L'utilisation dans les organisations à but non lucratif suit la capacité de programme, et Everhour Resource Planning garde les objectifs de charge de travail du personnel visibles au fil du temps.
Mesurez l'utilisation facturable par rapport à la capacité totale et voyez exactement combien d'heures vous laissez de côté chaque période.
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Un taux d'utilisation pour une organisation à but non lucratif répond à une question pratique : quelle part des heures disponibles du personnel rémunéré a été consacrée aux services de programme qui font progresser l'objet exonéré de l'organisation ? Le numérateur correspond aux heures de programme ou de service direct. Le dénominateur correspond à la capacité du personnel rémunéré que vous définissez pour la même période, souvent nette des PTO, jours fériés, congés sans solde et autres absences si votre organisation utilise les heures de travail nettes.
Cette métrique diffère des ratios financiers des organisations caritatives. BBB Wise Giving Alliance utilise une norme selon laquelle les organisations caritatives dépensent au moins 65 % de leurs dépenses totales en activités de programme, mais il s'agit d'un ratio de dépenses, pas d'un objectif d'utilisation des heures du personnel. L'utilisation du personnel mesure l'allocation du temps. Elle aide les responsables de programme, le personnel financier et les gestionnaires de subventions à comparer les plans de dotation avec le travail réellement effectué.
La loi fédérale américaine ne fixe pas d'objectif d'utilisation pour les organisations à but non lucratif et ne définit pas l'emploi à temps plein dans le cadre du FLSA ; le dénominateur provient donc de la politique de l'employeur. De nombreuses organisations commencent avec une semaine de travail de 40 heures, car les employés non exemptés couverts reçoivent une rémunération fédérale des heures supplémentaires pour les heures travaillées au-delà de 40 dans une semaine de travail fixe de 168 heures. Cela crée une base annuelle brute de 2 080 heures avant les réductions fondées sur la politique interne.
Les congés payés dans le secteur privé restent une question de politique ou de contrat, sauf si une autre loi s'applique. Le FLSA n'exige pas le paiement du temps non travaillé, y compris les vacances, les congés maladie ou les jours fériés. Pour un dénominateur d'utilisation du personnel, soustrayez les absences uniquement si votre organisation mesure la capacité de travail disponible plutôt que la capacité brute. Les employés éligibles d'employeurs couverts peuvent prendre jusqu'à 12 semaines de travail de congé FMLA sans solde avec protection de l'emploi, et les congés effectivement pris doivent réduire les heures nettes disponibles.
Utilisez cette formule : taux d'utilisation de programme = heures de programme ou de service direct / capacité disponible du personnel rémunéré × 100. Si un gestionnaire de cas dispose de 160 heures rémunérées disponibles dans un mois et enregistre 124 heures sur les services de programme, le taux d'utilisation est de 77,5 %. Les heures de collecte de fonds, d'administration, de formation et de gestion/activités générales restent hors du numérateur, sauf si vous calculez une mesure plus large du temps productif.
L'allocation fonctionnelle est importante lorsqu'un employé travaille dans plusieurs catégories. Un employé qui passe 96 heures sur des services directs aux clients, 28 heures sur le reporting de programme, 22 heures sur la collecte de fonds et 14 heures sur l'administration compte 124 heures de programme et 36 heures hors programme. Attribuer les 160 heures à la fonction majoritaire surestime l'utilisation de programme et affaiblit le reporting des subventions, du conseil d'administration et du budget.
Les pourcentages budgétés donnent aux équipes financières une base de planification, mais les charges salariales et de rémunération liées aux subventions fédérales doivent être fondées sur des enregistrements qui reflètent précisément le travail effectué. Les estimations budgétaires avant le travail peuvent soutenir la comptabilité intermédiaire uniquement lorsqu'elles sont ajustées après coup. Une allocation de programme planifiée à 70 % n'établit pas l'utilisation réelle pour l'allocation de main-d'œuvre remboursable.
