Les heures des organismes à but non lucratif influent sur les subventions, la paie et les dépenses fonctionnelles. Everhour garde le temps par tâche et par projet organisé pour examen.
Saisissez vos heures d'arrivée et de départ pour chaque jour. Les heures supplémentaires et le salaire brut sont calculés automatiquement.
| Jour | Arrivée | Début de pause | Fin de pause | Pause | Départ | Total |
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Un clic et le chronomètre tourne. Démarrez un minuteur, ajoutez une entrée, modifiez les détails. C'est exactement la sensation que vous aurez dans Everhour.
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Un registre de temps d'organisme à but non lucratif doit relier chaque entrée à une personne, une date, un projet, un programme, une subvention ou une activité de soutien. Pour le personnel rémunéré, le registre doit aussi contenir suffisamment de détails pour appuyer l'examen de la paie et la tenue des registres relatifs aux salaires et aux heures. Pour les travailleurs non exemptés couverts par la FLSA, les registres de l'employeur doivent inclure les heures travaillées chaque jour ouvrable et le total des heures travaillées chaque semaine de travail.
Le travail financé par subvention nécessite une couche supplémentaire. Les bénéficiaires et sous-bénéficiaires américains imputant des salaires ou rémunérations à une attribution fédérale doivent étayer ces charges par des registres qui reflètent précisément le travail effectué. Les registres nécessitent aussi des contrôles internes et un appui officiel ; un total hebdomadaire vague pour « admin » crée donc une preuve faible lorsqu'un employé répartit son temps entre une attribution fédérale, du travail de programme sans restriction et de la collecte de fonds.
Le suivi du temps des organismes à but non lucratif fonctionne mieux lorsque les catégories correspondent aux rapports que l'organisation doit préparer. Le Form 990 Part IX sépare les dépenses en dépenses totales, dépenses de services de programme, dépenses de gestion et générales, et dépenses de collecte de fonds pour les organisations relevant des sections 501(c)(3) et 501(c)(4). L'allocation du temps du personnel influe sur les lignes de rémunération et les autres salaires et rémunérations dans ces colonnes de dépenses fonctionnelles.
Les registres du personnel liés aux attributions fédérales doivent refléter raisonnablement l'activité rémunérée totale jusqu'à 100 %, y compris les activités fédérales et non fédérales sur une base intégrée. Une coordinatrice du développement qui passe le lundi sur les rapports de subvention, le mardi sur la sensibilisation des donateurs et le mercredi sur une visite de site de programme ne doit pas laisser ces heures dans une seule catégorie non ventilée. Le registre doit appuyer la répartition entre des activités ou objectifs de coût spécifiques.
Le temps des employés rémunérés et le temps des bénévoles servent des objectifs de tenue de registres différents. Les heures des employés appuient la paie, les charges salariales de subvention, le partage des coûts ou la contrepartie, et l'allocation des dépenses fonctionnelles. Les heures des bénévoles appuient les opérations de programme, les rapports au conseil d'administration, les synthèses d'impact communautaire et les décisions de dotation. Les données d'AmeriCorps et du U.S. Census Bureau ont indiqué que 28,3 % des Américains ont fait du bénévolat formellement par l'intermédiaire d'une organisation au cours de l'année se terminant en septembre 2023, contribuant environ 4,99 milliards d'heures.
L'erreur fréquente consiste à mélanger les heures des bénévoles dans des registres de type paie ou à traiter les journaux de bénévoles comme un justificatif salarial. Les salaires et rémunérations des employés utilisés comme partage des coûts ou contrepartie sur une Federal award nécessitent le même type d'appui que les salaires et rémunérations demandés au remboursement. Les journaux de bénévoles peuvent montrer le service fourni, mais les allocations du personnel rémunéré nécessitent des registres liés à l'activité rémunérée et au processus officiel de temps de l'organisation.
