Le temps du personnel financé par des subventions doit être clairement réparti entre les programmes, les allocations et la collecte de fonds. Everhour suit les heures par rapport aux budgets et aux projets.
Saisissez vos heures d'arrivée et de départ pour chaque jour. Les heures supplémentaires et le salaire brut sont calculés automatiquement.
| Jour | Arrivée | Début de pause | Fin de pause | Pause | Départ | Total |
|---|
Le calculateur vous donne le chiffre — Everhour prend le relais.
Un clic et le chronomètre tourne. Démarrez un minuteur, ajoutez une entrée, modifiez les détails. C'est exactement la sensation que vous aurez dans Everhour.
Définissez un budget, attribuez des tarifs et soyez alerté avant de le dépasser.
Mesure
Suivez votre budget par le temps ou par les coûts
Tous les rapports dont vous avez besoin — configurés à votre façon, toujours à jour.
Les heures suivies se transforment directement en une facture soignée — sans copier-coller, sans calcul manuel.
Vous êtes venu enregistrer le temps des organisations à but non lucratif d'une manière qui puisse résister à l'examen de la paie, aux questions des financeurs et au travail d'allocation interne. Une configuration utile sépare les heures des employés des heures des bénévoles, puis étiquette le temps des employés par programme, allocation, objectif de coût et catégorie fonctionnelle. Le dossier final doit indiquer qui a travaillé, la date, l'heure ou la durée, l'activité, ainsi que la catégorie de financement ou de reporting liée à ce travail.
Pour les employeurs couverts aux États-Unis, la FLSA n'exige pas un formulaire, une application ou un système de pointage spécifique. Elle exige des dossiers exacts pour les travailleurs non exemptés, y compris les heures travaillées chaque jour ouvré et le total des heures travaillées chaque semaine de travail pour les employés couverts par les dispositions de la FLSA sur le salaire minimum ou les heures supplémentaires. Les besoins des organisations à but non lucratif en matière de subventions et de comptabilité ajoutent une autre couche, car la même heure peut affecter la paie, le budget d'une allocation et le reporting des dépenses fonctionnelles.
Commencez par des champs qui correspondent aux décisions que vous devrez prendre plus tard. Une entrée du personnel doit inclure l'employé, la date, l'heure de début et de fin ou la durée totale, le projet ou programme, la subvention ou source de financement le cas échéant, la description de l'activité, la catégorie fonctionnelle et le statut d'approbation. Pour l'usage de la paie, conservez les salaires et les informations de taux en dollars américains pour les dossiers américains. Pour les opérations bénévoles, suivez séparément la personne, la date, l'activité, le programme et les heures, sans les mélanger aux dossiers de salaire des employés.
Une saisie hebdomadaire pratique peut rester simple : un coordinateur de programme enregistre 4 heures sur Youth Literacy, service de programme, allocation fédérale A, planification du programme pédagogique, puis 1,5 heure sur Annual Gala, collecte de fonds, préparation de l'événement. Cette ventilation compte, car la partie IX du Form 990 utilise les colonnes service de programme, gestion et général, et collecte de fonds, tandis que le soutien salarial d'une allocation fédérale se concentre sur le travail effectué et l'objectif de coût imputé.
Les codes de subvention et les catégories de dépenses fonctionnelles répondent à des questions différentes. Un code d'allocation fédérale identifie la source de financement ou l'objectif de coût. Une catégorie fonctionnelle explique si le travail soutient le service de programme, la gestion et le général, ou la collecte de fonds. Un même programme peut avoir à la fois un financement fédéral et non fédéral, et un employé peut travailler sur plusieurs programmes ou activités de soutien pendant la même période de paie.
Pour les allocations fédérales américaines, les bénéficiaires et sous-bénéficiaires qui imputent des salaires ou des rémunérations doivent justifier ces charges par des dossiers qui reflètent avec exactitude le travail effectué, appuyés par des contrôles internes et des dossiers officiels. Les dossiers du personnel doivent refléter raisonnablement l'activité rémunérée totale jusqu'à 100 %, couvrir l'activité fédérale et non fédérale sur une base intégrée et soutenir la répartition entre allocations, programmes ou catégories de coûts. Les salaires utilisés comme partage des coûts ou contrepartie nécessitent le même niveau de justification.
Un outil de suivi ponctuel suffit pour un petit événement bénévole, une estimation interne rapide ou un seul résumé hebdomadaire qui n'alimente pas la paie, la facturation d'allocation ou le reporting financier. L'allocation récurrente du personnel nécessite un workflow géré. Les organisations à but non lucratif qui imputent des salaires à des allocations fédérales, préparent les lignes de dépenses fonctionnelles du Form 990 ou examinent les heures des employés non exemptés couverts ont besoin de catégories cohérentes, d'approbations, de conservation et d'une piste de dossiers fiable.
