Everhour suit les coûts, les reçus et l'impact budgétaire parallèlement aux tâches Basecamp afin que les dépenses restent liées au travail.
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Un clic et le chronomètre tourne. Démarrez un minuteur, ajoutez une entrée, modifiez les détails. C'est exactement la sensation que vous aurez dans Everhour.
Définissez un budget, attribuez des tarifs et soyez alerté avant de le dépasser.
Mesure
Suivez votre budget par le temps ou par les coûts
Tous les rapports dont vous avez besoin — configurés à votre façon, toujours à jour.
Les heures suivies se transforment directement en une facture soignée — sans copier-coller, sans calcul manuel.
Utilisez cette page lorsqu'un projet Basecamp nécessite une vue à jour des coûts, des reçus et de la pression budgétaire. L'objectif pratique est un registre des dépenses qui indique l'élément de travail, la personne, la catégorie de dépense, le statut du reçu et le montant qui appartient au projet. Pour le travail client, le même enregistrement doit aussi inclure un statut facturable afin que le service financier puisse séparer les frais remboursables du coût interne.
Les tâches Basecamp donnent le contexte du travail : titre, notes, responsable, sous-tâches, date d'échéance, plage de dates, calendrier récurrent et statut d'achèvement. Le suivi des dépenses ajoute la couche de coûts autour de ce contexte. Une configuration claire relie les dépenses au bon projet, à la bonne liste et à la bonne tâche, puis rend le coût de main-d'œuvre et les dépenses hors main-d'œuvre suffisamment visibles pour être contrôlés avant que le budget ne soit déjà consommé.
Commencez par le projet, puis gardez la référence à la liste ou à la tâche Basecamp pertinente dans la description lorsque le coût appartient à un flux de travail spécifique. Saisissez la catégorie, la date, la description, la quantité, le montant, le statut facturable et la pièce jointe du reçu. Les images ou PDF de reçus conservent la pièce justificative à côté du coût, ce qui compte pour le remboursement, la revue par le client et les questions comptables ultérieures.
Le coût de main-d'œuvre nécessite un chemin distinct. Le temps enregistré ne devient un coût que lorsque le rapport contient la personne, le projet et le taux de coût nécessaire pour cette période. Les taux facturables appliqués au client doivent rester dans une voie différente des taux de coût internes. Cette séparation permet à un manager de comparer les dépenses, le chiffre d'affaires et le profit sans traiter chaque heure suivie comme une somme due par le client.
Les dépenses de projet créent deux décisions différentes. La première décision est le remboursement ou la refacturation au client : la dépense a besoin d'un reçu, d'une catégorie et d'un statut facturable. La deuxième décision est l'impact budgétaire : le budget du projet doit inclure la dépense ou la suivre séparément. Un budget basé sur des honoraires qui inclut les dépenses sera consommé plus vite qu'un budget qui traite les reçus en dehors du budget.
Les catégories basées sur des unités évitent que de petits coûts répétés se transforment en totaux vagues. Le kilométrage, l'impression et les éléments similaires peuvent utiliser une quantité et un prix unitaire, puis être consolidés dans les rapports de dépenses par projet, client, membre, catégorie, plage de dates et statut facturable. Une erreur courante consiste à enregistrer le reçu tout en omettant le statut facturable, ce qui laisse ensuite au service financier la décision de savoir si le montant doit figurer sur la facture.
Une vérification ponctuelle des dépenses suffit lorsque le projet a une durée courte, peu de reçus et un seul réviseur. Vous avez besoin d'un flux de travail encadré lorsque les dépenses se répètent, que plusieurs personnes enregistrent des coûts ou que le contrôle de fin de mois arrive trop tard. Les budgets récurrents, le temps approuvé et les alertes de seuil donnent au propriétaire du projet une vue à jour du coût réel par rapport au plan.
Everhour prend en charge ce flux de travail encadré en conservant le temps de projet Basecamp, les dépenses de projet, les taux et les budgets dans une seule couche de reporting. Les administrateurs peuvent définir des budgets basés sur les heures ou sur l'argent, inclure ou exclure les dépenses des budgets d'honoraires et déclencher des alertes par e-mail à des seuils configurés. Le résultat est un registre opérationnel des coûts qui reste utile avant la clôture de fin de mois.
Ce contenu est fourni à titre d'information générale uniquement, peut ne pas être entièrement à jour et est fourni sans aucune garantie ni responsabilité.
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Regroupez d'abord chaque coût sous le projet, puis ajoutez le contexte de travail qui explique pourquoi la dépense existe. Un enregistrement utilisable inclut la catégorie, la date, la description, le montant, le statut du reçu et le statut facturable. Pour le travail lié à une tâche, reportez le nom de la liste ou de la tâche Basecamp dans la note ou le contexte du rapport afin que les réviseurs puissent retracer le coût jusqu'à la livraison.
Imputez les reçus à un budget basé sur des honoraires lorsque le budget représente les dépenses totales, y compris les coûts de main-d'œuvre et hors main-d'œuvre. Suivez-les séparément lorsque le budget vise à contrôler uniquement la main-d'œuvre ou lorsque les dépenses remboursables passent en dehors des honoraires. Le choix doit être cohérent dans tout le projet afin que les chiffres de budget prévu, réel et restant signifient une seule chose.
Le coût de main-d'œuvre provient du temps suivi multiplié par les taux de coût internes. Les dépenses de projet proviennent de frais hors main-d'œuvre, tels que les déplacements, l'impression ou les achats remboursables. Les deux chiffres appartiennent à la même revue des coûts, mais ils nécessitent des catégories séparées, car la main-d'œuvre affecte la capacité et la marge différemment des dépenses refacturées.
Le statut facturable évite le plus de corrections. Un reçu avec une date, un montant et une catégorie laisse encore une décision de facturation ouverte lorsqu'il n'indique pas si le client doit le voir. Ajoutez le statut avant l'approbation, puis la revue de la facture peut séparer les dépenses remboursables du coût interne du projet sans rouvrir d'anciennes notes.
Oui, s'il combine le chiffre d'affaires, le coût de main-d'œuvre et le coût des dépenses sur la même période de projet. Le chiffre d'affaires seul montre la valeur des ventes. Le coût seul montre la consommation. La rentabilité nécessite les deux, ainsi qu'une séparation claire entre les montants facturables, non facturables, facturés et non facturés lorsque la facturation client fait partie du flux de travail.
Everhour Expenses permet aux membres de l'équipe d'enregistrer les dépenses de projet avec des images ou PDF de reçus, une catégorie, une quantité, un montant et un statut facturable. Pour le travail Basecamp, ces coûts se trouvent à côté du contexte de projet synchronisé afin que les rapports de dépenses puissent être filtrés ou regroupés par projet, client, membre, catégorie, plage de dates et statut facturable.
Everhour Project Budgeting suit les budgets basés sur les heures ou sur l'argent à mesure que le temps et les dépenses incluses s'accumulent. Les administrateurs choisissent les seuils d'alerte par e-mail, y compris des pourcentages personnalisés, et peuvent utiliser la protection du budget pour arrêter les chronomètres et empêcher l'enregistrement de temps supplémentaire après le dépassement d'un budget.
Suivez les reçus, les catégories, le statut facturable et les dépenses incluses à côté du travail Basecamp. Everhour Expenses transforme les coûts de projet en rapports pour le remboursement, la facturation et la revue de la rentabilité.
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