Un total hebdomadaire ponctuel de temps suffit pour une vérification interne rapide lorsqu'une personne doit résumer le travail récent du programme. Un petit organisme à but non lucratif peut aussi l'utiliser pour examiner les heures de la semaine précédente par subvention, programme ou activité bénévole. Le résultat doit tout de même nommer la personne, les dates, les catégories et les totaux assez clairement pour qu'une autre personne puisse l'examiner plus tard.
Un flux de travail géré convient mieux lorsque le temps alimente à chaque période le remboursement de subventions, l'examen de la paie, l'allocation des dépenses fonctionnelles ou les rapports au conseil. Everhour Time Tracking permet aux employés d'utiliser des minuteurs ou des saisies manuelles sur des tâches et des projets, puis achemine le temps vers les Timesheets, les rapports, les budgets, les factures et l'examen de la paie. Les administrateurs peuvent utiliser les approbations, les périodes verrouillées, les rappels et les règles de minuteur pour protéger le registre après examen.
Ce contenu est fourni à titre d'information générale uniquement, peut ne pas être entièrement à jour et est fourni sans aucune garantie ni responsabilité.
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Un registre hebdomadaire utile sépare les services de programme, la gestion et les dépenses générales, la collecte de fonds, et le travail propre à une subvention ou à un projet lorsque ces catégories influent sur les rapports. Les registres salariaux d'attributions fédérales doivent aussi refléter l'activité rémunérée totale jusqu'à 100 % lorsqu'un employé travaille sur des activités fédérales et non fédérales, plusieurs attributions, programmes ou objectifs de coût.
La FLSA n'exige pas de format de registre particulier pour les employeurs américains couverts. Elle exige certains registres pour chaque travailleur non exempté, y compris des données exactes sur les heures travaillées et les salaires gagnés. La méthode peut être numérique, fondée sur une feuille de calcul, sur papier ou intégrée à un outil de projet, tant que les registres sont complets et exacts.
Les praticiens utilisent couramment des feuilles de temps, des études de temps ou des estimations documentées comme base raisonnable lorsque les salaires d'un organisme à but non lucratif bénéficient à plus d'un programme ou d'une activité de soutien. Les charges salariales d'attributions fédérales nécessitent des registres qui reflètent précisément le travail effectué, sont soutenus par des contrôles internes et appuient la répartition de la rémunération entre les activités ou objectifs de coût.
Les heures des bénévoles doivent être suivies séparément du temps rémunéré des employés. Les registres de bénévoles appuient la planification des programmes, les rapports d'impact et la couverture opérationnelle. Les registres de temps des employés appuient la paie, les charges salariales de subvention, l'allocation des dépenses fonctionnelles, et le partage des coûts ou la contrepartie lorsque les salaires et rémunérations sont utilisés sur une Federal award.
Une seule catégorie « travail général » crée des problèmes lorsque le temps du personnel soutient plusieurs programmes, subventions ou activités de collecte de fonds. Ce raccourci affaiblit l'allocation des dépenses fonctionnelles et l'appui aux subventions, car le registre ne montre pas quelle activité a bénéficié du coût salarial. Des catégories claires réduisent les reprises lors de l'examen du Form 990, des états financiers et des remboursements de subventions.
Everhour Time Tracking saisit les heures par tâche et par projet au moyen de minuteurs ou d'entrées manuelles, y compris des entrées dans des outils pris en charge comme Asana, ClickUp, Jira, Monday, Notion, Trello et Basecamp. Ces heures alimentent les Timesheets, les rapports, les budgets, les factures et l'examen de la paie au lieu de rester dispersées dans des journaux séparés.
Everhour Timesheets permet aux managers d'examiner les heures hebdomadaires de projet ou les heures de travail soumises, puis d'approuver, de rejeter ou d'approuver partiellement les entrées avant la paie, la facturation ou le reporting. Le temps soumis et approuvé est protégé contre les modifications ordinaires, ce qui aide à préserver un registre examiné pour les flux de travail liés aux subventions et aux finances.
Suivez le travail des organismes à but non lucratif par tâche, projet et activité de financement avant le début de l'examen. Everhour transforme ces entrées en Timesheets et rapports qui appuient les subventions, la paie et la facturation.
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