Everhour Reporting garde les données de facturation de projet organisées lorsqu'une facture ponctuelle devient un travail client récurrent.
Renseignez vos informations, ajoutez des lignes, puis cliquez sur Imprimer une fois prêt.
| Description | Qté | Tarif | TVA | Montant |
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Le calculateur vous donne le chiffre — Everhour prend le relais.
Un clic et le chronomètre tourne. Démarrez un minuteur, ajoutez une entrée, modifiez les détails. C'est exactement la sensation que vous aurez dans Everhour.
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Utilisez une facture basée sur un projet lorsque le client s'attend à des frais liés à un périmètre de travail, un jalon, un flux de travail ou un code de mission spécifique. Le modèle doit identifier le vendeur, l'acheteur, le nom du projet, le numéro de facture, la date d'émission, la date d'échéance, les conditions de paiement, les coordonnées de paiement et les coordonnées de contact pour les questions de facturation. La facture doit aussi séparer la description du projet des lignes facturables afin que le client puisse rapprocher les frais de l'accord signé.
Pour les entreprises privées ordinaires aux États-Unis, aucune loi fédérale unique sur le format des factures n'impose un formulaire de facture obligatoire. Les factures servent de documents justificatifs pour les dossiers d'entreprise, et l'IRS Publication 583 cite les factures parmi les documents qui enregistrent les transactions et indiquent les montants et sources des recettes brutes. Les conditions contractuelles, les exigences du client, les dossiers comptables et les règles de taxe de vente étatiques ou locales déterminent la mise en page pratique de la facture.
Une facture de projet fonctionne généralement mieux lorsque chaque ligne est reliée à un livrable, un jalon, un groupe de tâches ou une dépense approuvée. Une ligne simple peut indiquer : « Refonte du site web, découverte et maquettes fonctionnelles, 12 heures x 125 $, 1 500 $. » Le travail au forfait peut utiliser une ligne par jalon, tandis que le travail en régie nécessite généralement une quantité, un taux et un montant total afin que le client puisse vérifier le total.
Gardez les dépenses remboursables séparées de la main-d'œuvre, sauf si le contrat indique de les combiner. Ajoutez un sous-total avant taxe, puis indiquez toute remise, la ligne de taxe, le total dû et les instructions de paiement. Les États-Unis n'utilisent pas de régime national de facture de TVA ou de GST ; évitez donc d'ajouter un numéro de TVA générique ou un taux d'imposition national fixe à une facture des États-Unis.
La taxe de vente et d'utilisation aux États-Unis est imposée et administrée par des juridictions étatiques et locales. Une facture de projet doit afficher la taxe uniquement lorsque le vendeur est tenu de la collecter pour cette vente. Les taux dépendent du taux étatique et local applicable, et l'imposabilité des services varie selon l'État et le type de service. La Californie taxe généralement les ventes au détail de biens meubles corporels et seulement certains frais de service ou de main-d'œuvre, tandis que le Texas définit 16 grandes catégories de services taxables.
Les ventes à distance ajoutent un autre point de décision. South Dakota v. Wayfair a confirmé l'analyse de la règle du Dakota du Sud pour les vendeurs livrant plus de 100 000 $ de biens ou de services dans l'État ou réalisant 200 transactions distinctes ou plus par an, et d'autres États fixent leurs propres règles de nexus. Conservez le lieu de l'acheteur, le type de service, le type de produit et le statut d'enregistrement du vendeur avec les dossiers de facture.
Un modèle gratuit suffit pour une seule facture de projet lorsque le périmètre est simple, que le nombre de clients est faible et que la facture n'a pas besoin d'extraire des données du temps suivi. Il fonctionne aussi lorsque vous disposez déjà des heures approuvées, des dépenses, du traitement fiscal et des conditions de paiement dans un autre système. Le principal risque est de ressaisir les données du projet et de facturer accidentellement deux fois le même travail.
Un flux de travail géré est préférable lorsque le travail de projet se répète, que plusieurs personnes enregistrent du temps ou que la facturation nécessite une approbation avant l'envoi de la facture. Everhour Reporting peut regrouper le temps par projet, tâche, client, membre, commentaires, temps facturable, coût de main-d'œuvre, bénéfice, statut de facture et métriques budgétaires. Cette couche de reporting offre aux propriétaires et aux managers une transition plus nette des dossiers de projet vers la facturation client.
Ce contenu est fourni à titre d'information générale uniquement, peut ne pas être entièrement à jour et est fourni sans aucune garantie ni responsabilité.
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Une facture de projet doit commencer par les noms du vendeur et de l'acheteur, les adresses de facturation, le nom du projet, le numéro de facture, la date de facture, la date d'échéance et les conditions de paiement. Ajoutez le contact client, le code projet, le numéro de bon de commande ou la référence du contrat lorsque le client utilise ces champs pour l'approbation. Des détails d'en-tête clairs évitent les retards d'acheminement et aident les deux parties à retrouver la facture plus tard.
Des factures séparées fonctionnent le mieux lorsque chaque projet a son propre budget, approbateur, bon de commande ou échéancier de paiement. Les factures combinées fonctionnent lorsque le client souhaite explicitement une seule facture couvrant des projets liés. Utilisez au minimum des sections de lignes séparées lorsque plusieurs projets partagent une même facture, car des frais mélangés sans libellés de projet créent des problèmes de vérification pour l'acheteur.
Une facture de projet demande le paiement d'un travail terminé ou facturable. Un reçu prouve que le paiement a été reçu. Une estimation ou un devis intervient avant le travail et indique le prix attendu, tandis qu'une facture enregistre le montant désormais dû au titre du travail terminé, du jalon ou de la période de facturation.
Ajoutez la taxe de vente uniquement lorsque le vendeur est tenu de la collecter pour cette transaction. Les États-Unis n'ont pas de régime national de facture de TVA ou de GST, et le traitement de la taxe de vente dépend des règles étatiques et locales, du nexus, de l'imposabilité du produit ou du service et du lieu auquel la vente est rattachée. Une facture de projet doit afficher la ligne de taxe applicable, et non un taux national générique.
Le temps non libellé et les lignes vagues causent des litiges évitables. Une ligne indiquant « services de conseil » donne au client peu d'éléments à approuver. Une ligne liée à une phase de projet, un groupe de tâches, une plage de dates, une quantité, un taux et un dossier de dépense approuvé donne à l'acheteur un chemin clair pour confirmer les frais.
Everhour Reporting permet aux équipes de créer des rapports avec plus de 45 colonnes, des regroupements, des filtres, des plages de dates et des exports en CSV, Excel/XLSX ou PDF. Un manager peut examiner les métriques de projet, tâche, client, membre, temps facturable, coût de main-d'œuvre, bénéfice, statut de facture et budget avant que la facturation n'avance.
Everhour Billing & Invoicing permet aux utilisateurs de sélectionner le temps et les dépenses non facturés, de prévisualiser le détail et de générer une facture à partir du temps facturable, des taux et des dépenses tout en excluant le travail non facturable. Après la facturation, Everhour marque ce temps comme facturé afin qu'il n'apparaisse plus dans une future facture.
Utilisez un modèle pour une facture. Utilisez Everhour Reporting lorsque la facturation de projet nécessite du temps regroupé, un statut de facture, des métriques budgétaires et des exports qui prennent en charge une facturation client reproductible.
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