Everhour ajoute des chronomètres, des budgets, des approbations et des rapports de facturation au travail Basecamp afin que les agences puissent garder les heures client prêtes pour revue.
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Dave Jung0:00:00Alejandro Luna0:00:00Dave JungLe calculateur vous donne le chiffre — Everhour prend le relais.
Un clic et le chronomètre tourne. Démarrez un minuteur, ajoutez une entrée, modifiez les détails. C'est exactement la sensation que vous aurez dans Everhour.
Définissez un budget, attribuez des tarifs et soyez alerté avant de le dépasser.
Mesure
Suivez votre budget par le temps ou par les coûts
Tous les rapports dont vous avez besoin — configurés à votre façon, toujours à jour.
Les heures suivies se transforment directement en une facture soignée — sans copier-coller, sans calcul manuel.
Les agences utilisent Basecamp pour organiser le travail client en projets, listes de to-dos, to-dos, échéances, responsables, messages, plannings et fichiers. Le suivi du temps pour ce travail doit produire un relevé clair indiquant qui a travaillé, quel to-do la personne a traité, la date, la durée et la note qui explique le travail assez clairement pour la revue.
Un relevé d'agence utile garde aussi le temps rattaché à l'élément Basecamp qui a déclenché le travail. Un designer qui met à jour une landing page, un stratège qui rédige un texte publicitaire et un développeur qui corrige un problème client ne doivent pas laisser trois totaux isolés dans un récapitulatif hebdomadaire. Chaque saisie a besoin du contexte du projet et du to-do Basecamp afin que les responsables de compte puissent contrôler les heures par mission client au lieu de reconstituer la semaine de mémoire.
Le flux de travail le plus clair part du to-do Basecamp. Everhour intègre des contrôles de suivi dans Basecamp via son extension de navigateur, afin qu'un membre de l'équipe puisse lancer un chronomètre ou ajouter du temps tout en restant près du travail assigné. Les rapports Basecamp d'Everhour peuvent faire remonter le projet, le to-do, la liste, l'ID de tâche et le statut de la tâche dans les rapports.
Une bonne saisie inclut le to-do, le projet, la date, la durée et une courte note lorsque le titre seul n'explique pas le travail. La configuration de facturation se fait dans les règles de projet et de tâche d'Everhour : les administrateurs peuvent configurer les projets Basecamp comme facturables au tarif horaire, au forfait fixe ou comme non facturables, puis marquer certaines tâches comme non facturables ou utiliser des tarifs personnalisés lorsque l'accord client l'exige.
Les relevés de temps d'agence doivent résister à la revue par les responsables de compte, aux contrôles budgétaires et aux questions sur les factures. Une saisie vague comme « 2 heures, mises à jour » oblige quelqu'un à poser des questions complémentaires avant la facturation. Une saisie plus solide indique que le travail a eu lieu sur le to-do de wireframe de la page d'accueil, identifie le projet client et inclut une note comme « Section tarifaire révisée d'après les commentaires des parties prenantes ».
Les chronomètres conviennent au travail de production ciblé, car ils capturent le temps au moment où la tâche est réalisée. Les saisies manuelles conviennent aux réunions, aux appels client rapides et au travail enregistré après coup. Les agences doivent fixer une règle claire pour les saisies manuelles le jour même, car une reconstitution tardive affaiblit la visibilité budgétaire et rend les approbations plus difficiles. L'objectif est un relevé de temps qu'un responsable de compte peut approuver sans avoir à l'interpréter.
Un journal ponctuel convient à un freelance qui suit une seule demande client ou à une agence qui teste si le chronométrage des to-dos Basecamp améliore les estimations. Cela suffit lorsque le résultat est une courte liste d'heures par personne, date et élément de travail, et que personne n'a besoin d'alertes budgétaires, d'approbations, de périodes verrouillées ni de transfert vers la facturation.
Un processus structuré convient aux agences qui facturent leurs clients, surveillent les contrats d'honoraires récurrents ou comparent le coût de main-d'œuvre au chiffre d'affaires. Everhour peut faire passer le temps des to-dos Basecamp dans des approbations, des périodes verrouillées, des rapports détaillés, des alertes budgétaires et des rapports orientés facturation. Cela donne au service financier, aux responsables de compte et aux chefs de projet le même relevé durable avant le contrôle de la paie, la facturation client ou les rapports de rentabilité.
Ce contenu est fourni à titre d'information générale uniquement, peut ne pas être entièrement à jour et est fourni sans aucune garantie ni responsabilité.
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Suivez le temps sur le to-do Basecamp qui représente le travail client, puis gardez le projet, la liste, la date, la durée, la personne et la note attachés à la saisie. Les agences doivent éviter les totaux quotidiens isolés, car les responsables de compte doivent contrôler les heures par mission client, pas seulement par membre du personnel.
Suivez le travail qui affecte la livraison client, le budget, la facturation ou les décisions de dotation en personnel. Les tâches de production, les révisions, la QA, la recherche et les modifications demandées par le client méritent généralement des to-dos suivis. Les discussions informelles, les clarifications de statut et la coordination interne n'ont besoin d'être suivies que lorsque l'agence facture ce temps ou l'utilise pour la planification de la capacité.
Utilisez des chronomètres pour le travail de production ciblé qui commence et se termine autour d'un to-do précis. Utilisez des saisies manuelles pour les réunions, les appels courts et le travail enregistré après son achèvement. Les saisies manuelles doivent inclure le même contexte Basecamp que les saisies au chronomètre, car les personnes chargées de la revue ont toujours besoin du projet, du to-do, de la date, de la durée, de la personne et de la note.
Définissez les règles de facturation au niveau du projet, puis utilisez des exceptions au niveau des tâches lorsqu'un to-do Basecamp précis ne doit pas compter dans les totaux facturables. Cela empêche une tâche de planification non facturable d'apparaître dans les mêmes totaux que le travail de production approuvé par le client. Une configuration claire aide aussi les responsables de compte à expliquer les lignes de facture sans modifier les relevés de temps bruts.
Les notes imprécises, l'absence de contexte de to-do, les heures reconstituées tardivement et le mélange entre temps facturable et non facturable créent le plus de friction. Une facture présentée au client devient plus difficile à défendre lorsque le relevé de temps ne nomme qu'une personne et une durée. Le relevé le plus solide nomme le to-do Basecamp et montre pourquoi le travail appartenait au projet client.
Everhour Expenses permet aux agences d'enregistrer les coûts de projet avec des images de reçus ou des PDF, des catégories basées sur des unités et le caractère facturable. Les rapports de dépenses peuvent être filtrés par projet, client, membre, catégorie, plage de dates et caractère facturable, afin que les équipes chargées des comptes et les équipes financières puissent contrôler le remboursement, l'impact budgétaire et la rentabilité.
Everhour Timesheets collecte les heures projet et les heures de travail par personne pour revue par un manager avant la facturation, la paie ou les rapports. Les managers peuvent approuver, rejeter ou approuver partiellement le temps soumis, et le temps approuvé reste verrouillé pour les membres ordinaires afin que les modifications tardives ne changent pas les relevés contrôlés.
Suivez le temps des to-dos Basecamp, joignez les dépenses d'agence, contrôlez les approbations et gardez la facturation client rattachée au travail qui l'a produite avec Everhour.
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