Une facturation client précise commence par un temps propre, un arrondi correct et des taux clairs. Everhour rend ces détails exploitables dans les rapports.
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Un calcul précis des heures facturables indique quelle part du travail facturable au client devient un chiffre d'affaires facturable après l'arrondi, l'attribution du taux et les réductions. Le résultat de base est un montant en dollars : le temps facturable multiplié par le taux applicable. Pour le travail aux États-Unis, les totaux sont normalement libellés en USD, car les pièces et la monnaie des États-Unis, y compris les billets de la Réserve fédérale, ont cours légal pour les dettes, charges publiques, impôts et cotisations.
Le calcul aide aussi à distinguer le temps travaillé du temps facturé. Un membre de l'équipe peut travailler 48 heures, marquer 39 heures comme facturables, arrondir ces entrées selon l'incrément de facturation du client, puis réduire 2 heures avant la facturation. Le total final de la facture doit refléter l'accord avec le client, et non un souvenir approximatif du temps passé.
La précision se dégrade d'abord à l'étape de l'arrondi. Un incrément de six minutes équivaut à 0,1 heure, donc 23 minutes deviennent 0,4 heure lorsqu'elles sont arrondies au dixième supérieur. Un incrément de 15 minutes équivaut à 0,25 heure, ce qui crée des sauts plus importants. Utilisez l'incrément indiqué dans la lettre de mission, le contrat-cadre de services ou la politique de facturation avant de multiplier par le taux.
Par exemple, trois entrées approuvées à un taux horaire de 200 $ sont arrondies à 0,2, 0,6 et 0,9 heure facturable. Les frais sont de 40 $, 120 $ et 180 $, pour un total de 340 $. Si ces entrées étaient arrondies à un autre incrément, le montant de la facture changerait même si le travail sous-jacent ne changeait pas.
La formule de base est heures facturables arrondies × taux facturable = montant facturable. Si plusieurs personnes, tâches, dossiers ou projets ont des taux différents, calculez chaque ligne séparément, puis additionnez les totaux des lignes. Ne faites pas de moyenne des taux, sauf si l'accord client utilise un taux mixte. Une heure d'associate à 150 $ et une heure de partner à 300 $ sont des données de facturation distinctes.
Les réductions diminuent le temps facturé ou le montant facturé après le calcul du total facturable brut. C'est pourquoi l'utilisation, la réalisation, le recouvrement et le taux de facturation effectif sont des indicateurs différents. L'utilisation compare le temps facturable au temps de travail total. La réalisation compare la valeur facturée à la valeur facturable. Le recouvrement compare la valeur payée à la valeur facturée. Le taux de facturation effectif divise le chiffre d'affaires encaissé par les heures travaillées ou facturées.
Les États-Unis n'ont pas de TVA/TPS fédérale ni de taux national de taxe sur les ventes pour le temps professionnel facturé. Le traitement de la taxe sur les ventes relève des États et des juridictions locales, et certains services sont taxables tandis que d'autres ne le sont pas. Un calcul américain des heures facturables nécessite une entrée fiscale propre à la juridiction uniquement lorsque le service facturé est taxable dans le lieu applicable.
Les exemples d'États montrent pourquoi un taux de taxe par défaut unique est inexact. Hawaï applique la General Excise Tax aux activités commerciales à 4 % pour la plupart des activités, plus une surtaxe de comté le cas échéant. La taxe sur les recettes brutes du Nouveau-Mexique inclut la prestation de services au Nouveau-Mexique, avec des taux combinés de 5,125 % à 8,6875 %. Le Texas taxe les services taxables à 6,25 % au niveau de l'État, jusqu'à 8,25 % en taux combiné.
Un calculateur suffit lorsque vous devez tarifer une courte entrée, valider une seule ligne de facture ou vérifier si l'arrondi a modifié le montant. Il suffit aussi pour une estimation client rapide lorsque la taxe, les remises, les dépenses et les réductions sont gérées ailleurs. Gardez les données visibles afin que le résultat puisse être retracé.
Un flux de travail géré devient nécessaire lorsque plusieurs personnes enregistrent du temps, que les managers approuvent les entrées, que les taux varient selon la personne ou la tâche, ou que les factures nécessitent des justificatifs. Everhour Reporting fournit aux équipes des rapports personnalisables avec 45+ colonnes, regroupements, filtres, exports et envoi programmé par e-mail, afin que le temps facturable, le temps non facturable, le montant facturable et le coût restent auditables avant la facturation.
Ce contenu est fourni à titre d'information générale uniquement, peut ne pas être entièrement à jour et est fourni sans aucune garantie ni responsabilité.
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Commencez par les entrées de temps marquées comme facturables, appliquez l'incrément de facturation requis par l'accord client, multipliez chaque entrée arrondie par son taux attribué, puis soustrayez les réductions approuvées. Si plusieurs taux s'appliquent, calculez chaque groupe de taux séparément avant d'additionner les totaux. Ajoutez la taxe uniquement lorsque le service facturé est taxable dans l'État ou la juridiction locale concernée.
Convertissez les minutes en heures, puis arrondissez selon l'incrément de facturation du contrat ou de la politique. Un incrément de 0,1 heure équivaut à six minutes. Un incrément de 0,25 heure équivaut à 15 minutes. Arrondir chaque entrée séparément produit généralement un résultat différent de l'arrondi du total de la journée ; utilisez donc la méthode exigée par l'accord client.
Les heures facturables sont les entrées de temps admissibles à une facturation au client. Les heures facturées sont les heures effectivement placées sur la facture après examen, arrondi, réductions ou exclusions. Si 42 heures sont facturables et que 3 heures sont réduites avant la facturation, les heures facturées sont de 39 heures.
La réalisation passe sous 100 % lorsque la valeur facturée est inférieure à la valeur facturable. Les causes courantes incluent les réductions, les remises commerciales, les plafonds de facturation, les limites de forfait fixe ou la suppression d'entrées marquées comme facturables mais qui ne doivent pas être facturées. La réalisation n'est pas la même chose que le recouvrement ; le recouvrement mesure si le client a payé le montant facturé.
Il n'existe pas de TVA/TPS fédérale ni de taux national de taxe sur les ventes pour le temps professionnel facturé aux États-Unis. Le traitement fiscal relève des États et des juridictions locales. Certains États taxent certains services, d'autres non, et les taux peuvent varier selon la municipalité. Utilisez une entrée fiscale propre à la juridiction uniquement lorsque le service est taxable.
Everhour Reporting permet aux administrateurs de créer des rapports avec des colonnes pour le temps facturable, le temps non facturable, le montant facturable et le coût, puis de regrouper ou filtrer par projet, tâche, client, membre ou plage de dates. Les rapports peuvent être exportés en CSV, Excel/XLSX ou PDF pour les justificatifs de facture et l'examen.
Everhour prend en charge le statut de facturation au niveau du projet et les contrôles non facturables au niveau de la tâche, afin que certains travaux puissent être exclus des totaux facturables tout en restant disponibles pour les rapports. Les administrateurs peuvent aussi utiliser des taux par projet, par membre ou par tâche personnalisée pour tarifer le temps selon l'arrangement client.
Utilisez Everhour Reporting pour examiner le temps facturable, le travail non facturable, le montant facturable et le coût avant l'envoi des factures, afin de donner à chaque décision de facturation une piste d'audit claire.
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