Everhour relie le temps de projet suivi aux workflows de facturation Xero, afin que les heures facturables puissent passer des feuilles de temps à la revue comptable.
Saisissez vos heures d'arrivée et de départ pour chaque jour. Les heures supplémentaires et le salaire brut sont calculés automatiquement.
| Jour | Arrivée | Début de pause | Fin de pause | Pause | Départ | Total |
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Le calculateur vous donne le chiffre — Everhour prend le relais.
Un clic et le chronomètre tourne. Démarrez un minuteur, ajoutez une entrée, modifiez les détails. C'est exactement la sensation que vous aurez dans Everhour.
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Les heures suivies se transforment directement en une facture soignée — sans copier-coller, sans calcul manuel.
Cette page s'adresse aux équipes qui suivent le temps de projet et envoient la facturation client via Xero. Le travail pratique est simple : saisir les heures facturables par personne, tâche, projet et client, puis transformer le temps approuvé en détail prêt pour la facture, pouvant être examiné en comptabilité. Xero gère le contact, la facture, la taxe, le statut et le relevé de paiement. L'outil de suivi du temps fournit les heures et le contexte de facturation.
Le workflow Xero commence par les fiches client. Les contacts Xero existants peuvent se synchroniser dans Everhour en tant que clients, les projets peuvent être attribués à ces clients, et les factures créées à partir des heures et dépenses facturables peuvent être recopiées dans Xero sous forme de factures brouillon. C'est important, car la revue comptable reste dans Xero tandis que le relevé de travail reste lié au projet où le temps a été enregistré.
Un relevé de temps utile nécessite plus qu'un total. Il doit indiquer le client, le projet, la tâche ou la description du travail, la plage de dates, la personne, le statut facturable, la quantité de temps et le taux de facturation. Pour la revue de paie aux États-Unis, les relevés des employés couverts par les dispositions de la FLSA sur le salaire minimum ou les heures supplémentaires doivent inclure les heures travaillées chaque jour ouvré et le total des heures travaillées chaque semaine de travail.
Les lignes de facture Xero transforment ce détail de travail en champs comptables. Une ligne peut contenir une description, une quantité, un montant unitaire, un code de compte, un type de taxe, un montant de ligne et des catégories de suivi facultatives. Pour la facturation du temps, la quantité représente généralement les heures et le montant unitaire représente le taux horaire. Xero calcule le montant de ligne comme la quantité multipliée par le montant unitaire, ajusté selon DiscountRate ou DiscountAmount lorsque des remises s'appliquent.
Xero est le système de référence pour les factures après l'export. Une facture copiée depuis Everhour arrive dans Xero comme brouillon, puis peut passer par des statuts Xero tels que DRAFT, SUBMITTED, AUTHORISED, PAID, VOIDED ou DELETED. La facture exportée comporte aussi des champs Xero tels que contact, date d'émission, date d'échéance, numéro de facture, code devise, sous-total, taxe, total, montant dû et montant payé.
L'erreur courante consiste à traiter la synchronisation du statut de facture comme une approbation du temps. Le statut, le numéro de facture, la date d'émission et le montant vous aident à voir ce qui s'est passé après l'export, mais ils ne prouvent pas que chaque entrée de temps a été revue avant la facturation. Approuvez d'abord les heures de projet hebdomadaires, puis exportez la facture. Une fois que l'équipe comptable modifie le brouillon Xero, Xero possède le cycle de vie de la facture.
Une feuille de temps ponctuelle suffit lorsqu'une personne doit totaliser un petit lot d'heures facturables, créer une facture client simple et conserver une copie locale. Cette approche nécessite tout de même des descriptions propres, des heures exactes, des taux de facturation en USD pour les factures américaines et une habitude de conservation des dossiers. Les règles fédérales exigent que les employeurs couverts conservent les dossiers de paie pendant au moins trois ans et les relevés de base du temps et des gains pendant au moins deux ans.
Un workflow géré convient aux équipes qui ont besoin d'une approbation avant facturation, de périodes verrouillées, de rapports au niveau du client et d'une transmission propre à Xero. Everhour Timesheets collecte les heures de projet hebdomadaires et les heures de travail, permet aux utilisateurs de soumettre le temps, et permet aux administrateurs d'approuver, rejeter, approuver partiellement ou verrouiller les entrées avant l'export de facture. Cela garde le fichier de facturation lié à un relevé de temps revu plutôt qu'à une feuille de calcul de dernière minute.
Ce contenu est fourni à titre d'information générale uniquement, peut ne pas être entièrement à jour et est fourni sans aucune garantie ni responsabilité.
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Xero stocke les relevés comptables et les factures, tandis qu'un outil de suivi du temps saisit le travail derrière les lignes facturables. Pour ce workflow, Xero reçoit les données de facture telles que le contact, les dates, la devise, la taxe, les totaux et le statut. Le système de suivi du temps fournit les heures de projet, les descriptions de tâches, le statut facturable et les taux avant que la facture ne devienne un relevé comptable.
Les champs de facture Xero les plus importants sont le contact, les lignes, la date d'émission, la date d'échéance, le code devise, le code de compte, le type de taxe, le sous-total, la taxe, le total, le montant dû et le statut. Pour chaque ligne de temps facturable, la description, la quantité et le montant unitaire portent le détail pratique de facturation. La quantité multipliée par le montant unitaire produit le montant de ligne, ajusté pour toute remise.
Approuvez le temps avant l'export lorsque plusieurs personnes enregistrent des heures, que les taux varient selon le projet ou que les clients exigent un détail justificatif. Xero peut montrer qu'une facture est DRAFT, AUTHORISED ou PAID, mais ce statut ne confirme pas que les heures sous-jacentes étaient correctes. L'approbation doit avoir lieu tant que les entrées affichent encore le contexte de tâche, de personne, de date et de projet.
Le statut de facture Xero prouve où se trouve la facture dans le workflow comptable, pas si les heures ont été travaillées. Une facture PAID confirme le statut de paiement. Elle ne vérifie pas les heures quotidiennes, les totaux hebdomadaires, les notes de tâche ni l'approbation du responsable. Gardez le relevé de temps et le relevé de facture connectés afin que la facturation, la revue de paie et les questions ultérieures utilisent le même détail source.
Les employeurs couverts doivent conserver des relevés exacts pour les travailleurs non exemptés en vertu de la FLSA, y compris les heures travaillées chaque jour ouvré et le total des heures travaillées chaque semaine de travail. Les employés non exemptés couverts doivent recevoir une rémunération des heures supplémentaires après 40 heures dans une semaine de travail fixe de 168 heures, à au moins 1,5 fois le taux normal, sauf exemption. Les règles des États, les contrats et les politiques peuvent ajouter des exigences.
Everhour Timesheets collecte les heures de projet hebdomadaires et les heures de travail par personne, puis permet aux utilisateurs de soumettre le temps à la revue d'un responsable avant facturation. Les administrateurs peuvent approuver, rejeter, approuver partiellement et verrouiller les entrées soumises, afin que les heures facturables envoyées vers une facture brouillon Xero proviennent de temps revu plutôt que de journaux non approuvés.
Utilisez Everhour Timesheets pour collecter, revoir, approuver et verrouiller les heures de projet hebdomadaires avant l'export de facture, donnant à la facturation Xero un relevé source plus propre et une piste d'approbation appuyée par Everhour.
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