Everhour suit le temps, les coûts, les dépenses et les alertes des projets Basecamp afin que le contrôle budgétaire commence avant que les dépassements ne se figent.
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Un clic et le chronomètre tourne. Démarrez un minuteur, ajoutez une entrée, modifiez les détails. C'est exactement la sensation que vous aurez dans Everhour.
Définissez un budget, attribuez des tarifs et soyez alerté avant de le dépasser.
Mesure
Suivez votre budget par le temps ou par les coûts
Tous les rapports dont vous avez besoin — configurés à votre façon, toujours à jour.
Les heures suivies se transforment directement en une facture soignée — sans copier-coller, sans calcul manuel.
Vous êtes venu configurer un budget autour du travail de projet Basecamp, puis voir ce que le projet consomme par rapport au plan. Le résultat pratique est une vue budgétaire qui montre les heures ou l'argent prévus, le travail effectivement enregistré, le coût déclaré et le solde restant. Basecamp reste l'endroit des projets, listes, tâches à faire, responsables et échéances. Everhour apporte la couche temps, tarif, budget, alerte et coût liée à ce travail.
Traitez chaque projet Basecamp comme le conteneur budgétaire. Les tâches à faire et les listes aident à expliquer où le temps est passé, mais l'objectif budgétaire se situe au niveau du projet. Une tâche à faire peut porter une estimation, du temps suivi, un statut de tâche et un coût déclaré via les rapports Everhour. Cette distinction compte, car un projet peut respecter le budget alors qu'une liste ou une tâche à faire a déjà dépassé son estimation.
Commencez par le contrat ou le plan interne. Un budget en temps fonctionne lorsque la limite porte sur la capacité de travail, par exemple 120 heures approuvées pour une phase de lancement. Un budget en argent fonctionne lorsque la limite est financière, par exemple des honoraires client de 15 000 $ ou un plafond de coût interne. Everhour prend en charge les budgets de projet basés sur les heures et sur l'argent, avec des calendriers ponctuels ou récurrents pour le travail continu.
Les tarifs transforment le temps suivi en consommation budgétaire. Everhour sépare les taux de coût internes des tarifs de facturation appliqués au client, de sorte qu'un rapport budgétaire peut montrer le coût du travail, le chiffre d'affaires et le profit au lieu des seules heures. Pour le travail client, le projet peut être non facturable, à prix fixe, ou en régie avec des tarifs de projet, de membre ou de tâche personnalisée. Ces choix déterminent si la vue budgétaire répond au contrôle des dépenses, à l'exposition liée à la facturation ou à la marge.
Un contrôle budgétaire utile compare trois chiffres : prévu, réalisé et restant. Le prévu provient du budget du projet et des estimations de tâches. Le réalisé provient du temps enregistré sur les tâches à faire Basecamp et de toutes les dépenses incluses. Le restant montre combien de travail ou d'argent reste disponible avant que le projet ne dépasse sa cible. Le contrôle doit aussi séparer le temps facturable et non facturable lorsque l'accord client les traite différemment.
Les alertes budgétaires transforment ce contrôle en signal opérationnel. Everhour peut envoyer des e-mails budgétaires automatiques à 50 %, 80 % ou à des seuils personnalisés pour les projets Basecamp. Le bon seuil laisse le temps d'agir, par exemple en ajustant le périmètre, en suspendant le travail de faible priorité ou en réexaminant une estimation avant la fin du mois. Un projet à prix fixe a généralement besoin d'une alerte plus tôt qu'un projet flexible en régie, car le plafond de chiffre d'affaires est déjà fixé.
Un contrôle budgétaire ponctuel suffit lorsque vous avez besoin d'une lecture rapide d'un projet avant un appel client, une réunion de suivi ou un contrôle de fin de mois. Utilisez-le pour confirmer l'objectif du projet, comparer le temps suivi aux estimations et identifier les listes ou tâches à faire qui nécessitent de l'attention. Cela fonctionne mieux lorsque le projet est court, l'équipe est petite et la prochaine décision est immédiate.
