Everhour réunit les estimations de tâches Basecamp, le temps facturable enregistré et la revue des coûts de projet dans un processus de travail traçable.
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Une estimation des heures facturables donne à chaque tâche Basecamp une attente claire en matière de travail avant le début des travaux. Le chiffre utile est l'effort, pas une date d'échéance. Une tâche à rendre vendredi peut quand même nécessiter 30 minutes, 4 heures ou 2 jours de travail concentré. Gardez l'estimation liée au titre de la tâche, aux notes, à la personne responsable, aux sous-tâches et à la date d'échéance afin que la personne qui effectue le travail voie le même périmètre que celui chiffré par le manager.
Utilisez les estimations au niveau de la tâche lorsque le travail peut être assigné, revu et facturé comme une unité précise. Une estimation au niveau de la liste fonctionne pour la planification initiale, mais elle masque les dépassements jusqu'à ce qu'il soit trop tard. Une révision de design estimée à 3 heures et enregistrée à 5,5 heures vous donne un écart réel. Une liste entière estimée à 30 heures vous indique seulement que quelque chose a changé.
Les projets Basecamp organisent le travail au moyen de listes de tâches, de tâches, d'affectations, de sous-tâches, de dates d'échéance, de plannings, de messages et de fichiers. Les dates indiquent le calendrier. Les estimations indiquent le travail. Traiter une date d'échéance comme une estimation d'heures crée de mauvais plans, car le temps calendaire inclut l'attente, la revue, les dépendances et la disponibilité. Une tâche avec une plage de dates de 5 jours nécessite tout de même une estimation distincte des heures facturables.
Les Hill Charts peuvent montrer la progression humaine au niveau de la liste de tâches, de l'incertitude vers l'exécution, mais ils ne calculent ni le temps ni le coût. Utilisez-les pour les conversations de statut, puis utilisez les heures estimées et les heures enregistrées pour les décisions de facturation. Une mise à jour client peut dire que la liste avance bien tandis que la revue des estimations montre encore qu'une tâche dépasse le plan.
La comparaison claire consiste à rapprocher les heures planifiées des heures effectivement enregistrées pour la même tâche Basecamp. Les rapports Basecamp d'Everhour peuvent intégrer le projet, la tâche, la liste, l'ID de tâche et le statut de la tâche dans les rapports, ce qui maintient l'écart lié à l'élément de travail d'origine. Une estimation de 2 heures avec 1,75 heure enregistrée signifie que le plan a tenu. Une estimation de 2 heures avec 6 heures enregistrées doit être revue avant la facturation ou la planification future.
Lisez chaque écart avant de le juger. Des heures supplémentaires peuvent signifier que le périmètre du travail avait été sous-estimé, que les notes n'étaient pas claires, qu'une sous-tâche aurait dû être une tâche à part entière ou que le temps a été enregistré sur le mauvais élément. Moins d'heures peuvent signifier que l'estimation était gonflée, que le travail était incomplet ou que quelqu'un a oublié d'enregistrer son temps. Le rapport lance la revue ; les notes du projet en expliquent la raison.
Une estimation sur un seul projet suffit pour vérifier rapidement une proposition ou une petite demande client. Elle cesse de suffire lorsque la même équipe répète un travail similaire, facture par projet ou par tâche, ou doit expliquer le coût du projet. À ce stade, le temps enregistré, le caractère facturable, les estimations de tâches, les dépenses et les seuils budgétaires doivent vivre dans un dossier durable.
Everhour connecte les projets et les tâches Basecamp via l'extension de navigateur, synchronise les projets et tâches renommés, et prend en charge les configurations de projet au taux horaire, au forfait et non facturables, avec des e-mails de budget à 50 %, 80 % ou à des seuils personnalisés. Cela crée un historique : heures estimées, heures effectives, heures restantes ou au-delà de l'estimation, et coûts de projet associés pour le budget suivant.
Ce contenu est fourni à titre d'information générale uniquement, peut ne pas être entièrement à jour et est fourni sans aucune garantie ni responsabilité.
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Estimez les tâches qui affectent la facturation client, le budget du projet ou la dotation en personnel. Les petits éléments administratifs peuvent rester sans estimation lorsqu'ils ne modifient ni la facture ni le plan. Une estimation utile porte sur un travail qui a un responsable clair, un périmètre défini et un impact probable sur les coûts. Les sous-tâches n'ont besoin d'estimations séparées que lorsqu'elles représentent un travail facturable qui doit être revu séparément.
Un écart compare les heures estimées avec le temps enregistré sur la même tâche. Les heures au-delà de l'estimation indiquent un effort supplémentaire par rapport au plan. Les résultats inférieurs à l'estimation doivent aussi être revus, car ils peuvent montrer un travail efficace, un travail incomplet ou du temps manquant. Examinez les notes, les sous-tâches et les commentaires de la tâche avant de modifier l'estimation suivante.
Une date d'échéance ne peut pas remplacer une estimation d'heures. La date vous indique quand le travail doit être terminé. L'estimation vous indique combien de travail il doit nécessiter. Une tâche du lundi au vendredi peut nécessiter 1 heure facturable ou 20 heures facturables ; le planning du projet et le plan d'effort ont donc besoin de dossiers séparés.
Le nom de la tâche, la liste ou la section, la personne responsable, le statut de la tâche et l'ID de tâche protègent le sens de l'estimation. Ces détails maintiennent les heures planifiées reliées à l'élément de travail exact plutôt qu'à un total de projet vague. Les notes et les sous-tâches comptent aussi, car elles expliquent le périmètre couvert par l'estimation.
Mélanger des travaux sans rapport dans une seule tâche rend l'estimation difficile à juger. Une tâche unique qui combine recherche, mise en œuvre, revue et révisions client masque l'étape qui a causé le dépassement. Divisez le travail en tâches qui correspondent à de vrais points de facturation et de revue, puis comparez chaque estimation avec le temps enregistré sur cet élément.
Everhour Expenses enregistre les coûts de projet avec des images de reçus ou des PDF et des catégories basées sur l'unité, comme les déplacements au mile ou l'impression à la copie. Les rapports de dépenses peuvent être filtrés par projet, client, membre, catégorie, plage de dates et caractère facturable, afin que les revues d'estimations incluent l'écart d'effort et les coûts associés.
Everhour peut comparer le temps suivi aux estimations de tâches et afficher les heures restantes ou au-delà de l'estimation dans les rapports. L'intégration Basecamp apporte le projet, la tâche, la liste, l'ID de tâche et le statut de la tâche dans les rapports Everhour, afin que la revue des estimations reste liée à la structure de travail Basecamp.
Suivez le travail facturable Basecamp, comparez les estimations avec les heures effectives et joignez les dépenses de projet avant la prochaine décision budgétaire. Everhour transforme les estimations répétées en historique des coûts.
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