Everhour relie le travail sur les tâches ClickUp aux heures facturables, aux dépenses, aux taux et aux dossiers client prêts pour la facturation.
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Commencez par décider quel temps de tâche ClickUp doit figurer sur la facture client, quelles entrées restent non facturables et quel taux tarifie le travail. Le dossier de facturation doit permettre à une personne chargée de la revue de relier le travail assigné sur les tâches au montant dû, avec validation avant l'envoi de la facture. Ce parcours compte surtout lorsque plusieurs personnes interviennent sur le même projet client.
Utilisez ce processus pour les prestations en régie, les contrats de provision avec plafonds d'heures facturables, la facturation d'agence, les projets de conseil et les factures de freelances liées aux tâches ClickUp. Le dossier utile indique la tâche, la personne, la date, la plage horaire ou la durée, le caractère facturable, la description, les tags si nécessaire et la règle de taux utilisée. Le travail non facturable reste dans le dossier, car il explique l'effort interne, le nettoyage du périmètre et le support client qui ne doivent pas être facturés.
Un dossier de facturation défendable commence par une entrée au niveau de la tâche : projet client, nom de la tâche ClickUp, personne ayant travaillé, date, durée, description et caractère facturable. Utilisez une description qui nomme le travail livré. Les libellés internes succincts comme mises à jour ou divers laissent la personne chargée de la revue dans l'incertitude. Si une tâche comporte à la fois du travail client et de la coordination interne, séparez les entrées afin que le total de la facture ne dépende pas plus tard d'estimations.
Les taux ont besoin d'un point de rattachement clair avant que les heures deviennent des montants facturés. Un taux de projet convient pour un taux client mixte unique, les taux par membre conviennent lorsque le niveau d'expérience modifie le prix, et les taux par tâche conviennent pour des catégories comme la conception, le développement, la revue ou le support. Gardez les taux de coût séparés des taux facturables afin que les rapports de marge ne confondent pas le coût interne de la main-d'œuvre avec le montant dû par le client.
Le transfert vers la facturation échoue lorsqu'une facture inclut du temps avant revue. Validez la semaine, clôturez la période de facturation, puis tarifez uniquement les entrées facturables validées. Un responsable doit vérifier les descriptions manquantes, les totaux quotidiens inhabituellement élevés, les statuts facturables mixtes sur une même tâche et le travail saisi après la fin de la période. Ces contrôles protègent la facture contre la surfacturation, la sous-facturation et les questions du client après livraison.
Les lignes de facture destinées au client doivent correspondre à l'accord. Un contrat de retainer peut regrouper les montants par projet et période de facturation, tandis que les prestations en régie exigent souvent un détail par tâche, personne, date ou catégorie de travail. Gardez les entrées non facturables en dehors du montant dû, tout en les conservant disponibles pour la revue interne et l'analyse de rentabilité. Un transfert propre marque aussi le temps facturé afin que la même entrée ne réapparaisse pas sur une facture ultérieure.
Une feuille de calcul ponctuelle ou un outil de facturation gratuit suffit lorsqu'une seule personne envoie une facture simple à partir d'un petit ensemble d'entrées validées. Cela cesse de suffire lorsque le caractère facturable, les reçus, différents taux, le travail client récurrent ou la validation d'un responsable comptent. À ce stade, le risque passe du calcul au contrôle : entrées en double, dépenses manquantes, taux écrasés et heures facturées avant revue.
Everhour garde la couche de facturation rattachée au travail ClickUp : le temps validé, les taux facturables, les exclusions non facturables et les dépenses peuvent alimenter la préparation des factures sans ressaisie. Les dossiers de dépenses peuvent inclure des reçus, des catégories fondées sur les unités et des paramètres d'inclusion dans le budget, ce qui donne au responsable de la facturation une piste durable entre le travail sur les tâches, les coûts remboursables et les montants facturés au client.
Ce contenu est fourni à titre d'information générale uniquement, peut ne pas être entièrement à jour et est fourni sans aucune garantie ni responsabilité.
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Un dossier de facturation prêt pour le client comprend la tâche ClickUp, la personne ayant travaillé, la date, la plage horaire ou la durée, le caractère facturable, la description et les tags lorsqu'ils expliquent le travail. La description doit nommer le livrable ou la demande client. La base de taux doit également être claire, car un taux de projet, un taux par personne ou un taux par catégorie de tâche modifie le montant final.
Le travail facturable correspond au temps que l'accord avec le client prévoit de facturer. Le travail non facturable reste visible pour la revue interne, l'analyse de marge et les discussions sur le périmètre, mais il ne doit pas augmenter le montant de la facture. Séparez les entrées chaque fois qu'une tâche ClickUp contient à la fois une livraison client et de la coordination interne, car les entrées mixtes obligent le responsable de la facturation à estimer la répartition plus tard.
Appliquez les taux au niveau utilisé par le contrat. Un taux de projet mixte convient à un prix horaire partagé unique. Les taux par personne conviennent au travail tarifé par rôle, niveau d'expérience ou accord avec un prestataire. Les taux par tâche ou catégorie de travail conviennent aux accords qui tarifent différents services séparément. Les taux de coût doivent rester séparés des taux facturables afin que les rapports de rentabilité comparent le coût de la main-d'œuvre au chiffre d'affaires client.
Revoyez les entrées avec des descriptions manquantes, des totaux quotidiens inhabituels, des modifications tardives, un caractère facturable peu clair et du temps saisi en dehors de la période de facturation. Un responsable doit également vérifier les entrées des tâches dont le périmètre a changé après le début du travail. L'erreur courante consiste à envoyer d'abord la facture, puis à enquêter après que le client demande des détails.
Les dépenses facturables doivent apparaître avec le temps des tâches lorsque l'accord avec le client autorise le remboursement ou la refacturation de coûts. Un élément remboursable nécessite une date, une catégorie, une description, un montant et un reçu lorsque la dépense exige une preuve. Gardez les dépenses en dehors du sous-total des heures facturables, puis ajoutez-les comme lignes de facture séparées afin que le client puisse distinguer la main-d'œuvre du coût remboursable.
Everhour Expenses suit les coûts de projet à côté du travail facturable, avec téléversement de reçus et catégories fondées sur les unités pour des éléments comme le kilométrage ou l'impression. Le dossier de dépense peut être inclus dans les calculs budgétaires ou conservé séparément, puis ajouté aux factures et revu dans les rapports de dépenses par projet, client, membre, catégorie, plage de dates et caractère facturable.
Everhour Billing & Invoicing calcule les montants de facture à partir du temps facturable, des dépenses facturables et de la structure de taux assignée au travail. Les postes peuvent être regroupés par projet, tâche, personne, date ou autre ventilation disponible, et le temps facturé est marqué afin qu'il ne réapparaisse pas sur une facture ultérieure.
Joignez les reçus et les dépenses fondées sur les unités au travail client ClickUp, puis transférez les coûts facturables dans les factures. Everhour garde les coûts remboursables visibles à côté de la facturation client et de la rentabilité du projet.
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