Un processus piloté convient aux budgets récurrents, aux équipes partagées et aux projets dont le coût change chaque jour. Everhour peut suivre les dépenses avec justificatifs, catégories basées sur des unités, contrôles d'inclusion budgétaire, intégration de facturation et rapports de dépenses. Associé au temps contrôlé, aux alertes budgétaires configurables et aux champs de reporting de projet Basecamp tels que projet, tâche à faire, liste, ID de tâche et statut de tâche, le budget devient un enregistrement à jour plutôt qu'une tâche de nettoyage.
Ce contenu est fourni à titre d'information générale uniquement, peut ne pas être entièrement à jour et est fourni sans aucune garantie ni responsabilité.
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Définissez le projet Basecamp comme conteneur budgétaire, puis suivez le temps sur les tâches à faire et listes associées. Utilisez les heures lorsque la limite principale est la capacité de l'équipe. Utilisez l'argent lorsque la limite principale est des honoraires client, une subvention, un contrat de retainer ou un plafond de coût interne. Les tarifs et les dépenses incluses déterminent si le rapport montre la consommation de main-d'œuvre, la dépense totale ou la marge.
Les tarifs appartiennent à la couche temps et budget, rattachés à la structure de tarifs du projet, du membre ou de la tâche. Les taux de coût représentent la dépense de main-d'œuvre interne, tandis que les tarifs de facturation représentent les montants facturés au client. Cette séparation permet au même temps suivi de servir au contrôle budgétaire, à la revue de facturation et au reporting de rentabilité sans traiter chiffre d'affaires et coût comme le même chiffre.
Utilisez le projet comme objectif budgétaire et la tâche à faire comme élément de travail qui porte les estimations, le temps suivi, le statut et le coût déclaré. Cette structure garde le budget lié au plan total tout en montrant quelles tâches à faire ou listes consomment le plus de temps. Traiter chaque tâche à faire comme un budget distinct crée du bruit, sauf si le contrat tarifie réellement le travail à ce niveau.
Définissez la première alerte assez tôt pour qu'un manager puisse modifier le périmètre, la dotation en personnel ou les approbations avant que le projet n'atteigne le plafond. Everhour prend en charge les e-mails budgétaires automatiques à 50 %, 80 % ou à des seuils personnalisés pour les projets Basecamp. Le travail à prix fixe nécessite généralement une alerte plus précoce, tandis que le travail en régie peut utiliser des seuils correspondant aux points de contrôle de facturation ou aux dates de revue client.
Les saisies manuelles non contrôlées, les tarifs manquants, le travail non facturable enregistré comme facturable et les dépenses exclues d'un budget d'honoraires faussent tous la vue. Le rapport doit montrer la même structure de projet que celle utilisée par l'équipe dans Basecamp, notamment projet, tâche à faire, liste, ID de tâche et statut de tâche. Ce contexte rend l'écart plus facile à rattacher au travail réel.
Everhour Expenses permet aux équipes d'enregistrer les coûts de projet avec des images ou PDF de justificatifs, des catégories basées sur des unités et des contrôles d'inclusion budgétaire. Les dépenses peuvent compter dans les budgets de projet ou rester séparées, et les rapports de dépenses peuvent être filtrés par projet, client, membre, catégorie, plage de dates et statut facturable pour le remboursement, l'impact budgétaire et la revue de rentabilité.
Everhour intègre des contrôles de suivi dans Basecamp via son extension de navigateur et synchronise les projets, listes et tâches à faire Basecamp dans les rapports Everhour. À mesure que les personnes enregistrent du temps, les budgets de projet peuvent envoyer des e-mails automatiques à 50 %, 80 % ou à des seuils personnalisés, donnant aux administrateurs une alerte en temps réel avant que le projet ne dépasse sa cible.
Suivez le temps, les dépenses, les tarifs et les alertes sur les projets Basecamp dans Everhour, puis examinez l'évolution du budget avant la facturation ou les rapports de fin de mois avec un contrôle des coûts plus clair.
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