La livraison à distance complique la catégorisation facturable ; Everhour garde le temps au niveau des tâches visible dans le travail de projet distribué.
Suivez le temps facturable et non facturable et voyez en quelques secondes votre taux d'utilisation réel et votre potentiel de revenus.
Heures de travail sur la période
Administration, réunions, travail interne
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Pour les équipes à distance, la question centrale n'est pas seulement « combien d'heures ont été travaillées ? ». C'est « quelles heures approuvées sont facturables au client, à quel taux et selon quel modèle d'engagement ? ». Le travail en régie utilise les heures de main-d'œuvre directe multipliées par des taux horaires fixes pour chaque catégorie de main-d'œuvre. Les travaux à forfait, par abonnement, en services managés et basés sur la performance nécessitent toujours des totaux de temps pour vérifier les marges et les taux implicites.
Le travail à distance ajoute un problème de classification. Les membres de l'équipe contribuent souvent depuis différents fuseaux horaires, outils et horaires, de sorte que la livraison facturable, la coordination interne, les reprises et le temps administratif nécessitent des libellés cohérents. Le benchmark 2024 des services professionnels de SPI a indiqué que 67,9 % des heures de livraison facturables étaient à distance, les équipes à distance ont donc besoin de la même discipline de facturation que les équipes sur site, avec des habitudes de saisie du temps plus claires.
Commencez par les heures facturables approuvées, puis multipliez les heures de chaque rôle par son taux convenu. Par exemple, un sprint d'implémentation à distance comprend 32 heures de conception facturables approuvées à 125 $ par heure, 21 heures de développement facturables approuvées à 150 $ par heure et 10 heures de gestion de projet approuvées à 110 $ par heure. Le montant facturable avant taxes est de 8 250 $.
Gardez les taxes séparées du sous-total de main-d'œuvre, sauf si les règles de facturation de l'emplacement du client exigent une charge de service taxable. Les États-Unis n'ont pas de TVA/GST fédérale ni de taux national de taxe de vente pour le temps professionnel facturé. Le traitement de la taxe de vente relève des États et des collectivités locales, et certains services ne sont pas taxés. Un total d'heures facturables aux États-Unis nécessite une donnée fiscale propre à la juridiction uniquement lorsque le service est taxable.
Les heures facturables, l'utilisation, la réalisation, l'encaissement et le taux de facturation effectif répondent à différentes questions de gestion. SPI définit l'utilisation facturable des employés comme les heures facturables annuelles divisées par une base d'utilisation annuelle de 2 000 heures. Dans son benchmark 2024, les consultants en services professionnels affichaient en moyenne 1 385 heures facturables, 670 heures non facturables et 2 055 heures annuelles totales, produisant une utilisation facturable moyenne des employés de 68,9 %.
N'utilisez pas l'utilisation comme raccourci pour la valeur de facture. La réalisation de facturation correspond au montant facturé divisé par la valeur standard du temps enregistré avant réductions ou remises. Le taux d'encaissement correspond au montant encaissé divisé par le montant facturé. Le taux de facturation effectif correspond au chiffre d'affaires encaissé divisé par le total des heures disponibles. Une équipe à distance peut afficher une utilisation saine et perdre malgré tout de la marge à cause de remises, de factures impayées ou d'un excès de coordination non facturable.
Un calcul ponctuel suffit lorsque vous vérifiez une facture, tarifez une petite demande de modification ou estimez si un projet à distance est resté dans un budget convenu. Vous avez besoin des heures facturables approuvées, des taux et de toute donnée de service taxable applicable. Le résultat donne un sous-total clair et une vérification utile par rapport au contrat ou à l'énoncé des travaux.
Un workflow géré est préférable lorsque les saisies proviennent de plusieurs fuseaux horaires, projets et outils. Les équipes à distance ont besoin d'une capture continue du temps, d'indicateurs facturables, d'une révision avant facturation et d'un transfert vers les enregistrements de facturation. Everhour Time Tracking capture les heures par tâche et par projet au moyen de minuteurs ou de saisies manuelles, prend en charge les approbations et les périodes verrouillées, et alimente le temps révisé dans les rapports, la budgétisation, la facturation et la revue de paie.
Ce contenu est fourni à titre d'information générale uniquement, peut ne pas être entièrement à jour et est fourni sans aucune garantie ni responsabilité.
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Les équipes à distance doivent définir les heures facturables selon le contrat, le périmètre du projet et les règles d'approbation du client. Le temps consacré aux livrables, à l'implémentation, aux réunions client et au support approuvé est généralement facturable lorsque l'accord le prévoit. La coordination interne, le recrutement, la formation générale et les reprises non gérées sont couramment non facturables, sauf si le contrat les inclut.
Utilisez montant facturable = heures facturables approuvées × taux horaire convenu. Si différentes personnes ou différents rôles ont des taux différents, calculez chaque ligne séparément et additionnez les résultats. Pour le travail en régie, la composante de main-d'œuvre est basée sur les heures de main-d'œuvre directe multipliées par les taux horaires fixes indiqués pour les catégories de main-d'œuvre pertinentes.
La plus grande erreur consiste à mélanger le temps travaillé avec le temps facturable approuvé. Les équipes à distance enregistrent souvent les transferts internes, les points de statut et le dépannage dans les mêmes outils que le travail client. Si ces saisies ne sont pas marquées de manière cohérente, le total de la facture inclut du temps non facturable ou exclut du travail client valide, ce qui fausse le chiffre d'affaires et l'utilisation.
Les objectifs d'utilisation comparent les heures facturables avec la capacité de travail disponible, pas avec le total des heures saisies dans un outil. SPI rapporte que de nombreux dirigeants de services professionnels visent au moins 75 % d'utilisation facturable, soit environ 1 500 heures par an. Les consultants seniors peuvent facturer moins et les consultants juniors peuvent dépasser 2 000 heures, les attentes par rôle comptent donc.
Non. Les États-Unis n'ont pas de TVA/GST fédérale ni de taux national unique de taxe de vente pour le temps professionnel facturé. Le traitement fiscal relève des États et des collectivités locales, et certains services ne sont pas taxés. Utilisez le client, le type de service et la juridiction applicable pour décider s'il faut ajouter une donnée de service taxable au sous-total des heures facturables.
Everhour Time Tracking capture les heures par tâche et par projet au moyen de minuteurs en direct ou de saisies manuelles, y compris le suivi dans les outils pris en charge tels qu'Asana, ClickUp, Jira, GitHub, Monday, Notion, Trello et Basecamp. Les administrateurs peuvent utiliser des rappels, des approbations, des périodes verrouillées et des règles de minuteur avant que le temps ne passe en revue de facturation.
Everhour Billing & Invoicing transforme le temps facturable suivi et les dépenses en factures client. Il calcule les montants de facture à partir des taux, du temps et des dépenses facturables tout en excluant le travail non facturable, puis peut exporter les factures vers QuickBooks Online, Xero ou FreshBooks sous forme de brouillons pour le suivi comptable.
Suivez le travail à distance approuvé par tâche et par projet, puis transférez le temps révisé dans la facturation avec Everhour Time Tracking pour des factures plus nettes et moins de transferts manuels.
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