La facturation des organisations à but non lucratif combine frais, subventions et financements affectés. Everhour relie le travail suivi à des taux et des factures plus propres.
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| Description | Qté | Tarif | TVA | Montant |
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Les organisations à but non lucratif utilisent des factures lorsque de l'argent est dû pour un programme défini, un service, un livrable contractuel, une inscription à un événement, l'utilisation d'installations, une vente de produit, des frais de scolarité, une admission ou un contrat avec un organisme gouvernemental. La facture doit indiquer le payeur, l'organisation, la date de facture, le numéro de facture, les lignes d'articles, les quantités ou unités, les conditions de paiement et les détails de versement. Les demandes de remboursement de subvention nécessitent des justificatifs plus solides, car les dossiers de subventions fédérales doivent identifier le montant, la source et la dépense des fonds fédéraux.
Les dons caritatifs volontaires relèvent des dossiers d'attestation, pas des factures de vente. Un donateur qui donne 250 $ ou plus a besoin d'une attestation écrite contemporaine pour demander une déduction caritative fédérale. Cette attestation nomme l'organisation, indique le montant en espèces ou décrit le bien apporté, et précise si des biens ou services ont été fournis. Les numéros de sécurité sociale ou d'identification fiscale des donateurs ne sont pas requis dans cette attestation.
La plus grande erreur de facturation des organisations à but non lucratif consiste à traiter tous les paiements entrants de la même manière. Les cotisations d'adhésion se divisent souvent entre une part liée aux avantages et une part de contribution. Les paiements d'événements de collecte de fonds se divisent aussi lorsqu'un billet ou un forfait inclut des biens ou services à leur juste valeur marchande plus un montant caritatif supplémentaire. La facture ou le reçu doit rendre cette répartition suffisamment claire pour la comptabilité et les dossiers des donateurs.
Les paiements quid pro quo nécessitent une attention particulière. Si un donateur paie plus de 75 $ en partie comme contribution et en partie pour des biens ou services, l'organisme caritatif doit fournir une déclaration écrite indiquant que le montant déductible est limité à l'excédent par rapport à la valeur reçue et donnant une estimation de bonne foi de cette valeur. Un billet de gala, un forfait de sponsoring ou une adhésion premium peut déclencher ce traitement.
Une facture propre pour une organisation à but non lucratif commence par l'obligation sous-jacente : accord de subvention, contrat, bon de commande, inscription, dossier d'adhésion ou périmètre de services approuvé. Utilisez des lignes d'articles qui correspondent à cette source. Une organisation à but non lucratif de formation professionnelle pourrait facturer un contrat municipal pour « Atelier de préparation à l'emploi, cohorte de mars, 24 participants » au lieu d'une ligne de conseil vague. Les remboursements de subvention doivent rattacher les dépenses aux catégories budgétaires approuvées.
La taxe sur les ventes nécessite un traitement propre à chaque État. Les États-Unis n'ont pas de régime national de factures avec TVA ou GST, et le statut fédéral d'organisation à but non lucratif ou 501(c) ne détermine pas automatiquement le traitement de la taxe sur les ventes. Les États fixent les règles d'exemption. Le Texas, par exemple, exige généralement que les organisations exonérées obtiennent un permis de taxe sur les ventes et collectent la taxe sur les biens et services taxables qu'elles vendent, sauf si une exception limitée s'applique.
Une facture ponctuelle convient pour un sponsor d'événement unique, une location d'installations ou de petits frais de programme. Un flux de travail géré devient nécessaire lorsque le temps du personnel, le temps des prestataires, les taux de projet, les changements de taux datés, les approbations et les justificatifs de remboursement influencent tous ce qui est facturé. Les organisations à but non lucratif ont aussi besoin d'un système de référence lorsque plusieurs subventions ou contrats partagent des personnes, des tâches et des périodes de reporting.
Everhour prend en charge ce flux de travail géré en séparant les taux de coût internes des taux facturables destinés aux clients. Les valeurs par défaut par personne et les dérogations par projet aident à tarifer le travail contractuel différemment du travail financé par subvention, tandis que l'historique des taux datés garde les anciens rapports liés aux taux en vigueur à ce moment-là. Cette structure aide une organisation à but non lucratif à transformer le travail de projet approuvé en détail prêt à facturer sans reconstruire les dossiers depuis zéro.
Ce contenu est fourni à titre d'information générale uniquement, peut ne pas être entièrement à jour et est fourni sans aucune garantie ni responsabilité.
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Une organisation à but non lucratif doit documenter les dons caritatifs volontaires avec un reçu, une lettre, un e-mail ou une autre attestation écrite, et non une facture pour services vendus. Une contribution monétaire ou non monétaire unique évaluée à 250 $ ou plus nécessite une attestation écrite contemporaine aux fins de déduction fédérale.
Les frais de services de programme, locations d'installations, ventes de produits, frais de scolarité, admissions, frais d'inscription, livrables de sponsoring et paiements de contrats d'organismes gouvernementaux relèvent souvent de factures. Ces paiements bénéficient directement au payeur par un service, un droit, un produit ou un livrable.
Une organisation à but non lucratif doit séparer la juste valeur marchande des avantages aux membres de toute contribution excédentaire. La part liée aux avantages constitue un revenu de services de programme, tandis que le montant au-dessus de la valeur des biens ou services est traité comme une contribution aux fins des dossiers des donateurs.
Le statut fédéral d'organisation à but non lucratif ou 501(c) n'exonère pas automatiquement les ventes de taxe. Le traitement de la taxe sur les ventes dépend des règles de l'État, de l'article ou du service vendu, des exigences d'enregistrement, des exemptions et du lieu de la transaction. Les États-Unis ont des taxes de vente et d'utilisation étatiques et locales au lieu d'un système national de factures avec TVA ou GST.
Une demande de remboursement de subvention doit relier les montants facturés à la documentation source. Les dossiers financiers de subventions fédérales doivent identifier le montant, la source et la dépense des fonds fédéraux, les factures doivent donc correspondre aux conditions de la subvention, aux catégories budgétaires approuvées, aux dates et aux dossiers de dépenses ou de temps sous-jacents.
Everhour sépare les taux de coût internes des taux facturables destinés aux clients, avec des valeurs par défaut par personne et des dérogations par projet. Une organisation à but non lucratif peut tarifer un contrat par taux de projet, un autre par taux de membre, et conserver l'historique des taux datés lorsque les taux changent pendant une période de subvention ou de service.
Everhour Billing & Invoicing convertit le temps facturable et les dépenses suivis en factures client. Les équipes peuvent sélectionner le temps non facturé, prévisualiser le détail, grouper les lignes d'articles selon la structure attendue par le payeur et exporter les factures vers QuickBooks Online, Xero ou FreshBooks.
Suivez le temps de projet approuvé avec des taux qui correspondent à chaque subvention, contrat ou programme. Everhour garde les taux de coût et les taux facturables liés à une facturation associative prête à être facturée.
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