Everhour relie le suivi du temps juridique aux budgets et à la facturation, tandis que votre modèle garde les calculs d'honoraires clairs avant l'émission des factures.
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Un modèle de facturation répond à une question pratique : quel montant doit apparaître sur la facture client pour le travail juridique approuvé ? Il commence par le temps facturable, applique le taux horaire correct, sépare le travail non facturable et affiche toute remise avant la ligne finale d'honoraires. Pour la facturation des avocats aux États-Unis, les montants sont normalement indiqués en dollars américains.
Le modèle facilite aussi la communication sur les honoraires. Pour les avocats américains, la règle modèle 1.5 de l'ABA exige que l'étendue de la représentation ainsi que la base ou le taux des honoraires et des dépenses soient communiqués par écrit pour les nouvelles relations client-avocat, sous réserve de l'exception limitée de la règle pour les faibles coûts. Le modèle doit correspondre à cette base écrite au lieu d'inventer plus tard une structure de facturation différente.
Commencez par des colonnes pour la date, le dossier, la description de la tâche, la personne, le statut de facturation, le temps brut, le temps arrondi, le taux, le montant, la remise, les dépenses, la donnée fiscale et le statut de facture. Gardez le temps facturable et le temps non facturable séparés. Un appel de formation, une discussion interne sur l'affectation du personnel ou une note administrative peut rester utile pour les rapports de gestion sans devenir une charge client.
Utilisez le même incrément que celui prévu par les conditions d'engagement. Un incrément de six minutes équivaut à 0,1 heure, tandis qu'un incrément de 15 minutes équivaut à 0,25 heure. L'erreur courante consiste à arrondir chaque saisie sans afficher le total arrondi ; cela masque de petits changements qui s'accumulent sur un dossier. Un modèle doit afficher à la fois le temps enregistré et le temps facturable arrondi utilisé dans le calcul.
La formule de base est simple : heures facturables arrondies multipliées par le taux approuvé, additionnées par personne, tâche ou phase. Les remises réduisent le montant facturé après le calcul de la valeur facturable standard. Les dépenses et les taxes doivent rester sur des lignes séparées, sauf si l'accord client indique qu'elles sont incluses dans les honoraires.
Par exemple, un dossier contentieux comprend 18 heures de rédaction approuvées à 225 $ par heure et 9 heures de recherche approuvées à 180 $ par heure. La rédaction équivaut à 4 050 $, la recherche à 1 620 $, et le total des honoraires avant taxes est de 5 670 $. Si le cabinet applique une remise de 450 $ avant d'envoyer la facture, les honoraires facturés deviennent 5 220 $ avant les dépenses ou les taxes propres à la juridiction.
Les États-Unis n'ont pas de TVA/TPS fédérale ni de taux national de taxe de vente pour le temps professionnel facturé. Le traitement de la taxe de vente aux États-Unis relève des États et des collectivités locales, et certains services ne sont pas taxés. Un modèle doit donc utiliser une donnée fiscale propre à la juridiction uniquement lorsque le service facturé est taxable selon la règle étatique ou locale applicable.
Ne libellez pas une TVA/TPS fédérale absente comme une ligne de taxe à 0 %. L'absence est plus claire : aucune TVA/TPS fédérale n'existe. Les exemples d'États montrent pourquoi la donnée doit être spécifique. Hawaï applique une taxe générale d'accise aux activités commerciales à 4 % pour la plupart des activités, avec des plafonds de répercussion des surtaxes de comté atteignant 4,7120 % lorsqu'elles sont adoptées. La taxe sur les recettes brutes du Nouveau-Mexique inclut les services effectués au Nouveau-Mexique, avec des taux combinés de 5,125 % à 8,6875 %.
Un modèle suffit pour une facture ponctuelle, un petit dossier ou une estimation d'honoraires lorsque les saisies sont déjà approuvées. Il fonctionne lorsqu'une seule personne détient les chiffres, que le tableau des taux est court et qu'il n'est pas nécessaire de conserver une piste d'approbation au-delà du fichier final. Il atteint ses limites lorsque plusieurs personnes modifient le temps, ajustent les taux ou appliquent des remises sur plusieurs dossiers.
Pour le travail juridique continu, utilisez un flux de travail géré qui capture le temps en continu, marque le travail facturable et non facturable, achemine les approbations, suit les limites budgétaires et transmet les totaux approuvés à la facturation. Everhour Project Budgeting prend en charge les budgets fondés sur les heures et sur l'argent, les périodes budgétaires récurrentes, les alertes de seuil, la protection du budget et plusieurs méthodes de facturation, ce qui fait du modèle un contrôle du processus plutôt que le seul enregistrement.
Ce contenu est fourni à titre d'information générale uniquement, peut ne pas être entièrement à jour et est fourni sans aucune garantie ni responsabilité.
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Incluez la date, le dossier, la description de la tâche, la personne, le statut de facturation, le temps enregistré, le temps facturable arrondi, le taux horaire, le montant, la remise, les dépenses, la donnée fiscale propre à la juridiction et le statut de facture. Ajoutez des colonnes client ou phase lorsque la même feuille de calcul couvre plusieurs dossiers. Gardez le temps non facturable visible mais exclu du total des honoraires client.
Affichez le temps enregistré et le temps facturable arrondi dans des colonnes séparées. Si l'engagement utilise une facturation par tranches de six minutes, 1 à 6 minutes deviennent 0,1 heure. S'il utilise une facturation par tranches de 15 minutes, les saisies progressent par incréments de 0,25 heure. Le montant de la facture doit utiliser le temps facturable arrondi, tandis que la colonne du temps enregistré conserve le détail du travail d'origine.
Le temps facturable est le travail approuvé qui peut être facturé selon l'accord d'honoraires. Le temps facturé est ce qui apparaît réellement sur la facture après les remises, exclusions ou ajustements propres au client. Un dossier peut avoir 27 heures facturables mais seulement 25 heures facturées si le cabinet retire 2 heures avant la facturation.
Non. Les États-Unis n'ont pas de TVA/TPS fédérale ni de taux national de taxe de vente pour le temps professionnel facturé. Le traitement de la taxe de vente relève des États et des collectivités locales, et certains services ne sont pas taxés. Utilisez une donnée fiscale propre à la juridiction uniquement lorsque le service juridique facturé est taxable selon la règle étatique ou locale applicable.
Ajoutez les délais de paiement lorsque l'accord client, les conditions de facture ou les règles du payeur font des dates d'échéance une partie du flux de facturation. Pour les factures de fournisseurs d'agences fédérales, les règles de Prompt Payment utilisent généralement la date du contrat, les conditions d'escompte acceptées, une règle de paiement accéléré ou 30 jours calendaires après réception d'une facture correcte.
Everhour Project Budgeting suit les budgets fondés sur les heures et sur l'argent à mesure que le temps est enregistré, avec des périodes budgétaires récurrentes et des alertes de seuil à 75 %, 90 %, 100 % ou à des niveaux personnalisés. Cela donne à une équipe juridique une vue budgétaire continue avant que les saisies n'atteignent le modèle de facturation.
Everhour Billing & Invoicing peut générer des factures à partir du temps facturable et des dépenses non encore facturés, en utilisant les taux de projet ou de membre tout en excluant le travail non facturable. Les données de facture peuvent être regroupées par projet, tâche, personne, date ou autre ventilation disponible pour une revue destinée au client.
Utilisez Everhour Project Budgeting pour suivre les heures des dossiers juridiques, les budgets monétaires, les limites récurrentes et les seuils d'alerte avant la préparation des factures, afin de donner à chaque modèle de facturation un contrôle budgétaire plus clair.
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