Everhour transforme le temps suivi en rapports, tandis que des totaux client exacts commencent toujours par des calculs de facturation propres.
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Heures de travail sur la période
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Un calcul d'heures de facturation répond à trois questions pratiques : combien d'heures sont facturables, quel taux s'applique à chaque heure, et quel montant doit passer sur la facture. Ce n'est pas la même chose que le temps total travaillé. Les réunions internes, les reprises, les appels commerciaux, la formation ou le temps administratif peuvent faire partie du dossier projet sans devenir du temps facturable au client.
Le résultat compte chaque fois que vous tarifez un travail en régie, examinez une facture client, vérifiez la réalisation ou expliquez pourquoi le montant facturé diffère des heures travaillées. Aux États-Unis, les totaux d'heures facturables sont normalement indiqués en USD. Toute entrée de taxe sur les ventes ou de taxe sur les recettes brutes doit être propre à la juridiction, car les États-Unis n'ont pas de TVA/GST fédérale ni de taux national de taxe sur les ventes pour le temps professionnel facturé.
La formule de base est simple : montant facturable = heures facturables approuvées × taux de facturation. Lorsqu'un projet comporte plusieurs rôles ou taux, calculez chaque ligne séparément et additionnez les résultats. Si un client reçoit une réduction, soustrayez-la après le calcul de la valeur facturable brute, afin que le dossier indique toujours les heures approuvées et le montant facturé.
Par exemple, un projet de recherche client comprend 26 heures d'analyste approuvées à 140 $ par heure et 18 heures de revue approuvées à 95 $ par heure. La valeur facturable brute est de 5 350 $. Si le réviseur réduit 4 heures de revue à 95 $, soustrayez 380 $. Le montant de main-d'œuvre prêt à facturer est de 4 970 $ avant toute taxe propre à la juridiction, dépenses, remises ou conditions de paiement.
L'erreur courante consiste à traiter chaque heure enregistrée comme une heure de facturation. Les heures de facturation doivent refléter le travail approuvé et facturable au client. Les heures facturées sont les heures qui apparaissent réellement sur une facture après exclusions, réductions, plafonds ou ajustements de forfait. Les heures travaillées, les heures facturables et les heures facturées peuvent toutes être des nombres différents sur le même projet.
Cette distinction vous donne des indicateurs de gestion utiles. L'utilisation compare le travail facturable à la capacité de travail disponible. La réalisation compare la valeur facturée à la valeur facturable avant réductions. L'encaissement compare les liquidités reçues au montant facturé. Le taux de facturation effectif divise le montant facturé par la base d'heures pertinente, généralement les heures facturées ou le total des heures travaillées, selon la décision que vous prenez.
Un calculateur ponctuel suffit lorsque vous avez une courte liste d'entrées approuvées, un ou deux taux, et aucun historique d'approbation continu. Il suffit aussi pour vérifier une question client, estimer une facture avant revue ou comparer deux options de tarification avant d'envoyer une proposition.
Un flux de travail géré devient nécessaire lorsque plusieurs personnes enregistrent du temps, que les entrées doivent être approuvées, que les taux varient selon le projet ou la personne, ou que les factures doivent correspondre aux rapports par la suite. Everhour Reporting peut regrouper le temps facturable, le temps non facturable, le montant facturable, le coût, le membre, la tâche, le client et le statut de facture dans des rapports personnalisables, afin que le dossier de facturation n'ait pas à être reconstruit à partir de feuilles de calcul dispersées.
Ce contenu est fourni à titre d'information générale uniquement, peut ne pas être entièrement à jour et est fourni sans aucune garantie ni responsabilité.
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Les heures de facturation sont les heures approuvées qu'un client peut se voir facturer en vertu de l'accord de projet, de la lettre de mission, de l'énoncé des travaux ou de la politique interne de facturation. Elles excluent le travail non facturable tel que le temps administratif, l'activité commerciale, la revue interne ou les entrées annulées avant facturation. Gardez le temps exclu visible pour les rapports de gestion au lieu de le supprimer.
Calculez chaque ligne de taux séparément, puis additionnez les résultats. Ne faites pas la moyenne des taux avant de multiplier, sauf si le contrat utilise un taux mixte indiqué. Par exemple, le temps senior, spécialiste et coordinateur doit chacun utiliser ses propres heures approuvées et son propre taux de facturation, car combiner les heures d'abord peut surestimer ou sous-estimer le montant de la facture.
Appliquez les réductions après le calcul de la valeur facturable brute. Cela garde le travail approuvé d'origine visible tout en montrant le montant retiré de la facture client. Une réduction peut réduire des heures, des dollars ou une ligne spécifique, mais elle ne doit pas effacer l'enregistrement de temps sous-jacent si vous avez besoin de rapports de réalisation.
Il n'existe pas de TVA/GST fédérale ni de taux national de taxe sur les ventes pour le temps professionnel facturé aux États-Unis. Le traitement fiscal relève des États et du niveau local. Certains services ne sont pas taxés, tandis que des endroits comme Hawaï, le Nouveau-Mexique et le Texas ont des règles spécifiques pour certaines activités commerciales ou certains services taxables. Utilisez l'entrée de taxe propre à la juridiction uniquement lorsque le service facturé est taxable.
La réalisation mesure quelle part de la valeur facturable est devenue du chiffre d'affaires facturé après réductions, plafonds ou ajustements de prix. L'encaissement mesure quelle part du montant facturé a effectivement été payée. Un projet peut avoir une forte réalisation et un faible encaissement si la facture est exacte mais impayée.
Everhour Reporting fournit des rapports personnalisables avec plus de 45 colonnes, des filtres, des regroupements, des exports et un envoi programmé par e-mail. Les administrateurs peuvent examiner le temps facturable, le temps non facturable, le montant facturable, le coût, la tâche, le membre, le client et le statut de facture dans un seul rapport avant que les décisions de facturation ne soient finalisées.
Everhour Billing & Invoicing transforme le temps facturable suivi et les dépenses en factures, calcule les montants à partir des taux tout en excluant le travail non facturable, et marque le temps facturé afin qu'il n'apparaisse plus dans les futures factures. Les factures peuvent être exportées vers QuickBooks Online, Xero ou FreshBooks.
Utilisez le calculateur pour des calculs de facture rapides, puis laissez Everhour Reporting regrouper les heures de facturation approuvées par client, tâche, membre, coût et statut de facture pour une revue de facturation répétable.
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