Un calculateur ponctuel suffit pour une vérification de dossier destiné au conseil d'administration, une prévision de subvention ou une revue mensuelle. Un flux de travail géré devient nécessaire lorsque le personnel répartit chaque semaine son temps entre subventions, activités indirectes, collecte de fonds et administration. Everhour Resource Planning affiche les chronologies des membres et des projets, la capacité hebdomadaire, les écarts de disponibilité, les congés planifiés et le temps prévu par rapport au temps réel afin que les équipes d'organisations à but non lucratif puissent comparer les objectifs de dotation des programmes avec le travail enregistré.
Ce contenu est fourni à titre d'information générale uniquement, peut ne pas être entièrement à jour et est fourni sans aucune garantie ni responsabilité.
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Le temps de programme correspond au temps rémunéré du personnel consacré aux services qui font progresser l'objet exonéré de l'organisation. Le service direct aux clients, la prestation de programmes, le reporting de programme et la coordination propre au programme peuvent appartenir au numérateur lorsqu'ils soutiennent le programme. Le travail de collecte de fonds et de gestion/activités générales doit être suivi séparément, sauf si votre organisation calcule intentionnellement une mesure plus large d'utilisation productive.
Les heures de collecte de fonds doivent rester hors du numérateur de l'utilisation de programme. Le reporting des organisations à but non lucratif américaines sépare les dépenses entre services de programme, gestion et activités générales, et collecte de fonds, et cette structure se transpose clairement au temps du personnel. L'efficacité de la collecte de fonds est une mesure distincte de BBB Wise Giving Alliance, fondée sur les dépenses de collecte de fonds divisées par les contributions associées, et non un taux d'utilisation des heures du personnel de programme.
L'allocation doit suivre la répartition réelle du temps. Si un employé passe 60 % de la semaine sur des services de programme et 40 % sur la collecte de fonds, enregistrez la même répartition au lieu d'attribuer toutes les heures à la fonction majoritaire. C'est particulièrement important pour les subventions fédérales, où les charges salariales et de rémunération doivent refléter le travail effectué entre subventions, activités indirectes et autres objectifs de coûts.
La norme de BBB Wise Giving Alliance selon laquelle les organisations caritatives dépensent au moins 65 % de leurs dépenses totales en activités de programme est un ratio de responsabilité financière. Ce n'est pas un objectif d'utilisation des heures du personnel. Une organisation à but non lucratif peut utiliser la norme de dépenses de 65 % comme contexte pour le conseil d'administration, mais l'utilisation du personnel doit être fondée sur les heures réelles de programme ou de service direct divisées par la capacité définie du personnel rémunéré.
Les heures de bénévolat doivent rester séparées de l'utilisation du personnel rémunéré, sauf si l'organisation publie délibérément une mesure de capacité combinée. Independent Sector a estimé la valeur nationale américaine d'une heure de bénévolat à 36,14 $ pour 2025, de sorte que le temps bénévole peut soutenir le reporting sur le ROI et la valeur communautaire. L'intégrer à l'utilisation du personnel rémunéré brouille la capacité de paie, les plans de dotation et les enregistrements d'allocation de main-d'œuvre.
Everhour Resource Planning affiche la capacité du personnel sur des chronologies visuelles avec des vues par membre et par projet, la capacité hebdomadaire, les congés planifiés et les écarts de disponibilité. Les responsables d'organisations à but non lucratif peuvent comparer la couverture de programme planifiée avec le temps réellement suivi et ajuster les affectations avant que le travail de programme, l'administration ou la collecte de fonds ne surcharge un membre de l'équipe.
Suivez la capacité planifiée, les congés et le travail de programme réel dans une seule vue des ressources. Everhour aide les équipes d'organisations à but non lucratif à comparer les objectifs de dotation avec les heures enregistrées pour une planification plus claire de l'utilisation.
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