Les heures des sous-traitants ont besoin d'un contexte au niveau de la tâche, et Everhour garde les chronomètres et les entrées liés au travail dans ClickUp.
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Alejandro Luna0:00:00Kai Nani0:00:00Kai Nani0:00:00Click!
Dave Jung0:00:00Alejandro Luna0:00:00Dave JungLe calculateur vous donne le chiffre — Everhour prend le relais.
Un clic et le chronomètre tourne. Démarrez un minuteur, ajoutez une entrée, modifiez les détails. C'est exactement la sensation que vous aurez dans Everhour.
Définissez un budget, attribuez des tarifs et soyez alerté avant de le dépasser.
Mesure
Suivez votre budget par le temps ou par les coûts
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Les heures suivies se transforment directement en une facture soignée — sans copier-coller, sans calcul manuel.
Un relevé de temps de sous-traitant doit répondre à quatre questions sans message de suivi : la tâche ClickUp sur laquelle le sous-traitant a travaillé, la personne qui a effectué le travail, la date et la durée. Ajoutez un marqueur de temps facturable et une courte note lorsque le travail affecte une facture client, un contrôle des coûts internes ou le budget du projet.
Pour le travail sous contrat, les entrées vagues créent rapidement des litiges de facturation. « Développement, 3 heures » ne donne presque rien à un réviseur. « Correction d'un bug de finalisation de commande, 3 heures, facturable, test du flux en cas d'échec du paiement » lie le temps à un résultat de tâche et donne au propriétaire du projet suffisamment de contexte pour approuver, questionner ou suspendre l'entrée.
Une bonne entrée liée à une tâche contient la tâche, le projet, la personne, la date, la durée, le caractère facturable et la note. La tâche relie l'heure au périmètre. Le projet la relie au budget. Le marqueur de temps facturable sépare le temps présenté au client du travail interne. La note explique la raison de l'entrée sans transformer la feuille de temps en rapport d'avancement.
Les chronomètres conviennent au travail en direct lorsque le sous-traitant reste concentré sur une seule tâche. Les entrées manuelles conviennent au travail enregistré après coup, en particulier les réunions, les revues ou les corrections traitées en dehors de l'écran de la tâche. Les sous-traitants doivent éviter un grand bloc unique en fin de semaine, car il masque les totaux au niveau des tâches et rend le contrôle des coûts par tâche moins fiable.
Le suivi des sous-traitants exige une séparation nette entre le temps, les taux et les coûts remboursables. Les entrées de temps montrent l'effort. Le caractère facturable indique si le client doit voir cet effort. Les dépenses ont besoin de leur propre dossier avec une catégorie, une description, un montant et un reçu lorsque le coût doit être remboursé ou examiné par le client.
Gardez le coût interne du sous-traitant séparé de la facturation client. Un sous-traitant peut représenter pour l'entreprise un coût à un tarif donné tandis que le client se voit facturer un tarif différent au niveau du projet, du membre ou de la tâche. Cette distinction compte lorsque le propriétaire du projet examine la marge, prépare une facture ou compare le temps de sous-traitant suivi au budget initial.
Un journal ponctuel fonctionne pour une petite mission de sous-traitance avec un cycle de facturation court, un seul réviseur et peu de détails sur les dépenses. Le dossier a toujours besoin de liens vers les tâches, de dates, de durées, de marqueurs de temps facturable et de notes, mais le contrôle peut rester simple lorsque seules quelques entrées doivent être approuvées.
Un processus de travail encadré devient nécessaire lorsque les sous-traitants soumettent du temps chaque semaine, ajoutent des dépenses remboursables, travaillent sur plusieurs projets ClickUp ou alimentent la facturation et le contrôle de la paie. Everhour ajoute des approbations, des périodes verrouillées, des rapports, un transfert vers la facturation et des dossiers de dépenses avec reçus afin que le travail des sous-traitants devienne un dossier de projet durable.
Ce contenu est fourni à titre d'information générale uniquement, peut ne pas être entièrement à jour et est fourni sans aucune garantie ni responsabilité.
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Une entrée de temps de sous-traitant doit inclure la tâche ClickUp, le projet, le nom du sous-traitant, la date, la durée, le caractère facturable et une courte note. La note doit décrire le résultat du travail, par exemple « revue QA du processus d'intégration utilisateur », plutôt qu'une étiquette d'activité générale comme « admin » ou « support ».
Les sous-traitants doivent utiliser des chronomètres pour le travail concentré sur une tâche et des entrées manuelles pour le travail enregistré après achèvement. Un chronomètre fournit le dossier le plus propre lorsqu'une seule tâche est active. Une entrée manuelle convient aux réunions, à la recherche, aux appels de revue ou au travail hors ligne, tant que le sous-traitant enregistre correctement la tâche, la date, la durée et la note.
Les dépenses remboursables des sous-traitants doivent être enregistrées séparément des entrées de temps. Utilisez une catégorie de dépense, une description, un montant et une pièce jointe de reçu lorsque le coût doit faire l'objet d'un contrôle comptable ou d'un remboursement par le client. Mélanger les dépenses dans les notes de temps rend la facture plus difficile à vérifier et affaiblit le dossier des coûts du projet.
L'erreur la plus courante consiste à enregistrer les heures au niveau du projet sans les lier à la tâche qui a produit le travail. Les réviseurs doivent alors comparer manuellement les feuilles de temps, l'activité des tâches et les messages des sous-traitants. Les entrées liées aux tâches réduisent ces allers-retours, car les heures restent attachées à l'élément de travail.
Le temps des sous-traitants doit être contrôlé au moins chaque semaine lorsque les entrées affectent la facturation, les budgets ou le contrôle de la paie. Le contrôle hebdomadaire repère les notes manquantes, les marqueurs de temps facturable incorrects et les entrées manuelles tardives avant la clôture de la période de facturation. Les périodes verrouillées donnent à l'équipe un dossier stable après approbation.
Everhour Expenses enregistre les coûts de projet avec le temps des sous-traitants, y compris les images ou PDF de reçus, les catégories basées sur des unités, le caractère facturable et les rapports de dépenses par projet, client, membre, catégorie et plage de dates. Ces coûts peuvent être contrôlés avec le temps des tâches avant remboursement ou facturation.
Everhour intègre les contrôles de chronomètre et d'entrée manuelle dans ClickUp via l'extension de navigateur, puis synchronise les dossiers, tâches, tags et champs personnalisés ClickUp dans les rapports Everhour. Les sous-traitants peuvent enregistrer le temps depuis le contexte de la tâche tandis que les managers contrôlent le même travail par projet, tâche, personne et date.
Suivez les heures approuvées des sous-traitants, les dépenses et les reçus depuis le travail ClickUp dans Everhour, puis utilisez les rapports de dépenses pour le contrôle des remboursements, l'analyse des coûts de projet et la facturation.
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