Google Sheets peut calculer des totaux facturables à partir de lignes de feuille de calcul ; Everhour suit le temps de travail par rapport aux tâches et aux projets.
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Un rapport Google Sheets de facturation du temps répond à une question pratique : combien faut-il facturer pour le travail approuvé après application des heures facturables, des taux, des règles d'arrondi et de toute entrée de taxe propre à une juridiction. La feuille commence généralement par une ligne par entrée de temps ou catégorie de travail, puis regroupe les heures par projet, tâche, personne, taux ou ligne de facture.
Google Sheets est utile lorsque vous avez besoin de calculs transparents. Il stocke les durées sous forme de valeurs décimales de jour, donc le temps écoulé entre deux horodatages doit être multiplié par 24 avant la facturation. Si la feuille utilise des chaînes horaires, `TIMEVALUE` convertit une heure de la journée en fraction d'un jour, mais ne résout pas à lui seul la logique des durées sur plusieurs jours ou pendant la nuit.
Le calcul de base consiste à multiplier les heures facturables approuvées par le taux horaire applicable. Si un rapport client comporte 25 heures d'analyse approuvées à 160 $ par heure et 20 heures de coordination approuvées à 80 $ par heure, le sous-total est de 5 600 $. Si le service est taxable dans un lieu au Texas au taux d'État de 6,25 %, l'entrée de taxe ajoute 350 $, ce qui porte le total à 5 950 $ avant paiements ou crédits.
Dans Sheets, la structure est généralement `hours × rate`, puis un sous-total, puis toute ligne de taxe ou d'ajustement. Pour les lignes de durée, convertissez le temps écoulé en heures décimales avant de multiplier. Pour les incréments de facturation, `MROUND(hours, increment)` arrondit au multiple le plus proche, tandis que `CEILING(hours, increment)` arrondit le temps positif vers le haut lorsque la mission exige l'incrément de facturation suivant.
La décision la plus importante dans Google Sheets est de savoir si le rapport utilise le temps écoulé brut, le temps facturable arrondi ou le temps facturable approuvé. Ce sont des nombres différents. Une entrée de minuteur de 1,12 heure, arrondie par incréments de 0,25 heure, devient 1,00 heure avec l'arrondi au plus proche, mais 1,25 heure avec l'arrondi toujours vers le haut. La feuille doit libeller la règle choisie avant que le total ne soit utilisé pour une facture.
La deuxième décision concerne le traitement fiscal. Les États-Unis n'ont pas de TVA/GST fédérale ni de taux national unique de taxe sur les ventes pour le temps professionnel facturé. Le traitement de la taxe sur les ventes dépend de l'État et de la localité, et certains services ne sont pas taxés. Si une taxe s'applique, utilisez l'entrée correcte propre à la juridiction au lieu d'une valeur nationale par défaut. Pour les avocats américains, la base ou le taux des honoraires et des dépenses doit être communiqué par écrit pour les nouvelles relations client-avocat, sous réserve de l'exception limitée de faible coût de l'ABA Model Rule 1.5.
Un calcul ponctuel dans Google Sheets suffit lorsque les heures sont déjà approuvées, les taux sont à jour, la politique d'arrondi est claire et le rapport est nécessaire pour une seule facture ou une vérification interne. Sheets peut aussi prendre en charge la sortie de facture : l'exemple de facture Apps Script de Google remplit un modèle de facture à partir des données de la feuille de calcul, exporte un PDF vers Google Drive et peut l'envoyer par e-mail depuis la feuille.
Un flux de travail géré est préférable lorsque la facturation se répète, que des personnes modifient le temps après examen, que le travail non facturable doit être exclu ou que les factures nécessitent un suivi comptable. Everhour transforme le temps facturable suivi et les dépenses en factures client, calcule les montants des factures à partir des taux tout en excluant le travail non facturable, et exporte les factures vers QuickBooks Online, Xero ou FreshBooks avec synchronisation du statut vers Everhour.
Ce contenu est fourni à titre d'information générale uniquement, peut ne pas être entièrement à jour et est fourni sans aucune garantie ni responsabilité.
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Google Sheets stocke les valeurs de temps et de date sous forme de jours décimaux, donc soustraire l'heure de début de l'heure de fin produit une fraction de jour. Multipliez cette durée par 24 pour la convertir en heures décimales facturables. Utilisez un format d'affichage des heures écoulées tel que `[h+]` ou `[hh]` afin que les totaux supérieurs à 24 heures ne s'affichent pas comme une heure d'horloge.
Utilisez `MROUND(hours, increment)` lorsque la politique arrondit à l'incrément de facturation le plus proche, par exemple 0,1 heure ou 0,25 heure. Utilisez `CEILING(hours, increment)` lorsque la politique arrondit toujours le temps positif vers le haut. La mauvaise fonction modifie le total de la facture, surtout sur de courtes entrées répétées sur de nombreux jours.
Utilisez une colonne de taxe uniquement lorsque le service est taxable dans l'État ou la juridiction locale concerné. Les États-Unis n'ont pas de TVA/GST fédérale ni de taux national unique de taxe sur les ventes. Certains États taxent certains services, et les taux varient selon l'État, la localité, la catégorie de service et l'emplacement de l'entreprise.
Vérifiez que chaque ligne incluse est facturable, approuvée, attribuée au bon client ou projet, et tarifée avec le taux actuel. Vérifiez ensuite la règle d'arrondi, l'entrée de taxe et toute réduction de valeur ou remise. Une erreur courante consiste à additionner les heures travaillées au lieu des heures facturables approuvées.
Google Sheets gère le calcul, le tableau de révision et la génération facultative de PDF. Il ne prouve pas automatiquement qui a approuvé chaque entrée de temps, n'empêche pas les modifications ultérieures et ne gère pas le statut des factures dans un système comptable, sauf si des contrôles de flux de travail supplémentaires sont construits autour de lui. Une mise en correspondance CSV ou une autre étape d'exportation est souvent nécessaire après le calcul du total de la feuille de calcul.
Everhour transforme le temps facturable suivi et les dépenses en factures client, calcule les montants des factures à partir des taux tout en excluant le travail non facturable, et prend en charge les paramètres client tels que les taxes, les remises et les conditions de paiement. Les factures peuvent être exportées vers QuickBooks Online, Xero ou FreshBooks sous forme de brouillons.
Les données de rapport Everhour peuvent être exportées au format CSV, Excel ou PDF, CSV et Excel étant adaptés à des calculs supplémentaires dans Google Sheets. Les rapports peuvent inclure le temps facturable, le temps non facturable, le montant facturable, le coût, le montant non facturé, le temps facturé et le montant facturé.
Transformez le temps facturable approuvé en enregistrements prêts pour facture au lieu de reconstruire les totaux à la main. Everhour transforme le temps suivi et les dépenses en factures et garde le statut de facturation connecté aux rapports Everhour.
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