Everhour capture le temps depuis les workflows mobiles et desktop, afin que les totaux facturables restent liés aux tâches, aux tarifs et aux rapports.
Suivez le temps facturable et non facturable et voyez en quelques secondes votre taux d'utilisation réel et votre potentiel de revenus.
Heures de travail sur la période
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Un calcul d'heures facturables mobiles répond à une question pratique : combien de temps facturable au client a été capturé hors du bureau, et quelle est la valeur de ce temps après application du tarif de facturation convenu. Le résultat est normalement un montant en USD, car les pièces et la monnaie des États-Unis, y compris les billets de la Réserve fédérale, ont cours légal pour les dettes, les charges publiques, les taxes et les cotisations.
Le calcul sépare également trois chiffres qui sont souvent mélangés : le temps travaillé, le temps facturable et le montant facturé. Le temps travaillé correspond à tout ce qui est enregistré. Le temps facturable est la partie que l'accord client vous autorise à facturer. Le montant facturé est la valeur finale de la facture après que les arrondis, les remises, les dépenses, le traitement fiscal et le calendrier d'encaissement ont été traités séparément.
Les entrées mobiles ne sont utiles que lorsqu'elles incluent assez de contexte pour résister à la révision. Une entrée de minuteur intitulée « Appel client » crée un nettoyage supplémentaire. Une entrée exploitable nomme le client, le dossier ou le projet, la tâche, la date, la durée et le statut facturable. Si l'entrée doit appuyer une facture, ajoutez une courte description qui explique le travail sans exposer de notes internes inutiles.
L'erreur courante consiste à traiter la capture mobile comme un remplacement du jugement de facturation. Un minuteur sur téléphone enregistre le temps écoulé ; il ne décide pas si le travail est facturable, si le contrat client autorise la facturation, ou si une tâche doit faire l'objet d'une remise. Révisez les entrées mobiles avant la facturation, surtout lorsque le temps a été enregistré entre des réunions, pendant un déplacement ou après la journée de travail.
La formule de base est le nombre d'heures facturables multiplié par le tarif de facturation. Si le client utilise des incréments de facturation, arrondissez chaque entrée de temps selon les conditions de l'engagement avant de multiplier. Un incrément de 0,1 heure équivaut à 6 minutes, tandis qu'un incrément de 0,25 heure équivaut à 15 minutes. Arrondir après avoir totalisé toutes les entrées produit un résultat différent de l'arrondi de chaque entrée d'abord.
Par exemple, une journée de travail mobile comprend 31 heures approuvées d'assistance sur site à 145 $ de l'heure et 14 heures approuvées de révision à 110 $ de l'heure. La ligne sur site équivaut à 4 495 $, et la ligne de révision équivaut à 1 540 $. Le sous-total des heures facturables est de 6 035 $ avant taxes, remises, dépenses, réductions, calendrier de paiement ou statut d'encaissement.
Un calcul ponctuel suffit lorsque vous avez besoin d'une estimation rapide, d'une ligne de facture unique ou d'un contrôle ponctuel par rapport à un budget client. Il ne suffit pas lorsque plusieurs personnes saisissent du temps, que les tarifs varient selon la personne ou la tâche, que des approbations sont requises, ou que les entrées mobiles doivent alimenter des rapports et des factures sans reconstruction manuelle.
C'est là qu'un workflow géré devient important. Everhour peut garder le temps facturable et non facturable visible dans les rapports, avec des colonnes pour le temps facturable, le temps non facturable, le montant facturable et le coût. Utilisez un calculateur pour le total isolé ; utilisez un workflow de reporting lorsque les mêmes entrées mobiles nécessitent révision, analyse de marge, exports et transfert vers la facturation.
Ce contenu est fourni à titre d'information générale uniquement, peut ne pas être entièrement à jour et est fourni sans aucune garantie ni responsabilité.
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Une entrée mobile facturable doit inclure la date, le client, le projet ou le dossier, la tâche, la durée, le statut facturable, la source du tarif et une description concise du travail. Si l'entrée affecte une facture, enregistrez assez de détails pour expliquer la facturation plus tard. Le contexte manquant force une reconstruction, et le temps reconstruit est plus faible qu'une entrée de minuteur révisée pendant que le travail est encore récent.
Les incréments d'arrondi modifient le total lorsque chaque courte entrée est arrondie avant la facturation. Avec une facturation par 0,1 heure, les entrées sont arrondies à des unités de 6 minutes. Avec une facturation par 0,25 heure, les entrées sont arrondies à des unités de 15 minutes. Appliquez l'incrément requis par l'accord client ou la politique de facturation, puis multipliez les heures facturables arrondies par le bon tarif.
Non. Le temps capturé sur mobile est du temps de travail enregistré, pas automatiquement du temps facturable. Marquez une entrée comme facturable uniquement lorsque l'accord client, les règles du projet ou la politique interne de facturation l'autorisent. Les notes administratives, la coordination interne, le travail rejeté ou le suivi offert peuvent rester non facturables tout en restant utiles pour les rapports d'utilisation et de charge de travail.
Non. Les États-Unis n'ont pas de TVA ou de GST fédérale pour le temps professionnel facturé. Le traitement de la taxe de vente relève des États et des collectivités locales, pas d'un taux national unique. Si un service est taxable dans une juridiction spécifique, ajoutez l'entrée fiscale applicable propre à cette juridiction séparément du sous-total des heures facturables.
Une estimation mobile ne suffit pas lorsque la facture exige l'historique des approbations, des exceptions tarifaires, une révision des remises, le traitement des services taxables ou une ventilation séparée des dépenses. Elle ne suffit pas non plus lorsque plusieurs personnes ont travaillé sur le même projet. Dans ces cas, rapprochez les entrées capturées avec le temps approuvé, les conditions client et les règles de facturation avant d'envoyer la facture.
Everhour Reporting transforme le temps enregistré en rapports personnalisables avec plus de 45 colonnes, notamment le temps facturable, le temps non facturable, le montant facturable, le coût, le projet, le client, le membre et la tâche. Les équipes peuvent filtrer, regrouper, exporter ou planifier des rapports afin que les entrées mobiles soient révisées avant de devenir des totaux de facture visibles par le client.
Everhour permet aux administrateurs de définir le statut de facturation du projet et de marquer des tâches spécifiques comme non facturables dans des projets facturables. Cela garde les entrées mobiles disponibles pour les rapports de charge de travail et de coût tout en excluant le travail non facturable des totaux facturables lorsque les factures ou les rapports de facturation sont préparés.
Suivez les entrées mobiles approuvées, révisez le statut facturable et regroupez les totaux par client, projet, membre ou tâche. Everhour Reporting donne aux équipes une révision de facturation plus propre avant la facturation.
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