Everhour rapporte les heures des tâches à faire Basecamp pour le contrôle de la facturation tout en gardant le travail client relié aux projets et au contexte des tâches.
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Un clic et le chronomètre tourne. Démarrez un minuteur, ajoutez une entrée, modifiez les détails. C'est exactement la sensation que vous aurez dans Everhour.
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Un relevé de temps pour la facturation client exige plus qu'une durée. Il doit identifier le projet Basecamp, la tâche à faire, la personne, la date et le temps passé. Les notes facultatives ajoutent un contexte utile lorsque l'entrée nécessite une explication destinée au client, comme la demande, la révision, le bug, le livrable ou la tâche de support qui a causé le travail.
Les projets Basecamp organisent le travail au moyen de tâches à faire, de listes, de messages, de plannings, de fichiers et d'autres espaces de projet. Pour le contrôle de la facturation, le relevé le plus propre rattache le temps à la tâche à faire, car cet objet porte le travail à effectuer. Les messages, appels ou éléments de planning doivent renvoyer à une tâche à faire lorsque le temps nécessite des rapports au niveau des tâches.
Le caractère facturable doit suivre les règles du projet et de la tâche, et non une note informelle saisie après coup. Dans Everhour, les projets Basecamp peuvent être configurés comme facturables au taux horaire, au prix forfaitaire ou non facturables. Des tâches spécifiques peuvent aussi être marquées comme non facturables, et des taux de tâche personnalisés peuvent s'appliquer lorsqu'un projet en régie tarifie certains travaux différemment.
Une configuration propre sépare le travail de production facturable au client de la coordination interne, du suivi commercial, du contrôle de garantie ou de la gestion de compte. Par exemple, un projet client peut utiliser un taux horaire tandis qu'une tâche à faire de contrôle interne reste non facturable. La personne chargée du contrôle voit alors le temps facturable, le temps non facturable, le montant facturable et le coût sans reconstruire la logique de facturation dans une feuille de calcul.
Un chronomètre convient au travail concentré sur une tâche à faire Basecamp spécifique, comme modifier une proposition, corriger un problème signalé ou préparer un livrable client. La saisie manuelle convient au travail enregistré après coup, comme une réunion, un court appel téléphonique ou du temps saisi hors du navigateur. Le relevé a toujours besoin du bon projet, de la tâche à faire, de la date, de la durée et de la personne ; les notes facultatives aident lorsque le contexte est facile à oublier.
Everhour intègre les contrôles de suivi Basecamp via son extension de navigateur, et l'intégration Basecamp ne fonctionne pas dans les applications natives Basecamp. Ce détail compte pour la facturation client, car le flux de travail le plus rapide part de la tâche à faire dans le navigateur. Les entrées restent rattachées au projet, à la liste et à la tâche à faire Basecamp synchronisés, de sorte que les rapports peuvent montrer le contexte du travail au lieu de seulement une personne et un total.
Un journal de temps ponctuel suffit lorsque vous avez besoin d'un relevé rapide pour une petite mission client, une seule facture de freelance ou un projet court avec peu de décisions de facturation. Il ne suffit plus lorsque plusieurs personnes saisissent du temps, que les taux diffèrent, que les entrées nécessitent une validation ou que le même client attend chaque mois une ventilation de facturation cohérente.
Everhour transforme le temps suivi dans Basecamp en processus encadré avec validations, périodes verrouillées, rapports et contrôle de la facturation. Les rapports peuvent regrouper et filtrer le temps par projet Basecamp, tâche à faire, liste, ID de tâche et statut de tâche, puis exporter les résultats pour examen par le client ou pour la comptabilité. Cela donne au responsable de la facturation un relevé durable au lieu de notes dispersées et de totaux copiés.
Ce contenu est fourni à titre d'information générale uniquement, peut ne pas être entièrement à jour et est fourni sans aucune garantie ni responsabilité.
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Démarrez le chronomètre ou ajoutez du temps manuel depuis la tâche à faire Basecamp dans le navigateur, puis utilisez les notes facultatives lorsque le travail nécessite une explication. Le relevé doit porter le projet, la tâche à faire, la date, la durée et la personne. Cela rend le contrôle de la facturation traçable sans demander à l'équipe de reconstruire le contexte plus tard.
Les champs de rapport utiles sont le projet Basecamp, la tâche à faire, la liste ou section, l'ID de tâche, le statut de tâche, la personne, la date et la durée. Les notes facultatives peuvent clarifier le travail effectué. Ces champs permettent à un réviseur de regrouper le temps par livrable, de confirmer la période de facturation et de repérer les entrées placées sur des tâches vagues ou terminées.
La coordination interne du projet ne doit être facturée que lorsque l'accord client considère ce travail comme facturable. Si elle doit rester visible mais exclue de la facture, gardez-la sur une tâche non facturable ou dans une configuration de projet non facturable. Cela préserve le relevé réel du travail sans pousser le temps interne dans les totaux facturables.
Gardez l'entrée de facturation sur une tâche à faire Basecamp. Le modèle documenté de rapports Basecamp d'Everhour est centré sur les projets, les listes et les tâches à faire ; les cartes Card Table, les événements Schedule et les publications Message Board ne sont pas documentés comme des objets de tâche synchronisés. Utilisez une tâche à faire pour le travail facturable qui nécessite des rapports au niveau des tâches.
Les erreurs de facturation proviennent généralement d'un contexte de tâche manquant, de notes vagues, d'entrées manuelles tardives ou de règles facturables définies après que le temps a déjà été contrôlé. Un relevé qui indique 2 heures pour du travail client offre peu de protection au réviseur. Un relevé lié à une tâche à faire nommée peut être approuvé, corrigé ou exclu avec moins d'allers-retours.
Everhour Reporting permet aux administrateurs de créer des rapports avec 45 colonnes ou plus, des filtres, des regroupements, des plages de dates et des formats d'exportation, notamment CSV, Excel/XLSX et PDF. Pour le travail Basecamp, les rapports peuvent inclure le projet, la tâche à faire, la liste, l'ID de tâche et le statut de tâche, de sorte que le contrôle de la facturation client utilise la même structure de travail que celle que l'équipe suit déjà.
Les validations Everhour permettent aux managers d'approuver, de rejeter ou d'approuver partiellement le temps soumis avant qu'il n'atteigne le contrôle de la facturation. Le temps soumis et approuvé est verrouillé pour les membres ordinaires sauf s'il est retiré ou rejeté, ce qui protège le temps Basecamp contrôlé contre les modifications tardives.
Connectez le travail Basecamp aux rapports, validations et contrôle de la facturation Everhour afin que les factures client partent du temps approuvé des tâches à faire plutôt que de feuilles de temps reconstruites.
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