Everhour Project Budgeting convient à ce workflow continu en reliant le temps suivi à des budgets de projet basés sur les heures ou sur l'argent. Une organisation à but non lucratif peut utiliser des périodes budgétaires récurrentes pour les programmes en cours, des alertes e-mail de seuil lorsque les budgets approchent de leurs limites et une protection budgétaire lorsque le temps supplémentaire doit s'arrêter. Cela crée un relais plus clair entre le temps du personnel, la revue du budget de programme, le suivi des subventions et le travail comptable.
Ce contenu est fourni à titre d'information générale uniquement, peut ne pas être entièrement à jour et est fourni sans aucune garantie ni responsabilité.
High Performer
G2
Été 2026
Best Ease Of Use
Capterra
Été 2026
Classé parmi les meilleurs outils de suivi du temps sur G2, Capterra et TrustRadius — avec des éloges constants pour sa facilité d'utilisation, ses intégrations et son support.
Définissez des catégories qui correspondent aux rapports que vous devez produire. Les catégories courantes pour le personnel incluent le programme, la subvention ou source de financement, l'objectif de coût, l'activité et la classe de dépense fonctionnelle. Pour le Form 990 et le reporting financier des organisations à but non lucratif, les classes fonctionnelles sont le service de programme, la gestion et le général, et la collecte de fonds. Les dossiers de salaire des employés et les dossiers de service bénévole doivent rester distincts, car ils servent des objectifs opérationnels et de conformité différents.
Oui, pour les organisations à but non lucratif américaines et les autres bénéficiaires ou sous-bénéficiaires qui imputent des salaires ou des rémunérations à une allocation fédérale. Les dossiers du personnel doivent refléter raisonnablement l'activité rémunérée totale de l'employé, couvrir les activités fédérales et non fédérales sur une base intégrée et soutenir la répartition entre activités spécifiques ou objectifs de coût. Cette exigence empêche une feuille de temps de subvention de ne montrer que le travail remboursé par l'allocation tout en ignorant le reste du temps rémunéré de l'employé.
Les heures bénévoles doivent être suivies séparément des dossiers de paie des employés. Les dossiers des employés soutiennent les salaires, les heures travaillées, les approbations et la revue de la paie. Les dossiers bénévoles soutiennent généralement les opérations de programme, le reporting et la planification. Les données d'AmeriCorps et du U.S. Census Bureau montrent que 28,3 % des Américains ont officiellement fait du bénévolat par l'intermédiaire d'une organisation au cours de l'année se terminant en septembre 2023, contribuant à environ 4,99 milliards d'heures ; des dossiers bénévoles propres comptent donc à grande échelle.
Oui, si la méthode est complète et exacte. La FLSA exige que les employeurs couverts tiennent des dossiers exacts pour les travailleurs non exemptés, mais elle n'impose pas de système spécifique de suivi du temps. Pour les employés couverts par les dispositions de la FLSA sur le salaire minimum ou les heures supplémentaires, les dossiers doivent inclure les heures travaillées chaque jour ouvré et le total des heures travaillées chaque semaine de travail, ainsi que les informations requises sur les salaires et l'identification.
L'utilisation de codes de subvention ou de projet sans catégories fonctionnelles fausse le reporting des dépenses de travail. La partie IX du Form 990 exige que les organisations relevant des sections 501(c)(3) et 501(c)(4) déclarent les dépenses totales, les dépenses de service de programme, les dépenses de gestion et générales, ainsi que les dépenses de collecte de fonds. La rémunération et les autres salaires et traitements apparaissent sur les lignes de dépenses fonctionnelles, le temps du personnel doit donc reposer sur une base qui relie le travail à ces fonctions.
Everhour Project Budgeting permet à une organisation à but non lucratif de définir des budgets basés sur les heures ou sur l'argent pour des projets, des périodes de subvention ou des programmes en cours. Les réinitialisations récurrentes et les alertes e-mail de seuil à 75 %, 90 %, 100 % ou à des points personnalisés indiquent aux managers quand le temps suivi approche d'une limite, afin que la revue budgétaire ait lieu avant la clôture de la période.
Everhour Timesheets collecte les heures de projet hebdomadaires et les heures de travail par personne, puis permet aux managers d'approuver, de rejeter ou d'approuver partiellement le temps soumis. Le temps soumis et approuvé est verrouillé pour les membres réguliers, sauf s'il est retiré ou rejeté, ce qui donne aux équipes de paie et de comptabilité des organisations à but non lucratif une piste d'approbation plus claire avant d'utiliser les dossiers de temps.
Reliez les heures du personnel aux budgets de projet avant les rapports aux financeurs ou les revues de paie. Everhour Project Budgeting suit les limites de temps et d'argent, les périodes récurrentes et les alertes de seuil pour un contrôle budgétaire plus clair des organisations à but non lucratif.
Essai gratuit de 14 jours · Sans carte bancaire · Annulable à tout moment
