Everhour prend en charge les workflows de facturation des organismes à but non lucratif avec le temps suivi, les tarifs, les rapports et les factures liés au travail de projet.
Renseignez vos informations, ajoutez des lignes, puis cliquez sur Imprimer une fois prêt.
| Description | Qté | Tarif | TVA | Montant |
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Un clic et le chronomètre tourne. Démarrez un minuteur, ajoutez une entrée, modifiez les détails. C'est exactement la sensation que vous aurez dans Everhour.
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Une facture d'organisme à but non lucratif convient aux frais de services de programme, avantages des membres, frais d'événement, livrables de parrainage, utilisation d'installations, frais de scolarité, entrées, frais d'inscription et paiements de contrats d'agences gouvernementales. Ces paiements bénéficient directement au payeur ; le document doit donc se lire comme une demande de paiement avec une description, une date, le montant dû, les conditions de paiement et les coordonnées de paiement de l'organisation.
Les contributions volontaires utilisent un autre type d'enregistrement. Un don caritatif est documenté par un reçu, une lettre, un e-mail ou un autre accusé de réception écrit plutôt que par une facture pour des services vendus. Pour une contribution monétaire ou non monétaire unique d'une valeur de 250 $ ou plus, le donateur a besoin d'un accusé de réception écrit contemporain pour demander une déduction caritative fédérale.
Une facture d'organisme à but non lucratif ne doit pas transformer chaque paiement en don. Les cotisations d'adhésion qui correspondent raisonnablement aux avantages des membres sont des revenus de services de programme, tandis que tout montant supérieur à la juste valeur marchande des biens ou services est traité comme une contribution. Les billets d'événements de collecte de fonds suivent la même répartition : la valeur de détail du repas, du billet ou de l'avantage est un revenu de vente, et l'excédent est un revenu de contribution.
Les paiements quid pro quo nécessitent une attention particulière. Si un donateur paie plus de 75 $ en partie comme contribution et en partie pour des biens ou services, l'organisme caritatif doit fournir une déclaration écrite indiquant que le montant déductible est limité à l'excédent par rapport à la valeur reçue. La déclaration doit également inclure une estimation de bonne foi de la valeur de ces biens ou services.
Une facture utile d'organisme à but non lucratif indique le payeur, le nom de l'organisation, le numéro de facture, la date d'émission, la date d'échéance, le service ou le livrable, la quantité ou la période, le montant, les conditions de paiement et les coordonnées. Pour une demande de remboursement de subvention, joignez ou référencez les pièces justificatives qui soutiennent le montant, la source et la dépense des fonds fédéraux lorsque l'attribution l'exige.
Le traitement de la taxe sur les ventes doit être prévu dans la configuration, et non ajouté après coup. Les États-Unis n'utilisent pas de régime national de facture de TVA ou de GST, et le statut fédéral d'organisme à but non lucratif ou 501(c) ne règle pas automatiquement le traitement de la taxe sur les ventes. Les règles des États déterminent les exonérations et les obligations de collecte. Le Texas, par exemple, exige généralement que les organisations exonérées obtiennent un permis de taxe sur les ventes et collectent la taxe sur les biens et services taxables qu'elles vendent, sauf si une exception limitée s'applique.
Une facture ponctuelle convient pour des frais d'atelier unique, une location de salle, un versement de parrainage ou un livrable de contrat simple. Elle suffit lorsque le prix est fixe, que le payeur a déjà approuvé les conditions et que l'organisme à but non lucratif n'a besoin que d'un document propre pour le paiement et les dossiers.
Un workflow géré convient aux subventions, contrats et programmes de services qui reposent sur le temps du personnel, des tarifs datés, des budgets de projet ou des remboursements récurrents. Everhour peut tarifer le travail facturable par projet, membre ou tâche, séparer les coûts et les tarifs facturables, conserver l'historique daté des tarifs et garder les montants des factures liés au travail suivi de l'organisme à but non lucratif plutôt que reconstruits à partir de feuilles de calcul.
Ce contenu est fourni à titre d'information générale uniquement, peut ne pas être entièrement à jour et est fourni sans aucune garantie ni responsabilité.
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Un organisme à but non lucratif ne doit pas facturer une contribution volontaire comme s'il avait vendu des services. Les dons caritatifs utilisent un accusé de réception écrit. Pour une contribution unique d'une valeur de 250 $ ou plus, l'accusé de réception doit inclure le nom de l'organisation, le montant en espèces ou la description du bien, ainsi qu'une déclaration indiquant qu'aucun bien ou service n'a été fourni ou une description et une estimation de bonne foi de la valeur de tout élément fourni.
Les factures conviennent aux revenus gagnés ou fondés sur un contrat, notamment les frais de services de programme, les frais de scolarité, les entrées, les frais d'inscription, l'utilisation d'installations, les livrables de parrainage et les contrats d'agences gouvernementales. Ces paiements bénéficient directement au payeur. Les dons, accusés de réception de subventions et reçus caritatifs nécessitent une formulation séparée, car ils documentent une contribution plutôt qu'une vente.
Le traitement de la taxe sur les ventes dépend de chaque État et n'est pas automatique. Le statut fédéral d'organisme à but non lucratif ou 501(c) ne supprime pas à lui seul les obligations liées à la taxe sur les ventes. Un organisme à but non lucratif qui vend des biens ou des services taxables doit vérifier les règles étatiques et locales applicables à la vente, au statut d'exonération, aux exigences d'enregistrement et à l'emplacement du client.
Une demande de remboursement de subvention peut ressembler à une facture, mais elle nécessite des justificatifs propres à l'attribution. Les dossiers d'attribution fédérale doivent identifier le montant, la source et la dépense des fonds fédéraux, et être appuyés par des pièces justificatives. Selon la méthode fédérale de remboursement, le paiement est dû dans les 30 jours calendaires suivant la réception, sauf si la demande est raisonnablement considérée comme irrégulière.
L'erreur courante consiste à mélanger la juste valeur marchande des avantages avec le montant de contribution déductible. Les avantages d'adhésion, repas d'événement, billets et autres biens ou services nécessitent une estimation de bonne foi de leur valeur lorsque cela est requis. Le numéro de sécurité sociale ou le numéro d'identification fiscale du donateur n'est pas requis sur un accusé de réception écrit contemporain.
Everhour sépare les taux de coût internes des tarifs facturables présentés aux clients, avec des tarifs par personne par défaut et des remplacements par projet. Un organisme à but non lucratif peut tarifer le travail de contrat ou de subvention par projet, membre ou tarif de tâche personnalisé, puis conserver les changements de tarif datés afin que les rapports plus anciens gardent les calculs d'origine.
Everhour Billing & Invoicing convertit le temps facturable suivi et les dépenses en factures client. Il calcule les montants de facture à partir des tarifs, du temps et des dépenses facturables, exclut le travail non facturable et peut regrouper les lignes de facture par projet, tâche, personne, date ou autres ventilations disponibles.
Suivez le temps approuvé de l'organisme à but non lucratif par projet, membre ou tâche, puis intégrez les tarifs datés à la facturation. Everhour garde les montants des factures de contrats et de subventions liés au travail qui les sous-tend.
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