de biens ou de services. Il est également distinct d'un reçu, qui prouve que le paiement a été reçu, et d'un devis ou d'une estimation, qui intervient généralement avant l'approbation.
Un modèle simple de bon de commande vous donne une méthode répétable pour consigner l'acheteur, le vendeur, la description de l'article, la quantité, le prix unitaire, la date de livraison prévue, l'adresse de livraison, l'adresse de facturation, les conditions de paiement et l'approbateur. Les petites équipes l'utilisent pour éviter les approbations informelles par e-mail, les quantités manquantes et les litiges avec les fournisseurs sur ce qui a été commandé. Le document final doit être assez clair pour que le fournisseur puisse l'exécuter sans redemander les mêmes détails.
Commencez par un numéro de bon de commande, une date d'émission, le nom de l'acheteur, le contact de l'acheteur, le nom du fournisseur et le contact du fournisseur. Ajoutez chaque article ou service sur sa propre ligne avec une description, une quantité, un prix unitaire et un montant étendu. Incluez les conditions de livraison, l'adresse de livraison, l'adresse de facturation, la date de livraison demandée, les conditions de paiement et tout code interne de projet, de département ou de coût requis par votre processus d'approbation.
Le traitement fiscal n'a sa place dans le bon de commande que lorsqu'il aide l'acheteur et le vendeur à s'accorder sur le montant attendu. Les États-Unis n'utilisent pas de régime national de facture TVA ou GST, et il n'existe pas de taux national unique de taxe sur les ventes. Les règles de taxe sur les ventes et l'utilisation au niveau des États et des collectivités locales dépendent de la juridiction, du nexus, de la taxabilité du produit ou du service, et du lieu de vente ; un bon de commande doit donc éviter de faire comme si une règle fiscale forfaitaire unique s'appliquait partout.
Un modèle simple doit réduire les frictions, pas supprimer les champs qui évitent les erreurs. Limitez la mise en page à un en-tête, un bloc fournisseur, un bloc acheteur, un tableau de lignes, une zone de totaux et une zone d'approbation. Les champs facultatifs n'ont leur place que lorsqu'ils soutiennent l'achat, comme un code projet pour du travail client, un contact de livraison pour des biens expédiés, ou une référence de contrat pour des commandes fournisseur récurrentes.
La plus grande erreur consiste à traiter un bon de commande comme une facture finalisée. Un bon de commande autorise ou demande un achat ; il ne prouve pas que le vendeur a livré le travail ni que le paiement est dû. Pour les achats fédéraux, une facture appropriée ultérieure possède ses propres champs définis par le FAR, notamment les détails du contractant, la date et le numéro de facture, les références de contrat ou de commande, les lignes, les conditions, les détails du bénéficiaire, et les données TIN ou EFT requises lorsque les procédures de l'agence l'exigent.
Un modèle gratuit suffit pour une commande fournisseur ponctuelle, un petit achat d'équipement ou une demande de service simple où une seule personne approuve la dépense. Il vous donne un document téléchargeable et clair à envoyer avant que le fournisseur ne commence le travail. Il fonctionne aussi lorsque l'acheteur dispose déjà d'un système comptable distinct qui contrôle les approbations, les paiements et les dossiers fournisseurs.
Un workflow géré est préférable lorsque les bons de commande sont liés à des projets clients, à du travail facturable, à des taux de coût internes ou à des dépenses fournisseurs récurrentes. Everhour sépare les taux de coût et les taux facturables, prend en charge les valeurs par défaut par personne et les remplacements par projet, et conserve l'historique daté des taux, afin que les équipes puissent comparer le coût interne à la facturation destinée au client avant que le travail n'atteigne l'étape de la facture.
Ce contenu est fourni à titre d'information générale uniquement, peut ne pas être entièrement à jour et est fourni sans aucune garantie ni responsabilité.
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Un bon de commande n'est pas la même chose qu'une facture. L'acheteur envoie un bon de commande pour demander ou autoriser des biens ou des services. Le vendeur envoie une facture pour demander le paiement après avoir fourni ces biens ou services. Un reçu vient après le paiement et prouve que le paiement a été reçu.
Un bon de commande utilisable inclut un numéro de PO, une date d'émission, les détails de l'acheteur et du fournisseur, les descriptions des articles ou services, les quantités, les prix unitaires, les totaux, les détails de livraison, les conditions de paiement et les informations d'approbation. Un code projet, un département ou une référence de contrat aide aussi lorsque l'acheteur a besoin d'un suivi interne.
Un bon de commande peut inclure une ligne de taxe estimée lorsque l'acheteur et le vendeur ont besoin d'un total attendu, mais la taxe sur les ventes et l'utilisation aux États-Unis n'est pas un système national de TVA ou de GST. Les règles des États et des collectivités locales déterminent si la taxe s'applique, quel taux s'applique et si un produit ou un service est taxable.
Un bon de commande PDF est acceptable pour les achats ordinaires du secteur privé lorsque les deux parties acceptent ce processus. La tenue des registres fiscaux fédéraux aux États-Unis ne prescrit pas un formulaire unique de facture ou de bon de commande pour le secteur privé. Les entreprises ont besoin de registres qui montrent clairement les revenus, les dépenses et les justificatifs de transaction.
Les détails de ligne manquants causent les retards les plus évitables. Un fournisseur a besoin de la description exacte de l'article ou du service, de la quantité, du prix unitaire, de l'adresse de livraison, de la date demandée et du contact acheteur. Une ligne vague comme « services de conseil » ou « fournitures de bureau » oblige le fournisseur à confirmer les détails avant d'exécuter la commande.
Everhour sépare les taux de coût internes des taux facturables destinés au client, avec des valeurs par défaut par personne et des remplacements par projet. Les équipes peuvent tarifer le travail par projet, membre ou tâche et conserver l'historique daté des taux, afin que le coût du projet et la facturation client restent alignés lorsque les coûts fournisseur ou de main-d'œuvre changent.
Suivez les coûts de projet, les taux datés et le travail facturable dans Everhour afin que les décisions d'achat se relient à des marges de projet plus claires et à une facturation plus précise.
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