Everhour Reporting transforme le temps approuvé en rapports de facturation groupés, tandis que le calcul commence par les heures, les tarifs et l'arrondi.
Suivez le temps facturable et non facturable et voyez en quelques secondes votre taux d'utilisation réel et votre potentiel de revenus.
Heures de travail sur la période
Administration, réunions, travail interne
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Ce calcul répond à une question de facturation pratique : quelle quantité de travail approuvé par le client est facturable au tarif convenu. Le point de départ est le temps facturable approuvé, et non le total des heures travaillées. Les réunions internes, le travail de proposition, la formation et le temps administratif peuvent rester utiles pour l'analyse de l'utilisation, mais ils n'ont pas leur place dans le total de la facture sauf si l'accord client les traite comme facturables.
Le résultat est le montant facturable avant taxes en dollars américains pour un projet, un dossier, un client ou une période de facturation. Pour la facturation aux États-Unis, il n'existe pas de TVA/TPS fédérale ni de taux national de taxe de vente pour le temps professionnel. Le traitement fiscal des États et des collectivités locales détermine si une donnée fiscale propre à la juridiction doit être ajoutée après le sous-total des heures facturables.
Commencez par les entrées qui ont passé la revue et correspondent aux conditions de facturation du client. Si l'accord utilise des incréments de 6 minutes, arrondissez chaque entrée à 0,1 heure avant de la multiplier par le tarif. S'il utilise des incréments de 15 minutes, arrondissez à 0,25 heure. Appliquez la méthode d'arrondi de façon cohérente au niveau de l'entrée ou de la facture selon l'accord client, car les deux méthodes peuvent produire des totaux différents.
Séparez les heures facturables des heures facturées. Les heures facturables sont les entrées de temps approuvées éligibles à la facturation. Les heures facturées sont les heures qui arrivent réellement sur la facture après réductions d'honoraires, remises ou gestes commerciaux. Une réduction de 2 heures sur 40 heures facturables approuvées signifie 38 heures facturées. Cette différence affecte le taux de réalisation, même lorsque les relevés de temps sous-jacents sont exacts.
La formule de base est le nombre d'heures facturables multiplié par le tarif horaire applicable. Lorsqu'une facture utilise plusieurs tarifs, calculez chaque groupe de tarif séparément, puis additionnez les sous-totaux. Par exemple, un projet de mise en œuvre client comprend 24 heures de configuration approuvées à 160 $ par heure et 16 heures de formation approuvées à 120 $ par heure. Le sous-total facturable est de 3 840 $ plus 1 920 $, soit 5 760 $.
La même structure fonctionne pour les tarifs de projet, les tarifs par membre et les tarifs par tâche. Gardez chaque tarif sur sa propre ligne afin que la facture corresponde au contrat et à la piste de revue. Après le sous-total, appliquez séparément les remises convenues, les règles relatives aux services taxables et les conditions de paiement. Pour les factures de fournisseurs d'agences fédérales, le calendrier Prompt Payment utilise généralement la date du contrat, les conditions de remise acceptées, une règle de paiement accéléré ou 30 jours calendaires après réception d'une facture correcte.
Un calcul ponctuel suffit lorsque vous avez une courte liste d'entrées approuvées, un ou deux tarifs et aucun arrondi contesté. Il suffit aussi pour vérifier un brouillon de facture avant de l'envoyer. Le calcul ne suffit plus lorsque les entrées doivent être approuvées, que les tarifs diffèrent selon la personne ou la tâche, que le travail non facturable doit rester visible ou que les rapports de facturation doivent correspondre ultérieurement à la facture.
C'est là qu'un workflow géré compte. Everhour Reporting peut regrouper le temps enregistré par projet, tâche, membre, client, statut facturable et plage de dates, puis exporter le résultat pour revue de facturation. L'enregistrement durable compte parce que la question suivante porte rarement seulement sur le sous-total ; il s'agit de savoir quelles heures ont été approuvées, réduites, facturées, non facturées ou exclues de la facturation client.
Ce contenu est fourni à titre d'information générale uniquement, peut ne pas être entièrement à jour et est fourni sans aucune garantie ni responsabilité.
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Le temps facturable est le temps de travail que l'accord client vous autorise à facturer. Il inclut généralement le travail approuvé de projet, de dossier, de mise en œuvre, de conseil, de développement ou de revue lié au périmètre du client. Il exclut l'administration interne, le travail commercial, la formation et les reprises, sauf si le contrat ou la lettre de mission indique que ces heures sont facturables.
Utilisez les heures facturables approuvées pour le calcul de la facture. Le total des heures travaillées relève de l'analyse de l'utilisation et de la rentabilité, car il montre le travail réel consacré. Si 46 heures ont été travaillées mais que seules 40 heures ont été approuvées pour la facturation, le calcul des heures facturables utilise 40 heures. L'écart de 6 heures relève d'une revue du taux de réalisation ou des réductions d'honoraires.
Arrondissez selon l'accord client ou la politique du cabinet. Un incrément de 6 minutes convertit le temps en dixièmes d'heure, tandis qu'un incrément de 15 minutes convertit le temps en quarts d'heure. Appliquez la règle de façon cohérente et gardez l'entrée source non arrondie disponible pour audit. Arrondir chaque entrée peut produire un total de facture différent de l'arrondi du total quotidien ou du total du projet final.
Les totaux d'heures facturables aux États-Unis sont normalement calculés en dollars américains avant taxe. Les États-Unis n'ont pas de TVA/TPS fédérale ni de taux national de taxe de vente. Si le service est taxable, ajoutez la donnée fiscale correcte de l'État et de la collectivité locale après le sous-total facturable. Les taux et les règles relatives aux services taxables varient selon la juridiction, donc ne traitez pas la taxe comme une composante universelle du tarif horaire.
L'erreur courante consiste à mélanger temps travaillé, temps facturable et temps facturé dans un seul chiffre. Le temps travaillé mesure le travail. Le temps facturable mesure le travail approuvé et facturable. Le temps facturé mesure ce qui arrive sur la facture après réductions d'honoraires ou remises. Garder ces trois chiffres séparés évite les factures gonflées et donne une vision plus nette de l'utilisation, du taux de réalisation et du recouvrement.
Everhour Reporting transforme le temps enregistré, les budgets, les coûts et les données de projet en rapports personnalisables avec 45+ colonnes, regroupements, filtres, plages de dates et exports. Une personne chargée de la revue de facturation peut regrouper les entrées par client, projet, membre, tâche, temps facturable, temps non facturable, montant facturable, statut de facture et métadonnées liées avant d'approuver la base de facturation.
Everhour permet aux administrateurs de définir le statut de facturation d'un projet, de marquer des tâches spécifiques comme non facturables dans des projets facturables et de déclarer le temps facturable séparément du temps non facturable. Cela garde le travail facturable au client visible sans supprimer le travail interne des rapports opérationnels.
Suivez les heures approuvées, regroupez les données de facturation et exportez des totaux prêts pour la facture depuis Everhour Reporting afin que le calcul manuel des heures facturables devienne un workflow de facturation révisable.
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