Everhour suit le temps facturable et non facturable, tandis que les totaux de facturation détaillés nécessitent toujours des tarifs fiables, des arrondis et des données fiscales.
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Un total complet d'heures facturables répond à plus que « heures multipliées par le tarif ». Il montre quelle quantité de travail destiné au client est prête à être facturée après avoir séparé le temps facturable du temps non facturable, appliqué le bon tarif à chaque ligne, arrondi le temps selon la politique de facturation et soustrait les réductions avant la facturation. Le résultat est généralement un montant hors taxes en dollars américains, sauf si la facture ajoute une taxe propre à une juridiction.
Ce calcul est important lorsqu'un projet implique plusieurs personnes, plusieurs tarifs de facturation, des exceptions au forfait, des exclusions au niveau des tâches ou une revue client avant l'envoi de la facture. Il vous aide aussi à comparer le tarif indiqué avec le tarif de facturation effectif sur l'ensemble du travail approuvé. Cette comparaison est utile lorsqu'un projet à tarif élevé inclut de la planification, une revue interne ou des réductions accordées au client qui diminuent le montant réellement facturé.
Calculez chaque ligne facturable séparément avant de combiner le total du projet. Par exemple, un audit produit comprend 32 heures approuvées de conseil senior à 175 $ par heure et 22 heures approuvées de revue QA à 115 $ par heure. La ligne de conseil senior est égale à 5 600 $, et la ligne de revue QA est égale à 2 530 $. Le total facturable hors taxes est de 8 130 $.
Le même projet compte 54 heures facturables approuvées, donc le tarif de facturation effectif est de 150,56 $ par heure après arrondi du tarif final au centime le plus proche. Gardez ce tarif séparé de chaque tarif de facturation contractuel. Le tarif effectif est une métrique de reporting, pas un remplacement des lignes de facture qui montrent au client exactement comment chaque heure approuvée a été tarifée.
Un calcul complet nécessite des champs pour l'incrément de facturation, le type de tarif, le statut facturable, les réductions et le traitement fiscal. Un incrément de six minutes enregistre le temps par unités de 0,1 heure, tandis qu'un incrément de 15 minutes enregistre le temps par unités de 0,25 heure. L'arrondi doit être effectué selon les conditions de l'engagement avant l'approbation du montant final, car arrondir chaque entrée différemment modifie le total de la facture.
Pour les factures aux États-Unis, n'ajoutez pas de ligne de TVA ou de GST fédérale, car les États-Unis n'ont pas de TVA/GST fédérale. Le traitement de la taxe de vente relève des États et des autorités locales, et les services sont taxés différemment selon la juridiction. Si le service est taxable, utilisez la donnée d'État ou locale applicable plutôt qu'un pourcentage national. Par exemple, les services taxables au Texas utilisent un taux d'État de 6,25 %, avec des ajouts locaux jusqu'à un taux combiné de 8,25 %.
Un calculateur suffit lorsque vous avez besoin d'une estimation pour un seul projet, d'une revue rapide de facture ou d'un total de facturation hors taxes à partir d'heures déjà approuvées. Il suffit également lorsque la structure tarifaire est simple et que le temps facturable est déjà propre. Le résultat devient fragile lorsque les données sources proviennent de la mémoire, de notes reconstituées ou d'entrées non approuvées réparties entre plusieurs personnes.
Un flux de travail géré est préférable lorsque la facturation dépend d'une saisie continue du temps, de marqueurs facturable et non facturable, d'approbations, de reporting et d'un transfert vers la facturation. Everhour prend en charge le statut de facturation du projet, les contrôles non facturables au niveau des tâches, les tarifs de tâches personnalisés, les exceptions de tarifs des membres et les rapports administrateur pour le temps facturable, le temps non facturable, le montant facturable et le coût, afin que les données de facturation approuvées restent connectées de la saisie à la revue de facture.
Ce contenu est fourni à titre d'information générale uniquement, peut ne pas être entièrement à jour et est fourni sans aucune garantie ni responsabilité.
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Utilisez les heures facturables approuvées, le tarif de facturation pour chaque personne ou tâche, l'incrément de facturation, toute réduction et toute donnée fiscale propre à la facture. Conservez le temps non facturable dans le rapport, mais excluez-le du montant facturable sauf indication contraire dans l'accord client. Pour les factures aux États-Unis, le traitement fiscal est d'État et local, et non un taux unique de TVA/GST fédérale.
Appliquez l'incrément de facturation requis par les conditions de l'engagement ou la politique client avant de finaliser la facture. Un incrément de 0,1 heure arrondit par unités de six minutes, tandis qu'un incrément de 0,25 heure arrondit par unités de 15 minutes. L'erreur courante consiste à mélanger les incréments entre les membres de l'équipe sur le même dossier, ce qui rend la facture difficile à vérifier et à défendre.
Un tarif mixte utilise un seul tarif moyen sur plusieurs rôles, tandis qu'une facture à plusieurs tarifs tarifie chaque rôle séparément. Pour un calcul complet, gardez les tarifs de ligne d'origine visibles même si vous indiquez aussi un tarif mixte ou effectif. Les tarifs de ligne expliquent le total de la facture ; le tarif mixte aide à comparer les projets, les modèles de staffing et la marge.
La taxe américaine modifie la facture uniquement lorsque le service facturé est taxable dans l'État ou la juridiction locale applicable. Les États-Unis n'ont pas de TVA/GST fédérale ni de taux national de taxe de vente pour le temps professionnel facturé. Certaines juridictions taxent certains services, et le pourcentage peut varier selon le lieu, donc la donnée fiscale doit correspondre au client, au service et à la juridiction.
Soustrayez les réductions après avoir calculé la valeur facturable avant réduction et avant d'envoyer la facture. Gardez le temps facturable d'origine visible dans le reporting interne afin que la réalisation puisse être examinée plus tard. Si le temps est supprimé au lieu d'être réduit, vous perdez la différence entre le travail effectué et le travail facturé, ce qui affaiblit la revue du projet et l'analyse du staffing.
Everhour prend en charge le temps facturable et non facturable grâce au statut de facturation du projet, aux contrôles non facturables au niveau des tâches, aux tarifs de tâches personnalisés et aux exceptions de tarifs des membres. Les rapports administrateur peuvent afficher le temps facturable, le temps non facturable, le montant facturable et le coût, afin que la revue de facturation utilise les mêmes données de temps approuvées que le reporting de projet.
Everhour Billing & Invoicing convertit le temps facturable suivi et les dépenses en factures, calcule les montants de facture à partir des tarifs, du temps et des dépenses facturables, et exclut le travail non facturable. Les factures peuvent être exportées vers QuickBooks Online, Xero ou FreshBooks en tant que brouillons, avec la synchronisation du statut de facture vers Everhour.
Suivez le statut facturable, les tarifs des tâches et le travail non facturable avant la revue de facture. Everhour aligne le temps approuvé, les rapports de facturation et les montants prêts pour le client dans un seul flux de travail de facturation.
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