Les équipes à distance ont besoin d'heures de tâches saisies de façon cohérente ; Everhour garde le travail Basecamp lié à la facturation et au contrôle des approbations.
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Les équipes à distance ont besoin de relevés de temps qui résistent à la distance, aux réponses différées et aux transferts. Le travail pratique est simple : saisir les heures passées sur les tâches Basecamp, les garder rattachées au projet et à la liste qui a produit le travail, et laisser assez de contexte pour qu'un manager, un comptable ou un réviseur côté client comprenne la saisie plus tard.
Basecamp contient la structure du travail : projets, listes de tâches, tâches, personnes affectées, dates d'échéance, notes, sous-tâches et statut d'achèvement. Le relevé de temps doit suivre cette structure. Un designer, ingénieur ou coordinateur à distance peut lancer un chronomètre pendant qu'il travaille sur une tâche ou ajouter du temps après avoir terminé, puis la saisie reste connectée au même élément Basecamp pour contrôle.
Chaque saisie a besoin d'assez de structure pour répondre à cinq questions sans message de suivi : quelle tâche, quel projet, quelle date, qui a travaillé et combien de temps le travail a pris. Une courte note doit expliquer l'état de la tâche, le livrable ou le blocage. Pour les équipes à distance, cette note compte parce que le réviseur voit souvent le relevé de temps après que la conversation a avancé.
Utilisez la configuration de facturation pour déterminer le caractère facturable, car une note vague laisse les réviseurs deviner. Dans Everhour, les admins définissent le statut de facturation d'un projet Basecamp en tarif horaire, forfait fixe ou non facturable. Une tâche précise peut être marquée comme non facturable, et des tarifs personnalisés par tâche peuvent s'appliquer lorsque l'accord client fixe un prix différent pour un type de travail.
Une équipe à distance a besoin d'une règle de saisie pour le travail actif et d'une règle pour les saisies de rattrapage. Utilisez le chronomètre pour le travail concentré sur une tâche Basecamp précise. Ajoutez du temps manuellement une fois le travail terminé lorsque la personne a fini hors ligne, a oublié de lancer le chronomètre ou doit enregistrer un bloc terminé le même jour.
Le nettoyage des saisies d'une équipe à distance devient coûteux lorsque les saisies s'éloignent de la tâche qui a causé le travail. Une discussion par message, un élément planifié ou une revue de fichier doit renvoyer à la tâche correspondant au livrable avant que le temps soit enregistré. Les champs de rapport Basecamp dans Everhour se concentrent sur le projet, la liste, la tâche, l'ID de tâche et le statut de la tâche, donc des notes isolées ne peuvent pas remplacer l'objet de travail.
Un journal de temps ponctuel suffit lorsqu'une équipe à distance a besoin d'un relevé rapide pour un projet, une semaine ou un contrôle interne. Le relevé doit quand même nommer la tâche, le projet, la date, la durée, la personne et la note. Dès que plusieurs personnes enregistrent du temps sur des projets Basecamp, le processus de contrôle a besoin de règles répétables plutôt que de mémoire.
Un processus encadré ajoute des approbations, des périodes verrouillées, des rapports et un transfert vers la facturation ou la paie. Everhour peut acheminer le temps Basecamp suivi vers l'approbation des feuilles de temps, protéger le temps soumis ou approuvé contre les modifications, et transformer le temps et les dépenses facturables en factures tout en excluant les tâches non facturables des totaux facturables. Ce relevé donne au service comptable et aux chefs de projet les mêmes heures à contrôler.
Ce contenu est fourni à titre d'information générale uniquement, peut ne pas être entièrement à jour et est fourni sans aucune garantie ni responsabilité.
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Utilisez la tâche Basecamp comme point d'ancrage du travail de la journée. Chaque saisie doit inclure la personne, la date, la durée, le projet et une note suffisamment claire pour un contrôle asynchrone. Les membres de l'équipe doivent enregistrer le travail tant que le contexte est frais, car une reconstitution tardive fait généralement perdre la justification du temps saisi.
Les approbateurs ont besoin d'un nom de tâche, d'un projet, d'une date, d'une durée, d'une personne et d'une note précise. Une note utile nomme le livrable, le statut ou le blocage, comme revue API terminée ou en attente des fichiers client. Les notes générales comme travail ou mises à jour obligent le réviseur à rouvrir toute la conversation.
Utilisez des chronomètres en direct pour les blocs concentrés liés à une tâche précise. Utilisez des saisies manuelles pour le travail terminé qui n'a pas été chronométré, puis gardez la même structure : tâche, projet, date, durée, personne et note. Une règle d'équipe compte plus que la méthode de saisie, car des habitudes mixtes sans notes claires ralentissent l'approbation.
Rattachez le temps de discussion, de planification ou de revue de fichier à la tâche Basecamp qui représente le livrable. Un fil de messages peut expliquer le contexte, mais le relevé de temps a besoin d'un objet de travail que les rapports peuvent regrouper. Créer ou choisir la bonne tâche avant la saisie évite les heures orphelines.
Regrouper plusieurs jours dans une seule saisie nuit au contrôle parce que la date ne montre plus quand le travail a eu lieu. Mélanger plusieurs tâches dans une seule note crée le même problème. Les équipes à distance doivent diviser le temps par jour et par tâche Basecamp afin que les managers puissent contrôler la charge de travail, la facturation et les corrections sans deviner.
Everhour Billing & Invoicing utilise le temps facturable suivi et les dépenses pour créer des factures, avec des montants calculés à partir des tarifs, du temps et des dépenses facturables. Les tâches non facturables restent exclues des totaux facturables, et les factures en brouillon peuvent être exportées vers QuickBooks Online, Xero ou FreshBooks avec les détails de statut resynchronisés dans Everhour.
Everhour Timesheets collecte les heures de projet hebdomadaires et les heures de travail par personne, puis permet aux managers d'approuver, de rejeter ou d'approuver partiellement le temps soumis. Le temps soumis est verrouillé sauf s'il est retiré ou rejeté, et le temps approuvé reste protégé contre les modifications par les membres standard pendant le contrôle de la facturation.
Suivez les heures Basecamp approuvées, excluez les tâches non facturables des totaux de facture et exportez les factures en brouillon vers QuickBooks Online, Xero ou FreshBooks avec le statut resynchronisé dans Everhour.
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