Everhour Reporting transforme le temps approuvé et les taux en détails de facturation exportables, tandis que les modèles gardent les factures client ponctuelles organisées.
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Un modèle de facturation client répond à une question pratique : combien le client doit-il être facturé pour le travail approuvé pendant la période de facturation ? Les entrées principales sont les heures facturables, le taux de facturation, l'incrément de facturation, les réductions, les dépenses remboursables, la taxe applicable et les paiements déjà reçus. Le résultat est le sous-total de la facture, les éventuelles lignes de taxe ou d'ajustement, le montant dû et les justificatifs nécessaires pour expliquer le total.
Pour les factures américaines, les totaux sont normalement indiqués en dollars américains. Les États-Unis n'ont pas de TVA/GST fédérale ni de taux national de taxe de vente pour le temps professionnel facturé. Le traitement de la taxe de vente dépend des États et des juridictions locales, et certains services ne sont pas taxés. Si le service est taxable dans la juridiction du client, le modèle nécessite un champ de taxe propre à la juridiction au lieu d'un taux national unique par défaut.
Commencez par le temps facturable approuvé, pas par tout le temps travaillé. Multipliez chaque ligne par son taux, puis additionnez les totaux des lignes avant d'appliquer les réductions, les dépenses, les taxes ou les paiements. Si différents rôles, tâches ou phases de projet ont des taux différents, calculez chaque ligne séparément. Un modèle clair garde aussi le temps non facturable visible pour l'analyse de l'utilisation sans l'ajouter au sous-total de la facture.
Par exemple, un projet de migration client comprend 17 heures d'architecture approuvées à 150 $ de l'heure et 23 heures de build approuvées à 125 $ de l'heure. La ligne d'architecture est de 2 550 $, et la ligne de build est de 2 875 $. Le sous-total de main-d'œuvre facturable est de 5 425 $ avant dépenses, taxes, remises ou paiements antérieurs. Si le client reçoit une réduction de 425 $, le montant de main-d'œuvre ajusté devient 5 000 $.
Un modèle solide affiche la plage de dates, le nom du client, le projet ou dossier, la description du service, la personne ou le rôle, les heures facturables, le taux, le montant de ligne, la réduction, les dépenses, la base imposable, le montant de taxe, la date de facture, la date d'échéance et le statut de paiement. Ces champs réduisent les allers-retours, car le client peut rattacher le total au travail approuvé au lieu de recevoir une charge unique non expliquée.
Pour les avocats américains, l'ABA Model Rule 1.5 exige que l'étendue de la représentation ainsi que la base ou le taux des honoraires et des dépenses soient communiqués par écrit pour les nouvelles relations client-avocat, sous réserve de l'exception limitée de la règle pour les faibles coûts. Pour les factures de fournisseurs d'agences fédérales, les règles Prompt Payment utilisent généralement 30 jours calendaires après la réception d'une facture conforme, sauf si la date contractuelle, les conditions de remise acceptées ou une règle de paiement accéléré s'appliquent.
Un modèle suffit lorsque vous avez un client, une structure de taux et un petit nombre d'entrées approuvées. Il vous donne une méthode répétable pour calculer la facture, documenter le traitement fiscal et garder le statut de paiement visible. Utilisez-le pour une vérification rapide avant d'envoyer une facture formelle depuis un système comptable.
Un workflow géré devient nécessaire lorsque plusieurs personnes saisissent du temps, que les taux changent selon le projet, que les approbations sont importantes ou que les factures nécessitent des détails justificatifs. Everhour Reporting peut regrouper le temps facturable et non facturable par projet, membre, tâche, client, plage de dates et autres métadonnées, puis exporter les rapports en CSV, Excel/XLSX ou PDF pour la révision de la facturation client avant la transmission de la facture.
Ce contenu est fourni à titre d'information générale uniquement, peut ne pas être entièrement à jour et est fourni sans aucune garantie ni responsabilité.
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Un modèle de facturation client doit inclure les détails du client, la date de facture, la période de facturation, le projet ou dossier, la description du service, les heures facturables approuvées, le taux, le total de ligne, les réductions, les dépenses, les champs de taxe, le montant dû, les conditions de paiement et le statut de paiement. Gardez les heures non facturables dans un champ de reporting séparé afin qu'elles renseignent l'utilisation sans gonfler la facture client.
Calculez chaque ligne facturable comme les heures facturables approuvées multipliées par le taux applicable. Additionnez tous les totaux de ligne pour obtenir le sous-total de main-d'œuvre, puis soustrayez les réductions ou remises, ajoutez les dépenses facturables, appliquez toute taxe propre à la juridiction lorsque le service est taxable, et soustrayez les paiements déjà reçus. Le résultat final est le montant dû.
La taxe de vente se place après le sous-total taxable, pas dans le taux horaire. Les États-Unis n'ont pas de TVA/GST fédérale ni de taux national de taxe de vente. Les règles des États et des juridictions locales déterminent si un service est taxable et quel taux s'applique ; le modèle doit donc laisser la taxe comme une entrée propre à la juridiction.
Le temps non facturable ne doit pas augmenter le total de la facture. Il peut apparaître dans une section interne ou un rapport justificatif lorsque vous devez expliquer l'utilisation, les réductions ou la rentabilité du projet. Sur la facture destinée au client, gardez le montant dû lié au temps facturable approuvé, aux dépenses facturables, aux montants taxables et aux ajustements convenus.
L'erreur courante consiste à mélanger les heures travaillées, les heures facturables et les heures facturées dans une même colonne. Les heures travaillées montrent l'effort total, les heures facturables montrent le temps approuvé pouvant être facturé, et les heures facturées montrent ce qui apparaît réellement sur la facture après réductions ou limites client. Des colonnes séparées évitent les factures surévaluées et permettent une analyse de réalisation plus claire.
Everhour Reporting permet aux administrateurs de créer des rapports de facturation avec des colonnes telles que client, projet, tâche, membre, temps facturable, temps non facturable, montant facturable, coût, statut de facture et plage de dates. Les rapports peuvent être regroupés, filtrés, programmés par e-mail ou exportés en CSV, Excel/XLSX ou PDF pour la révision de la facturation.
Everhour Billing & Invoicing peut générer des factures à partir du temps facturable non facturé et des dépenses, calculer les montants à partir des taux et des entrées facturables, exclure le travail non facturable et marquer le temps inclus comme facturé. Les factures peuvent aussi être exportées vers QuickBooks Online, Xero ou FreshBooks comme brouillons.
Utilisez Everhour Reporting pour transformer le temps approuvé, les taux et le statut de facturation en détails de facturation client exportables, avec des rapports regroupés qui favorisent une révision plus claire des factures.
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